Referat fra bestyrelsesmøde den 12.08. 2025
Til stede: Michael, Mahmoud, Thomas, Marlene, Willi, Bo, Mia, Karsten,
Afbud: Bente
- Godkendelse af referatet fra bestyrelsesmødet den 08.07.2025
- Valg af referent: Michael blev valgt.
- Valg af ordstyrer: Michael blev valgt
- Nyt fra formanden:
a. Nyt fra kredsen: Der har være afholdt kreds møde d. 07.08.2025. Referat af kredsmøder kan læses på Kredsens hjemmeside. Om vurdering og byggeri: Konstateres endnu en gang, at samarbejdet forløber upåklageligt.
b. Nyt fra forbundet: Forbundets jura afdeling er meget sene til at svare, når man spørger om noget. Jeg har henvendt mig d. 15/7 – d.24/7 og d.13/8 vedr. evt. garanti fra forbundet vedr. Vandprojektet.
c. Vandeprojektet: Foreslår, at Jack Fejerskov indsættes som bindeled mellem Hf-Virkelysts bestyrelse og kommunen. Forslaget blev godkendt af bestyrelsen
d. Der har været afholdt møde tirsdag d.1/8 kl. 11:00 mellem Thomas, Simon, Michael og Kim Melgaard vedr. vejproblemer og placering af dræn i foreningen.
e. Køkkenprojektet er stadig ikke afklaret, da vi mangler færdige tilbud fra de tre tilbudsgivere.
Undertegnede arbejder videre med sagen.
f. Den fælles arbejdsdag blev aflyst, fordi vejrguderne havde gjort det det umuligt at udføre de planlagte opgaver.
g. Vedrørende de kommende arrangementer i foreningen 1: loppemarkedet d. 30/8, er der nedsat en messenger gruppe kaldet ”Lopperne”, som godt gidet stå for arrangementet. Folk der godt vil have boder, skal henvende sig til Helle, men det ved I godt. Høstfesten d.13/9 er ligeledes fastlagt og her skal man melde sin deltagelse til Marlene. ”Kokken og Jomfruen” skal blot vide antal 8 dage inden arrangementet.
h. Så har der været afholdt møde mellem Marlene, Michael og Mustafa vedr. arbejdet med Kolonix. Det var et godt møde, hvor vi blev klogere på en række ting.
i. Så har der været en række klager over de boder der er givet i forbindelse med manglende rydning af ukrudt under hække og parkeringspladser. Bestyrelsen/have-, vej- og vandudvalget har holdt sig til ordensreglerne og har besluttet, at hvis klagere ikke er tilfredse med de afgørelser, der er truffet, må de henvende sig videre i systemet.
Så er der klaget over hunde gøen, brug af maskiner, byggeri og hækkeklipning på en søndag og endelig brug af overvågningskamera udover parkeringsplads og offentlig vej.
j. Formanden foreslår oprettelsen af en Facebookgruppe, som udelukkende bærer informationer til have lejere i foreningen. Altså ikke en diskussionsgruppe, men en gruppe, hvor kommentarer ikke kan gives. Bestyrelsen kommunikerer således via mail. hjemmeside, kasser, brev og facebook. Forslaget blev godkendt.
k. Formanden har søgt aktindsigt i en sag, som er afgjort ved domstolen. Det er en sag, som bestyrelsen kommer til at tage stilling til
- Nyt fra næstformanden
- Nyt fra kassereren:
Fremadrettet deles kontingent til Kredsen, Forbundet og vejafgift pr. halvår.
Haveleje udsendes i den kommende weekend.
- Nyt fra Have-, Vej- og Vandudvalg:
Thomas og Willi har haft lukket for vandet i 5 min. Fredag d.9/8. Det var adviseret på hjemmeside og pr. mail.
Skj har været her vedrørende vejene ovenpå uvejret. De kommer en af dagene og trækker bomme op og ordner veje.
Simon vil godt have sten til forsiden af kontor og fællesbygning, hvilket blev bevilget.
- Nyt fra Værksted:
Jørgen, (Simons nabo) kommer og laver strøm.
- Nyt fra Fælleshuset:
Intet nyt
- Nyt fra Tjek- og kontroludvalget:
2 haver målt op og afleveret til Kredsen. Å35 og G 1-3
- Nyt fra salg af haver:
Sælger A1 på torsdag.
- Eventuelt:
Mia Lis foreslog, at parkeringspladsen ved Kredsens hus bliver til specialparkering for store biler.
Vi er blevet inviteret til besøg i Hjortemosen, søndag d. 31/8 kl. 14:00. Dem der vil med kontakter Formanden på 21627306
Ringsted kommune har givet en rottevejledning, som sendes rundt på mail osv.
Næste bestyrelsesmøde holdes: tirsdag d. 9/9 Kl. 16:00
Referat fra bestyrelsesmøde den 8. juli 2025
Til stede: Michael, Mahmoud, Thomas, Marlene, Willi, Bo, Karsten, Bente
Afbud: Mia
- Godkendelse af referatet fra bestyrelsesmødet den 19. juni 2025
Ingen bemærkninger – referatet blev godkendt.
- Valg af referent
Bente valgt
- Valg af ordstyrer
Michael valgt
- Nyt fra formanden
Michael byder Karsten velkommen. Karsten er indtrådt efter at Lars har meldt fra bestyrelsesarbejdet.
- Nyt fra forbundet
Svar om spammail
Ingen er ansvarlige for at mails når frem – hverken foreningen eller medlemmerne. Bestyrelsen beder alle om at tjekke deres spam, da det sker at mails ender der.
- Nyt fra kredsen
Vurdering og bygge. Der er fuld knald på byggerier og vurderinger. Der er stadig rigtig godt samarbejde mellem foreningen og kredsen.
- Diverse
- Vandprojekt: Foreningen har stadig ikke fået et konkret svar fra forbundet
Forbundet oplyser, at der kan være en mulighed, men ønsker at få rigtig mange oplysninger om projektet, herunder budget samt en anmodning om garantistillelse. Michael sender det vi allerede har fra sidste tilbudsrunde.
- Lejer ønsker at bytte have – bestyrelsesafgørelse
Det kan man godt, hvis bestyrelsen godkender det. Mahmoud foreslår at der etableres en intern venteliste, hvor de interne opskrevne vil have fortrinsret frem for de eksterne opskrevne. Bo foreslår at høre i Kildebo, da de har en intern venteliste. Marlene undersøger i Kildebo.
Det drøftes desuden om man kan låne sin have ud til fx børn eller andre familiemedlemmer.
- Brand og skorsten
Bestyrelsen er i tvivl om konsekvensen hvis ikke en havelejer har en obligatorisk brandforsikring.
- Møde med Kim, Mahmoud og Willi den 24. juni kl. 14. Godt møde – Kim påpegede nogle forhold, som skal indgå i tilbuddene før man kan tage stilling til de tre tilbud.
- Køkkenprojekt (Spørgsmål fra havelejer og nyt tilbud fra Mahmoud. Mangler fra de to, som Willi skulle kontakte, derfor er projektet midlertidigt udskudt.)
Der mangler stadig respons fra to af firmaerne.
- Svar fra Vej- og ejendomscenter om kirsebærlaurbær hæk
Kommunen har ikke formået at give et klart svar. Det er lidt op ad bakke at få et svar. Thomas mener det skal op på en generalforsamling.
