Referat fra bestyrelsesmøde den 13. november 2024
Til stede: Michael, Thomas, Mahmoud, Willi, Marlene, Lars, Bo, Bente
Afbud: Kim
- Godkendelse af referat fra ekstraordinært bestyrelsesmøde den 6. november 2024
Referatet er godkendt.
- Valg af referent
Bente valgt
- Valg af ordstyrer
Michael valgt
- Nyt fra formanden
- Retssagen
Havelejer har sendt brev retur med oplysning om, at bygningen nu er lovliggjort. Der er enighed om at bestyrelsen eller kredsen skal tjekke om det er korrekt. Michael kontakter formanden for kredsen.
- Udvalgsposter
Det vil være en fordel, at der kommer to med i vandudvalget. Willi, Bo og Kim er sammen om opgaven. Der kan evt. findes en specialist i forhold til små-reparationer.
Willi vil gerne være med i ”fælleshuset”. Lars og Willi har sammen fælleshuset.
- Arbejdernes Landsbank
Michael har samlet alle papirer, som kan bruges til at