- Svar fra havelejer vedrørende småt og stort metalaffald
Michael oplæser det meget positive svar fra havelejer.
- Besøg af Lars
Han har afleveret nøgler og alarm og han har det godt.
- Sag om rivning af vejene.
De forskellige skriftlige versioner oplæses og drøftes. Der har aldrig været lovet at der ikke kunne komme huller i vejene. En havelejer har truet traktorføreren og skal have en påtale. Bestyrelsen er enige om at havelejer skal indkaldes til et møde på kontoret med Michael og Thomas. Michael indkalder.
- Kommende arrangementer (Fælles arbejdsdag, loppemarked og Høstfest den 13. september)
Den fællesarbejdsdag holdes den 9. august. Der skal laves en liste over de opgaver der skal laves på dagen. Se listen nederst i referatet.
Der skal holdes et særskilt møde vedrørende høstfesten tirsdag den 22. juli kl. 16.00.
Willi skriver datoen i september til Michael om loppemarked.
- Nyt fra næstformanden
Ikke noget nyt – udover at Bente er fraværende de næste uger/måneder.
Mahmoud tilbyder at skrive referater under Bentes fravær.
- Nyt fra kassereren
Marlene har sendt regnskab til bestyrelsen.
Michael og Marlene skal have møde med Mustafa onsdag om det fremtidige samarbejde.
Der er enkelte bemærkninger til det udleverede, som Marlene svarer på.
- Nyt fra Have-, Vej- og Vandudvalg
Der er klippet hæk af gartneren de steder han skal klippe.
Der skal tjekkes for hækklipning, ukrudt under hæk og p-pladser. Michael melder en dato ud nogle dage i forvejen. Fremover skal billede dokumentationen sendes på mail til Finansmailen.
- Nyt fra Værksted
Ikke noget nyt.
- Nyt fra Fælleshuset
Ikke noget nyt.
- Nyt fra Tjek- og kontroludvalget
Ikke noget nyt – der er haver til der skal tjekkes.
- Nyt fra salg af haver
Der er god gang i salget allerede.
- Eventuelt
Regler for brug af fællestoilet sættes op
Større skilt om hensætning af loppeting sættes op ved stedet for aflevering af loppetingene. Det er fortsat ikke beregnet til ”storskrald”.
Forslag om at vi allerede nu skal begynde at lave en oversigt over de forslag der skal på generalforsamlingen.
Konkret forslag om at begrænse antal deltagere på generalforsamlingen.
Konkret forslag om det skal tillades med Kirsebærlaurbær.
Der skal købes gaver til dem som er holdt op og til Kildebos jubilæum.
Michael kigger efter det gavekort foreningen tidligere har fået af Kildebo.
Der skal laves et eftermiddags arrangement når præmierne er modtaget i kredsen og kan overrækkes til vinderne af havepræmier. Der skal serveres kaffe og pandekager. Skal høre Sanne om dato om ca. 14 dage.
Præcisere teksten i ordensreglerne omkring renholdelse af p-pladser.
Liste over arbejdsopgaver på fællesarbejdsdagen:
Diverse malerarbejder
Oliering af bord og bænke
Pudseopgaver på huset
Ny snor på flagstang
Stang/overlægger på pergolaen
Fjernelse af ukrudt ved søen
Rensning af stolene i fælleshuset
Flytning af hundeposestativet ved indkørslen til Gladiolusvej
Krog til døren ved kontoret
Kontorvagter:
21.07. Michael og Mahmoud
28.07. Michael og Thomas
04.08. Michael og Mahmoud
11.08. Michael og Marlene
18.08. Michael og Bo
25.08. Michael og Thomas
01.09. Michael og Mahmoud
08.09. Michael og Karsten
15.09. Marlene og Willi
22.09. Marlene og Thomas
29.09. Michael og Mahmoud
Næste bestyrelsesmøde holdes tirsdag den 12. august 2025 kl. 16.00
Referat fra bestyrelsesmøde den 19. JUNI 2025
Tilstede: Michael, Mahmoud, Thomas, Marlene, Willi, Bo, Mia, Bente
Afbud: Lars
- Godkendelse af referaterne fra bestyrelsesmøderne den 14. maj og 11. juni 2025
Ingen bemærkninger – referaterne godkendes.
- Valg af referent
Bente vælges
- Valg af ordstyrer
Michael vælges
- Nyt fra formanden
- Nyt fra kredsen
- Nyt fra forbundet
Der skal pt. Ikke betales for afbud til kurser afholdt af forbundet. Måske indføres det igen, da der generelt er for mange afbud uden man melder fra.
Angående spørgsmålet om flere emner på en ekstraordinær generalforsamling. Forbundet henviser til foreningens vedtægter. Der er fortsat tvivl om reglerne. Vi vælger kun at indkalde med punktet om køkkenrenovering på dagsordenen.
- Diverse
- Tidligere koordinator for vurderingerne har helt meldt fra alt grundet personlige forhold. Der er enighed om at give et gavekort som tak.
- Der er kommet en henvendelse om utilfredshed med en bod. Foreningen foretager sig ikke noget, da boden er givet under korrekte vilkår.
- Spørgsmål om hvorfor der ikke en fælles forsikring for medlemmerne i foreningen. Det har været forsøgt, men grundet en kraftig prisstigning, stort administrations arbejde, etc. fravælges det.
- Spørgsmål om kolonihavehusene er underlagt ejendomsværdiskatte reglerne.
- Lars har meldt sig ud af bestyrelsen med omgående virkning. Michael vil kontakte 1. supp. Karsten.
- Der er givet tilladelse af politiet til salg af øl, vand og vin til Skt. Hans aften.
- Angående det at medlemmerne modtager mails i spam. Michael kæmper med mailadresser, etc. Der er en enkelt konkret klage over en meddelelse om bod, som er endt i havelejerens spam. Dette er vedkommende meget utilfreds med og giver foreningen skylden for det. Folk skal huske at tjekke deres spam.
- Der er modtaget en klage over støj fra en nabohave. Michael skriver en mail til lejer af haven, hvor der har været klaget over støj.
- Der er kommet en forespørgsel om udsættelse af hækklipning. Michael har svaret at fristen er den 2. søndag i juli.
- Flere af de tidligere medlemmer af aktivitetsudvalget er villige til at hjælpe til på mandag ved Skt. Hans festen. Bente hjælper Willi før med at snitte/skære grøntsagerne. Der skal laves en plan for hvem der skal stå i ”baren” og hvornår.
- Der er kommet en invitation fra Kildebo Haveforening, som inviterer 2 personer med til deres 60-års jubilæum. Der serveres Sønderjysk Kagebord. Mia og Michael deltager.
- Indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling den 6. juli 2025 kl. 10.00
Michael laver indbydelse og sender den til Bente inden udsendelse. Michael sender det derefter ud til medlemmerne sammen med de modtagne tilbud, herunder eventuelt også tilbud fra VVS og elektriker, etc.
Michael vil spørge Kim om han vil være dirigent, og om han vil fremlægge de tre tilbud. Willi vil desuden være behjælpelig med at informere Kim.
- Nyt fra næstformanden
Bente orienterer om en kommende operation ultimo juli, og at hun derefter nok ikke vil være disponibel i 8-10 uger derefter.
- Nyt fra kassereren
Der er 27 havelejere, der ikke har betalt udstedte boder. Der er sendt rykkere med gebyr og administrationsgebyr.
Marlene uddeler regnskabet.
Marlene laver en kasse med byttepenge til Skt. Hans aften.
- Nyt fra Have-, Vej- og Vandudvalg
Der skal tjekkes for hækklipning samt ukrudt ved hæk og p-pladser ca. en uges tid efter fristen for hækklipning.
Thomas har tjekket en konkret vandmåler efter en klage over et stort forbrug. Vandmåleren fungerer korrekt. Nu henter havelejer vand ved fælleshuset.
- Nyt fra Værksted
Bo efterlyser en ny dato for fælles arbejdsdag. Der tales om lørdag den 2. august. Datoen besluttes senere og meldes ud til medlemmerne.
Michael sender besked ud. Ved næste møde i juli skal der laves en liste over hvad der skal laves på arbejdsdagen.
Der fjernes affaldsjern i næste uge. Fremover vil det ikke være tilladt at henkaste metalaffald.
Der er en trailer, som ingen endnu har meldt sig som ejer af.
- Nyt fra Fælleshuset
Willi spørger til hvem der skal gøre rent efter arrangementer, som foreningen holder? Willi skal sørge for at få fat i frivillige. Der skal laves en oversigt og plan over hvem, der kan hjælpe ved fælles arrangementer og hvem der gør hvad.
Mahmoud tilbyder at hjælpe efter på mandag.
- Nyt fra Tjek- og kontroludvalget
Da Lars ikke er med i bestyrelsen mere, skal der nok en mere med i udvalget. Simon tager over.
Bente er også stadig med. Mahmoud og Bente har en opmåling fredag.
- Nyt fra salg af haver
Der er pt. solgt tre haver og der er to mere på vej.
- Eventuelt
Der skal tjekkes op på hvor mange haver der egentlig er, da der figurerer forskellige antal.
Der er fyldt op i kontorcomputeren.
Fremover afholdes de ordinære bestyrelsesmøder den 2. tirsdag i hver måned. Møderne holdes kl. 16.00
Næste bestyrelsesmøde holdes 8. juli kl. 16.00
Referat fra ekstraordinær bestyrelsesmøde den 11. juni 2025
Til stede: Michael, Mahmoud, Thomas, Bo, Bente
Afbud: Marlene, Willi, Mia, Lars
- Valg af referent
Bente
- Valg af ordstyrer
Michael
- Nyt fra aktivitetsudvalget
Baggrunden for at afholde det ekstra møde er, at flere og flere medlemmer af udvalget har meldt fra gennem den senere tid.
I sidste uge besluttede man derfor at nedlægge udvalget og lade arrangementerne overgå til bestyrelsen. I første omgang skal Skt. Hans aften planlægges.
Per Flor har sagt ja til at holde en båltale. Talen skal holdes kl. 20.00 og bålet tændes ca. kl. 20.30.
Tørt og rent brænde og grene kan lægges i midten af p-pladsen foran fælleshuset. Det skal præciseres hvad der må lægges til bålet og hvad der ikke må.
Michael vil undersøge om det er muligt at få fat i en musiker og hvad det vil koste. Musikken skal være fra kl. 19.00 til 22.00.
Mahmoud sørger for at sætte borde og bænke op.
Bente undersøger om Willi vil stå for at indkøbe grillpølser, kyllingepølser, brød, bøf til burgere, boller og tilbehør til det hele. Desuden skal Willi ville stå for at sælge og grille det om aftenen. Der skal være grillmad fra kl. 18-20.00.
Thomas sørger for at indkøbe øl og vand. Michael sørger for at indkøbe vin og kaffe.
Der skal findes frivillige til at stå i baren.
Mahmoud står for at sætte teltet op og vil finde hjælpere til det.
Simon sørger for at skrabe et felt fri for sten midt på p-pladsen, hvor bålmaterialet kan lægges. Thomas og Simon er ansvarlige for at tænde bålet og for at sikkerheden er i orden med noget vand, brandvagter, etc.
Michael melder ud omkring Skt. Hans aften, herunder at man kan lægge ting til bålet på pladsen fra på fredag kl. 15.00
Der holdes ordinært bestyrelsesmøde den 19. juni kl. 16.00
Referat fra bestyrelsesmøde den 14. maj 2025
Til stede: Michael, Thomas, Marlene, Willi, Bo, Lars, Bente
Afbud: Mahmoud, Mia
- Godkendelse af referat fra bestyrelsesmøde den 8. april 2025
En enkelt bemærkning, hvorefter referatet blev godkendt.
- Valg af referent
Bente blev valgt
- Valg af ordstyrer
Michael blev valgt
- Nyt fra formanden
- Nyt fra kredsen
- Repræsentantskabsmødet
Der har været afholdt møde.
- Konstituerende kredsmøde
Thomas og Michael er kommet med i kredsbyg.
Sanne er en rigtig god kredsformand.
- Vurderingsfunktionen
Kredsen har formuleret et brev til vurderingsfunktionen om ansøgning til kommunen om dispensation for gamle byggegodkendelser. Kredsen afventer svar fra kommunen.
- Vurdering i eget regi
Michael har bedt vurderingskoordinatoren om en oversigt over hvem og hvornår de forskellige vurderingsfolk benyttes.
- Havepræmiering
Marlene vil tale med Vibeke Blohm om hun vil overtage ansvaret for at få vurderet haver.
- Forbundet
- Vandprojekt – søge forbundet i samarbejde med kredsen
Der er måske en mulighed for at søge om garanti for forbundet i forbindelse med lån. Hvis det afslås vil mulighederne være udtømte.
Michael har været i kontakt med forbundet om spørgsmålet. Forbundet skal have nogle papirer før de kan træffe afgørelse. Marlene og Michael vil finde de nødvendige papirer.
- Kurser (Mia, Michael m.fl.)?
Michael spørger til hvilke kurser vi har ønsker om. Michael undersøger om der skal betales et gebyr ved udeblivelse.
- Afklaring om haveoverdragelse
Man må ikke forære sin kolonihave væk, selvom man gør det gratis.
Man må overdrage sin kolonihave i lige opad og nedad stigende linje. Samt til ægtefæller eller partnere i ægteskabslignende forhold.
- Afklaring om overvågning
Man må ikke sætte overvågning op på fællesarealer. Hvis det er nødvendigt, skal foreningen søge politiet om det.
- Klage fra havelejer
Der er kommet en klage fra en havelejer over at en hund i snor er blevet overfaldet af en anden havelejers hund, som kom farende ud fra en have uden at være i snor. Havelejer med den hund, som overfaldt den anden hund, skal have en påtale om at holde sin hund i snor og/eller inde i haven.
En anden havelejer klager over at der er sket forskellige ting og hærværk i sin have. I den aktuelle hændelse var den ovenfor nævnte hund også involveret.
En tredje havelejer klager over genboens/naboens blanke og reflekterende tag, som er meget generende. Havelejer har kontaktet genboen/naboen, som ikke har foretaget sig noget. Der er lidt usikkerhed om det er en nabo eller en genbo. Michael skriver til klager, at have- og vejudvalget vil tjekke op på det ved rundturen den 21.
Endnu en klager over, at meget store træer generer i de omkringliggende haver. Man kan kun beskære grene, som hænger ind over egen hæk, men bestyrelsen kan ikke forlange, at træer skal fældes.
- Hilsen fra hurtig havelejer
En venlig hilsen fra ejer af huset, hvor der havde været en episode i lørdags. En anden havelejer har fået en stor tak fra foreningen med tak for hjælpen.
- Ekstraordinær generalforsamling vedrørende Fælleshuset – bilag om køkken
Foreningen har indhentet tre tilbud, som skal forelægges på en ekstraordinær generalforsamling, hvor bestyrelsen vil anbefale et af tilbuddene.
Punkter til beslutning:
- Rammebevilling til køkkenrenovering
Michael vil undersøge hvilke og hvor mange punkter man må have med på en ekstraordinær generalforsamling.
Den ekstraordinære generalforsamling holdes den 6. juli 2025 kl. 10.00.
- Nyt fra næstformanden
Bente orienterer om de to kursusdage som Marlene og Bente var på indenfor kassererfunktionen.
- Nyt fra kassereren
Bestyrelsen beslutter, at der ikke fremover accepteres udsættelse af betalinger. Det vil sige, at alle betalinger skal ske senest på forfaldsdatoen.
Bente spurgte til enkelte poster hvor der pt. er brugt over det årlige budgetterede beløb. Der er naturlige forklaringer på disse ekstraudgifter.
Marlene mangler stadig at få den sidste konto ført over fra Nordea til Arbejdernes Landsbank.
- Nyt fra have, vand og vej
Udvalget går rundt den 21. og tjekker for ukrudt under hæk, på p-pladser og ved ekstremt meget rod i haverne.
Thomas foreslår at pladserne for gæsteparkeringer skal forbeholdes gæster til havelejere. Ofte holder der trailere, anhængere, firmavogne, etc.
Desuden skal det måske foreslås, at hvis man har to biler bør man etablere to p-pladser på sin egen grund.
Der skal skrives ud, at trailere, mv skal flyttes fra de fælles gæstep-pladser.
Havelejeren, som har etableret en låge ud til Kildemarken har ikke nedlagt denne. Thomas vil tage fat i havelejeren.
Der er skiftet nogle stophaner.
- Nyt fra værkstedet
Bo har tænkt at jernbunken skal fjernes. Indtil videre er det Peter Lauridsen, som bestiller afhentning. Bo vil gerne tage noget af jernet med på lossepladsen, så det bliver fjernet. Ligeledes med dåserne.
Lars foreslår, at det måske vil være en ide at gå i dialog med kommunen om noget affaldstømning og sortering. Fx en container til metaldåser.
Thomas mener, at det burde stoppe med de såkaldte ”genbrugs-pladser”, da det ikke at alle, som kan styre det.
Michael vil undersøge hvem man evt. skal tale med om mulig sorteringsordning i kommunen.
Peter Lauridsen behøver ikke længere at varetage ordningen med tømning af jernskråt, tomme flasker, etc.
Michael taler med Ole Larsen om tømning.
- Nyt fra fælleshuset
Fremadrettet skal vi have et selvstændigt punkt om ”Nyt fra aktivitetsudvalget”.
Willi orienterer om de planlagte aktiviteter.
Der sendes en meddelelse ud til havelejere om de næste planlagte aktiviteter.
- Nyt fra tjek- og kontroludvalget
Der er kontrolleret tre haver. Der er en have, hvor byggeriet aldrig er slutgodkendt og udhuset er for stort. Havelejer har fået at vide, at der er ulovlige bygninger på grunden. Huset kan ikke sælges før byggeriet er slutgodkendt i kredsen.
- Nyt fra salg af haver
Et hus er allerede solgt og der skal sælges to mere i morgen.
- Eventuelt
Michael har rejst spørgsmålet til jura i forbundet om brugen af facebook, da det er underligt, at forbundet på det kraftigste fraråder foreningen i at benytte facebook grundet GPDR regler, og så at forbundet selv benytter sig af facebook.
Næste bestyrelsesmøde holdes 19. juni 2025
Referat fra bestyrelsesmøde den 8. april 2025
Til stede: Michael, Mahmoud, Thomas, Marlene, Willi, Lars, Bo, Bente
Afbud: Mia
- Godkendelse af referat fra konstituerende bestyrelsesmøde den 20. marts 2025
Ingen bemærkninger – Referatet godkendes.
- Valg af referent
Bente blev valgt.
- Valg af ordstyrer
Michael blev valgt.
- Nyt fra formanden
- Nyt fra Kredsen: Indkaldelse til ordinært repræsentantskab
Der er blevet sendt indkaldelser til foreningens valgte den 23. april kl. 18.00 med spisning fra kl. 17.30.
- Låste haver – juridisk gældende mails
En havelejer har hævdet, ikke at have modtaget den omsendte mail om åbne havelåger i forbindelse med påsætning af bundskruer. Efterfølgende har pågældende dog fundet mailen i sit spamfilter. Vedkommende foreslog, at der sendes et par mails ud – så flere får mulighed for at se sådanne informationer.
Michael har været i kontakt med Mustafa om muligheden for at tilføje funktionen med at få autosvar, når en mail er åbnet/læst.
- Vandprojekt – Kolonihaveforbundet
Foreningen vil gennem kredsen ansøge kolonihaveforbundet om mulighed for at få lån/garanti til finansiering af vandprojektet. Det er noget uvist om det accepteres, men er et forsøg værd.
- Lejer ønsker at bytte have
Det kan ifølge reglerne ikke lade sig gøre bl.a. af hensyn til vurderinger, etc.
De der ønsker at bytte skal opfordres til at stille forslag om dette til næste års generalforsamling. Michael kontakter de pågældende.
- Medlem indskrives i forbundets portal med mail
Medlemmernes mailadresser skal indskrives i Kolonihaveforbundets portal. Denne bruges fx ved deltagelse i forbundets kursus. Forbundets portal skal opdateres med medlemmernes mailadresser. Michael tjekker op på dette.
- Klage fra lejer i Kildebo (afbrænding)
Det er tilladt at tænde op i bålfad og grill, men det er bestemt ikke tilladt af bruge disse til afbrænding af affald, rester af træ, mv. Michael sender rundt om dette.
- Fuldmagt til generalforsamlinger
En havelejer har spurgt om det kan tillades. Ifølge de nuværende regler kan dette ikke tillades. Michael kontakter vedkommende.
- Nyt fra næstformanden
Bente opfordrer til at vi allerede nu laver vagt oversigt over kontor-åbne-dage.
Vagterne indtil juli blev fordelt. Michael er med hver mandag. Der er lukket på helligdage
14.04 Lars
21.04 Lukket
28.04 Thomas
05.05 Bente
12.05 Marlene
19.05 Bo
26.05 Mahmoud
02.06 Lars
09.06 Lukket
16.06 Bente
23.06 Bente
30.06 Mahmoud
- Nyt fra kassereren
Marlene sender regnskabet til bestyrelsen inden på fredag. Det forventes at bankskiftet til Arbejdernes Landsbank kan ske inden udgangen af april.
Ventelisten er pt. fyldt helt op til de 50, og der står yderligere nogle stykker som passive, som rykker ind som aktive når der sælges haver til nogle af de første 50.
Fremover sendes oplysninger om havesalg via ventelisten til bestyrelsen.
- Nyt fra Have-, vej- og vandudvalg
Om et stykke tid skal målere og stophaner skiftes de steder, hvor der er registreret fejl.
Kim har vist Thomas hvordan der åbnes for vandet i toiletvognen.
Bo har revet vejene og det ser fint ud. Karsten og Bo deles om vedligeholdelse af vejene og finder ud af hvornår, der skal rives. Der skal ikke rives i weekenderne af hensyn til folk i haverne, men gerne torsdag.
Der skal tjekkes op på ukrudt, mv. ca 1. maj.
Et par havelejere på G.vej ønsker at få fældet nogle af de træer, som står på foreningens fællesarealer. Bestyrelsen beskærer ikke træer ned for nuværende, men vil holde øje og måske på sigt skæres ned.
- Nyt fra Værkstedet
Der er købt et nyt batteri til traktoren.
Der skal købes en ny rosensaks. Der burde være købt en ny, men den kan ikke findes. Bo køber en ny saks samt en dæktryksmåler.
Kim skal aflevere nøglen til værkstedet.
Det vil være en god ide at lave en samlet oversigt over det værktøj, som er i værkstedet.
Bo vil have skrevet ned når nogen låner noget i værkstedet, og der skal så noteres igen når det afleveres.
Det er kun bestyrelsen, som kan låne, og det er på lånerens eget ansvar, denne er også erstatningspligtig.
- Nyt fra Fælleshuset
Den tredje tømrer vil sende tilbud snarest.
- Nyt fra Tjek- og kontroludvalget
Der er kontrolleret 5 haver og der er lige kommet en mere.
Lars har lavet et skriv om hvad der tjekkes. Der er skrevet noget om en bod. Dette skal slettes.
Lars vil tage nogle billeder af hvordan afløb og gasindførelser til/fra huset skal være, så det er lettere for medlemmerne af udføre korrekt.
Det skal rettelig være en autoriseret gas-og vandmester, som skal udføre installationer med gas.
Når Lars har færdiggjort skrivelsen og billederne, skal det slås op på hjemmesiden.
- Nyt fra Salg af haver
Forskellige modeller for ændringer drøftes. Det er noget, der skal tales videre om. Der er noget tvivl om hvorvidt, der kan vurderes flere m2 end de tilladte.
- Eventuelt
Der er mange gamle papirer i mapperne – hvem skal rydde op. Michael vil gå alle mapperne i gennem og tjekke op på om noget skal smides ud.
Toiletrøret til tømning af campingtoiletterne ved fælleshuset – hvad skal der ske med dem. Det skal ændres, så det er meget lettere at tømme.
Den havelejer der har etableret en havelågen ud mod Kildebo skal fjerne den igen. Der må ikke åbnes for gennemgang gennem hækken. Michael kontakter vedkommende.
Havelejere med hæk mod Kildebo skal selv klippe hækken. Det skal besluttes om man så er fritaget for at deltage i fællesarbejdet. Tidligere har man været fritaget for deltagelse i fællesarbejdet på grund af, at man selv skulle klippe hækken på siden mod Kildebo. Det skal der drøftes videre om.
Forslag om stemmeret – hvis der er mange, som ikke betaler rettidigt, kunne man fratages sin stemmeret. Manglende betalere ser ikke ud til at være et problem pt.
Næste ordinære bestyrelsesmøde holdes den 14. maj kl. 16.00
Referat fra konstituerende bestyrelsesmøde
den 20. marts 2025
Til stede: Michael, Mahmoud, Thomas, Marlene, Willi, Bo, Lars, Mia, Bente
Afbud:
- Godkendelse af referat fra bestyrelsesmøde den 5. marts 2025
Ingen bemærkninger. Referatet blev godkendt.
- Valg af referent
Bente blev valgt
- Valg af ordstyrer
Michael blev valgt
- Nyt fra formanden:
- Velkommen til nyvalgte medlemmer
Mia Qvist er blevet valgt ind, som nyt bestyrelsesmedlem og Michael bød Mia velkommen.
- Evaluering af Generalforsamling 15. marts 2025
Michael syntes, at det gik rigtig godt på årets generalforsamling, hvor der var mange konstruktive spørgsmål og bemærkninger. Dog er der stadig noget uklarhed i forhold til spørgsmålene om finansiering af vandprojektet.
Det er blevet anbefalet, at foreningen kontakter en tidligere jurist fra Kolonihaveforbundet, som har eget firma nu, og som supporterer ved sådanne projekter. Dette vil dog medføre en udgift for foreningen.
Bestyrelsen godkender, at Michael kontakter den tidligere jurist for at høre hvad omkostningerne er, og hvad hun ved om dette.
- Nyt fra Kredsen
Thomas og Michael er nu valgt ind i Kredsens bestyrelse og har fået et rigtig godt samarbejde med kredsformanden.
Der vil formodentlig komme nogle ændringer fra Kredsen i forhold til administrationen af byggeansøgninger og byggetilladelser således at perioden for godkendelser af disse udvides.
Der har dog været rejst kritik af, at der er foretaget nogle godkendelser inden sæsonen er åbnet.
- Arbejdernes Landsbank. Forslag om advokat.
Dette blev ikke drøftet, da bestyrelsen først vil høre til den tidligere jurist fra kolonihaveforbundet.
- Forslag om gruppeændringer
Michael foreslår følgende disse ændringer i udvalgene:
- have, vej og vand udvalg slås sammen og varetages af Thomas, Bente, Willi, Bo – med Thomas som ansvarlig.
Det foreslås desuden at finde en person, som har faglig viden på området fx en VVS til at bistå udvalget i tekniske spørgsmål.
- værksted og plads udvalg med Bo som ansvarlig
- kontrol og opmåling udvalg med Mahmoud og Lars og med Bente, Bo og Mia som reserver
- havesalgs udvalg varetages af Michael og Marlene
- venteliste Marlene og Bente
- fælleshus og aktivitetsudvalg er Willi ansvarlig for, med Mahmoud som reserve
Mia begynder at deltage i de forskellige udvalg, for at kunne sætte sig ind i det arbejde, som er i udvalgene.
- Indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling
Michael og Bente sørger for at indkalde til den ekstraordinære generalforsamling.
Den holdes den 8. april kl. 19.00
Michael spørger Sanne om hun vil være ordstyrer.
- Nyt fra næstformanden
Der udleveres forretningsorden til Mia. Alle skriver under på den igen.
- Nyt fra kassereren
Marlene har udsendt regnskabet før mødet. Mahmoud spørger ind til, om der er betalt kontingent til Kolonihaveforbundet. Marlene konstaterer at det er betalt.
- Nyt fra Have- og Vejudvalg
Der afventes regning for SKJ for vejene.
Foreningen har en flis hakker, men der skal være en fagperson til stede, da den kan være livsfarlig i brugen.
Når der sættes bundskruer i, skal der samtidig tjekkes for flere andre forhold i haverne. Der åbnes først for vandet når der ikke er udsigt til nattefrost. Bundskruerne sættes i først og alle bedes om, at have adgang til vandinstallationerne.
- Nyt fra Fælleshuset
Det besluttes, at der ikke udlejes til flere arrangementer, end dem som allerede har booket – før der er klarhed om køkkenrenoveringen.
Der kommer et tredje tilbud inden længe, som der skal tages stilling til. Når der er indhentet tre tilbud, skal der igen indkaldes til ekstra generalforsamling.
- Nyt fra værksted
Lars spørger til hvad der er af opgaver i at passe værkstedet.
- Nyt fra Salg af haver
Der er allerede medlemmer, som har udtrykt ønske om at sælge.
Lars har lavet et skema, som skal bruges fremadrettet til dem, der skal sælge haver. Der skal skrives under på, at sælgernes kontaktoplysninger videresendes til Kredsen.
Fremover skal opmålingspapirerne sendes på mail til vurderingskoordinatoren.
Bestyrelsesmedlemmerne skal have information om huse, når haver/huse sættes til salg.
Michael vil tjekke om foreningens mail er «sikker mail».
Michael og Marlene vil gerne lave foto og videoer af huse til salget.
- Eventuelt
Michael undersøger om der er krav til, at medlemmerne tegner en brandforsikring.
Bestyrelsen har behov for en ny og større makulator, som Michael vil indkøbe.
Mia skal have nøgler, når vi har et helt sæt klar.
Vejene skal vedligeholdes når sæsonen begynder og inden de igen ødelægges. Thomas undersøger om vi har det, der skal til for selv at vedligeholde vejene.
Thomas vil undersøge, hvad der skal ske med de markerede træer.
Næste ordinære bestyrelsesmøde holdes den 8. april kl. 16.00 før den ekstraordinære generalforsamling.
Referat fra bestyrelsesmøde den 5. marts 2025
Til stede: Michael, Mahmoud, Thomas, Marlene, Willi, Lars, Bo, Kim, Bente
Afbud:
- Godkendelse af referat fra bestyrelsesmøde den 11. februar 2025
Referatet godkendes.
- Valg af referent
Bente blev valgt.
- Valg af ordstyrer
Michael blev valgt.
- Nyt fra formanden
- Generalforsamling 15. marts 2025
Michael har opdateret afkrydsningslisten til brug for registrering ved generalforsamlingen.
Der er kommet en henvendelse fra et medlem om kontakt til Kommunekredit i forhold til lånet til nyt vandsystem. Michael har kontaktet Kommunekredit og fået at vide, at vi ikke kan få gavn af dette, når Ringsted Kommune ikke er med på finansieringen.
Et andet medlem har indleveret papirer til bestyrelsen til brug for kontakt til flere forskellige instanser. Medlemmet mener blandt andet, at foreningen skal have kontakt til en advokat i forbindelse med vandprojektet.
Bestyrelsen har drøftet de indleverede papirer, som er indleveret for sent i forhold til at kunne bringe det op på generalforsamlingen. Bestyrelsen tager det indleverede til efterretning.
- Svar fra forbundet
Michael er nu indtrådt som medlem i kredsen. Han havde fået at vide, at der ikke var stemmeret, når suppleanter indtrådte efter afgang. Michael har derfor kontaktet kolonihaveforeningen angående dette, og fået svaret ”at man har stemmeret”.
Medlejere, som er registreret som sådan, kan blive valgt ind i bestyrelsen.
Facebook skal fremover administreres af en menig havelejer og en havelejer har accepteret at blive administrator. Der kan medfølge store konsekvenser i forhold til GDPR-reglerne, hvis det er en bestyrelses administreret facebook.
- Forslag fra havelejer (kommunekredit)
Michael har haft kontakt og dette er afkræftet. Se tidligere.
- Arbejdernes Landsbank
Foreningen er i fuld gang med at skifte fra Nordea til Arbejdernes Landsbank. Det forventes, at overflytningen kan ske medio april.
- Fra ansat
Der er nu afleveret nøgler, og hyggeklubben kan få adgang til et aflåst skab.
- Den hvide plade 😊
Der er ikke brug for den alligevel.
- Nyt fra næstformanden
Intet nyt.
- Nyt fra kassereren
Marlene har sendt regninger ud til dem på ventelisten, og medlemmerne er begyndt at betale haveleje, mv.
Marlene holder åbent for kontant betaling af haveleje mandag den 31. marts kl. 15.30-19.00
- Nyt fra Have- og Vejudvalg
Vejene er blevet ordnet og det har hjulpet rigtig meget. SKJ har tilbudt at låne foreningen en vejhøvl, som han mener kan bruges på foreningens traktor.
Thomas har kontaktet Thomas Petersen med henblik på at få spulet nogle gamle drænrør i nogle af haverne. Der afventes yderligere.
- Nyt fra Fælleshuset
Der er kommet endnu et tilbud på renovation af køkkenet. Den tredje tilbudsgiver har trukket sig. Willi vil kontakte en ny, så vi kan få tre tilbud at beslutte ud fra.
- Nyt fra Vand og værksted
Kim vil gerne være behjælpelig med at lære nye op i spørgsmål om og håndtering af vandsystemet. Der skal åbnes forsigtigt, så ikke rørene springer.
Michael spørger til hvordan det kan lade sig gøre, at nogle har brugt vand og ikke er registreret for noget forbrug. Kim mener, at der angiveligt skal skiftes vandmålere. Kim efterlyser og får udleveret en oversigt over hvilke haver, hvor der er brugt vand, og hvor der ikke er registreret et vandforbrug. Kim vil tjekke op på det.
- Nyt fra Salg af haver
Fra skifteretten er der kommet en anmodning om vurdering af en have, grundet dødsfald. Haven er allerede vurderet.
- Eventuelt
Vi skal mødes den 14. marts 15.30 og forberede generalforsamlingen. Den 15. mødes vi kl. 8.
Michael laver navnekort til bestyrelsen.
Ved næste møde skal de valgte konstituere sig og mødet afholdes den torsdag den 20. marts kl. 16.00
Referat fra bestyrelsesmøde den 11. februar 2025
Til stede: Michael, Marlene, Thomas, Willi, Bo, Lars, Bente
Afbud: Kim, Mahmoud
- Godkendelse af referat fra bestyrelsesmøde den 7. januar 2025
Referatet godkendt.
- Valg af referent
Bente blev valgt.
- Valg af ordstyrer
Michael blev valgt.
- Nyt fra formanden
- Generalforsamling 15. marts 2025
(forslag til ændringer i vedtægterne og udsende indbydelser)
Det hele er på plads og klar til at sende ud. Der er 9 havelejere, der ikke har e-mail og indkaldelsen skal afleveres ved deres bopæl. Bo sørger for det i morgen den 12.
- Møder med Kredsens formand
Der har været flere gode og konstruktive snakke mellem haveforeningen og formanden i kredsen. Michael er kommet ind som medlem i kredsen, da der er en, som har trukket sig.
- Facebooksiden
Bestyrelsen har ved et tidligere møde besluttet at lukke siden, men kan brugen af den begrænses, så den ikke bruges som en bestyrelses facebookside, vil det være fint at fortsætte. Det vil være en god ide at høre om der er en i haveforeningen, som vil være administrator på siden.
Thomas vil snakke med nuværende administrator.
- Klage fra havelejer
Der er en havelejer, som har sendt en klage over en evindelig gøen fra en anden havelejers to hunde. Tilsyneladende gør hundeejeren ikke noget for at dæmpe hundenes gøen. Michael sender en opfordring til at havelejer holder sine hunde inde, så de ikke generer andre.
En tidligere sag fra en havelejer, afventer politiets afgørelse.
En kort snak om valg af flere vurderingsfolk.
Bestyrelsen godkender, at Michael kan få support ½ time pr. måned hos TORP IT, i forhold til opdatering og vedligeholdelse af hjemmesiden.
- Nyt fra næstformanden
- Status ansat – afleveret nøgle, men der er tvivl om hvorvidt hun skal have nøgle til krydderiskabet. Det besluttes, at hun ikke kan få nøgle til krydderiskabet. Hyggeklubbens lejevilkår skal være ens med de vilkår som METAL har. Derfor skal klubben kun have nøgle til yderdøren.
De to nuværende nøgler skal afleveres og hun skal have udleveret en nøgle, som kun passer til yderdøren. Bente kontakter ansat.
- Nyt fra kassereren
- Gennemgang af regnskab 2024 og budget 2025.
Bestyrelsen accepterer, at det som sendes ud med indkaldelsen, er det vi arbejder videre med i 2025.
- Nyt fra Have- og Vejudvalg
Thomas vil tjekke vejene for de steder, hvor der har været gravet op.
Det er stadig et stort problem for slamsugeren og brandvæsenet, at hækkene er for brede – særligt på de små veje.
Bo minder om, at der er HØJRE VIGEPLIGT på kolonihavens veje. Det er ikke mange, som husker/kender til det.
Drænrørene skal spules rene ca. en gang om året. Thomas kontakter T. Petersen angående dette.
- Generalforsamlingen – hvem laver hvad.
Kirsten og Peter vil gerne sidde i indskrivningen – Michael kontakter dem.
Der skal købes vingaver til de frivillige – Michael køber vingaver.
Der skal frivillige til at hjælpe til ved morgenmad og pausen – Willi kontakter dem.
Willi køber ind til morgenmad.
Det er aftalt, at Per Flor er dirigent.
- Nyt fra Fælleshuset
- Priser for udlejning af fælleshuset
Willi foreslår at prisen for endagslejen sættes ned til 500 kr, idet man nu selv skal gøre rent. Dette er der tilslutning til af gennemføre.
Thomas erindrer om, at der skal service på varmepumperne i fælleshuset.
Når det nye regelsæt er formuleret færdigt, skal den lægges på hjemmesiden og der skal sendes en besked ud til alle medlemmer om ændringerne.
- Nyt fra Vand og værksted
Marlene orienterer om, at der er lavet regnskab for vandforbrug.
- Nyt fra Salg af haver
Intet
- Eventuelt
Fremover kompenseres frivilliges arbejde efter reglerne for udokumenterede udgifter.
Næste ordinære bestyrelsesmøde holdes den 5. marts 2025, kl. 16.00
Referat fra bestyrelsesmøde den 7. januar 2025
Til stede: Michael, Marlene, Willi, Bo, Thomas, Kim, Bente
Afbud: Lars, Mahmoud,
1. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmøde den 9. december 2024
Referatet blev godkendt uden bemærkninger.
2. Valg af referent
Bente
3. Valg af ordstyrer
Michael
4. Nyt fra formanden
a) Generalforsamling 15. marts 2025
(Forslag til ændringer i vedtægterne og udsende indbydelse)
Michael har sendt en besked ud til medlemmerne om fristen for indsendelse af forslag
til generalforsamlingen.
Nu mangler der at blive formulereret en indbydelse, som skal være medlemmerne i
hænde senest 30 dage for generalforsamlingen. Efter den 15. kan det færdiggøres, da
forslag skal være modtaget hos bestyrelsen. Michael, Kim og Bente mødes og
færdiggør indbydelsen.
b) Møde med Kredsen fredag den 10. januar 2025 kl. 19.00 – mødet holdes i kredshuset.
Michael har talt med kredsformanden og de har haft en positiv snak.
c) Ansøgning (tegning) om nyt grillskur. www.bygogmiljoe.dk / Julius
Tegningen skulle tegnes i kommunens system og det har Michael og Marlene gjort.
d) Retshjælpsforsikring Virkelyst
Er tegnet.
e) Facebook siden
Det drøftes hvorvidt siden helt skal nedlægges, eller om den kun skal være for og
imellem havelejere. Der er enighed om at lukke den eksisterende side ned, når der er
informeret om det på generalforsamlingen. Hvis der derefter er ønske fra
medlemmerne om en ny facebookside, må siden oprettes af en eller flere medlemmer
således, at bestyrelsen formelt er uden ansvar for brugen af den.
5. Nyt fra næstformanden
Bente informerer kort om aftalen med aflevering af nøgle fra ansat.
6. Nyt fra kassereren
Marlene har sendt regnskabsblad for perioden 01.01.2024-31.12.2024. Regnskabet
gennemgås.
7. Nyt fra Have- og Vejudvalg
SKJ kommer og ordner vejene, men her i vinter vil det være svært at holde hullerne helt væk.
Der skal findes en mere holdbar løsning.
8. Nyt fra Fælleshuset
Der er formuleret et nyt sæt regler for udlejning af fælleshuset. Der er enighed om at
nedsætte lejen lidt på grund af, at lejere af lokalerne selv skal gøre rent.
De nye regler skal gælde fra den 1. februar 2025.
Willi har haft møde med en tømmer om nyt køkken. Der vil komme et tilbud inden udgangen
af januar. Der vil også komme et tilbud fra en anden tømmer.
9. Nyt fra Vand og værksted
Ikke noget pt.
10. Nyt fra Salg af haver
Ikke noget pt.
11. Eventuelt
En elektriker skal kigge på lampen ved p-pladsen.
Der er kommet nyt toilet i fællestoilettet ved fælleshuset.
Marlene og Bente skal på kursus i regnskabsafslutning den 4. februar.
Marlene, Bente, Thomas og Willi holder møde om budget og regnskab den
5. februar kl. 15.00
Næste ordinære bestyrelsesmøde holdes tirsdag den 11. februar – kl.
16.00.
Referat fra bestyrelsesmøde den 9. december 2024
Til stede: Michael, Thomas, Kim, Mahmoud, Bo, Willi, Marlene, Bente
Afbud: Lars
- Godkendelse af referat fra bestyrelsesmøde den 13. november 2024
Referatet godkendes.
- Valg af referent
Bente
- Valg af ordstyrer
Michael
- Nyt fra formanden
- Velkommen Jesper Duncan samt Camilla Sørensen fra Arbejdernes Landsbank
En rigtig god præsentation, som bestyrelsen positivt vil arbejde videre med. Mere information vil følge når der er nyt.
- Samarbejde med Kredsen (byg)
Der har den senest tid været en god tone i korrespondancen mellem kredsen og foreningen. Nyt møde skal holdes i januar 2025, om samarbejdet med Kredsen
Der har været en speciel sag om et byggeri, som kredsen har godkendt, selvom der er annonceret vinterlukning. Michael og Mahmoud forklarer, hvordan de hver især har opfattet forholdene om det konkrete byggeri. Der er opstået noget tvivl og utilfredshed om handlingsforløbet.
Kredsen har desuden tjekket det byggeri, som ved en retssag var erklæret ulovligt, og de har henvendt sig til havelejer. Kredsen har varslet en bod. Der er tvivl om kredsen kan opkræve bod og hvis de kan, skal boden så tilfælde kredsen eller foreningen.
Der er enighed om at samle de ting sammen, som vi er i tvivl om eller utilfredse med til mødet i januar 2025.
- Nyt møde med Kredsen (byg)
Det aftalte møde var blevet aflyst grundet sygdom. Der skal aftales et nyt møde i januar 2025.
Bestyrelsen vil foreslå, at det holdes efter den 10. januar. Michael hører kredsen.
- Ansøgning (tegning) om nyt grillskur bygogmiljoe.dk /Julius
Mahmoud laver en tegning af det nye overdækkede skur, som Michael vil sende til kommunen.
- Forsikringer Virkelyst
Marlene og Michael tjekker op på, om foreningen har en retshjælpsforsikring.
- Aktivitetsudvalg
Michael har aftalt med Lars, at Willi overtager alle opgaver med fælleshuset. Willi indtræder desuden som ny formand for aktivitetsudvalget.
- Evaluering af jurakursus
Godt kursus. Mahmoud vil lave et udkast til GDPR databehandler aftalen, som der er krav til at haveforeningen har.
Der er også skrappe krav til brugen af facebook – det skal vi være meget opmærksomme som forening. Hvis bestyrelsen anvender den til informationer til medlemmerne, er brugen af facebook omfattet af GPDR-reglerne.
Fremover skal udsendelser til medlemmerne i øget grad ske via mail. Brugen af facebook skal fremover droppes fra foreningen til medlemmerne.
- Kommende generalforsamling
Det skal ændres flere steder i vedtægterne. Bl.a. er vi blevet rådet til, at vælge 5-9 bestyrelsesmedlemmer, så der ikke kun står, at der skal vælges 9 medlemmer.
Der skal ændres i forhold til ventelisten. Forslag om løbende opskrivning hvis der er ledige pladser.
Michael har noteret nogle af de ting bestyrelsen har påpeget i løbet af året.
- Nyt fra næstformanden
- Rengøringsstruktur
Bente orienterer om status – der er ikke noget nyt. Bente kontakter havelejer vedr. aflevering af nøgler.
- Nyt fra kassereren
- Udsendt regnskabsblad
Marlene orienterer om de få manglende betalinger fra havelejere.
- Nyt fra Have- og Vejudvalg
Slamsugermanden har kontaktet foreningen igen og påpeget, at der er store problemer nogle steder med hækkenes bredde og henstillede ting.
Thomas og Bo vil i næste uge gå rundt med ham og se hvor der konkret er problemer.
- Nyt fra Fælleshuset
Willi har ikke noget nyt pt. bortset fra at der skal indhentes nogle tilbud på nyt køkken.
- Nyt fra Vand og værksted
Intet
- Nyt fra Salg af haver
Det sidste havesalg i 2024 sker på torsdag.
- Eventuelt
Næste bestyrelsesmøde holdes tirsdag den 7. januar 2025 kl. 16.00.
Michael tjekker om Lars fremover kan deltage i møder om tirsdagen.
Referat fra bestyrelsesmøde den 13. november 2024
Til stede: Michael, Thomas, Mahmoud, Willi, Marlene, Lars, Bo, Bente
Afbud: Kim
- Godkendelse af referat fra ekstraordinært bestyrelsesmøde den 6. november 2024
Referatet er godkendt.
- Valg af referent
Bente valgt
- Valg af ordstyrer
Michael valgt
- Nyt fra formanden
- Retssagen
Havelejer har sendt brev retur med oplysning om, at bygningen nu er lovliggjort. Der er enighed om at bestyrelsen eller kredsen skal tjekke om det er korrekt. Michael kontakter formanden for kredsen.
- Udvalgsposter
Det vil være en fordel, at der kommer to med i vandudvalget. Willi, Bo og Kim er sammen om opgaven. Der kan evt. findes en specialist i forhold til små-reparationer.
Willi vil gerne være med i ”fælleshuset”. Lars og Willi har sammen fælleshuset.
- Arbejdernes Landsbank
Michael har samlet alle papirer, som kan bruges til at høre forskellige banker om evt. lånetilbud til vandprojektet. Det vil være en fordel, hvis bestyrelsen finder ud af hvad der er forskel på solidarisk og pro rata hæftelse, og hvad vi skal gå ind for, herunder evt. anbefale på en kommende generalforsamling.
- Forsikring
Michael har tjekket op på hvilke forsikringer vi har. Marlene foreslår, at vi får en forsikringsagent ud for at gå det hele igennem. Der er enighed om, at det er en god ide. Michael kontakter forsikringsmanden.
- Påtaler
Michael har hentet blanketterne fra kolonihaveforbundet og sat Virkelysts logo ind, så vi fremover kan benytte dem.
- Nyt køkken
Det er på høje tid at tale om nyt køkken. Det nuværende et helt mørnet nogle steder, og der gror græs ind. Angående et nyt køkken, så skal der indhentes nogle tilbud, som kan præsenteres på generalforsamlingen. Måske kan vi nøjes med at få fagfolk til at ordne vand, vægge, el og gulv, og så selv sørge for opsætning af skabselementerne. Willi og Mahmoud sørger for indhentning af uforpligtende tilbud.
- Henvendelse om beskæring af træer.
En havelejer spørger om en fuldstændig beskæring af træer ved fodboldbanen, da de skygger ind i haven. Bestyrelsen kan ikke gå ind i at få beskåret træer.
- Nyt fra næstformanden
- Rengøringsstruktur
I fortsættelse af bestyrelsens tidligere forslag og drøftelse om at indføre en ny struktur fra rengøring af fælleslokalerne, orienterer Bente om de faktuelle forhold i forbindelse med den nuværende struktur og de konsekvenser det har i forhold til vores ansatte flexmedarbejder.
Der er enighed om at strukturen ændres, og at indføre reglen om at folk selv skal gøre rent efter leje af huset. Den ansatte er dermed nødt til at blive opsagt. Bente laver udkast til opsigelse og vender det med Michael.
- Ny kontoplan
Posten ”Toiletnøgler” slettes og konteres under ”Sikring, Nøgler og Alarm”.
- Nyt fra kassereren
Der manglede 9 at betale og efter Marlene har sendt rykkere ud, har 3-4 allerede har betalt. Der er også nogle der har betalt for gartnerens hækklip.
Der er en snak om hvordan og om lejerne skal varsles forud for bestilling af gartner til hækklipning.
En ny havelejer har fået rykker for haveleje, hækklip og skylder en del penge. Spørger om en afdragsordning. Dette afslås af en enig bestyrelse, grundet frygten for at danne præcedens. Det skyldige beløb skal betales inden årets udgang.
Marlene spørger til, om have lejen skal følge en indeksstigning. Det nye indekstal offentliggøres til januar.
7. Nyt fra Have- og Vejudvalg
Der har været henvendelse fra Ringsted Slamsugning, som har fået ødelagt noget på bilen fordi træerne rager for langt ud og fordi folk har ting stående. Thomas og Bo går rundt med ham.
Der er store problemer med at hækkene er for brede. Willi foreslår, at der med nogle års mellemrum lejes en hækklipper, som tager alle hækkene i bredden.
- Nyt fra Fælleshuset
De nye regler skal formuleres – Lars, Michael og Willi laver de nye regler for leje, rengøring, etc. Der skal desuden laves en tjekliste, som gennemgås før og efter udlejningen.
- Nyt fra værksted
Der lukkes for vandet i weekenden.
- Nyt fra Salg af haver
Sidste have i denne sæson sælges i morgen. Der er solgt 30 haver i år.
- Nyt fra aktivitetsudvalget
I går blev der holdt komsammen med mad og ”Balladen i Kolonihaven”
- Eventuelt
Mødet med kredsen bliver den 30. november kl. 14. i Kredshuset. Der deltager repræsentanter fra kredsen og haveforeningen samt en fra forbundet.
Der er en lejer hvis skur fortsat er for stort, men lejer har købt haven med skuret i den størrelse, som det er nu. En tidligere bestyrelse har godkendt og ikke fulgt op på det. Ved næste salg SKAL det lovliggøres inden salg.
Obs:
Næste ordinære bestyrelsesmøde holdes mandag den 9. december kl. 16.00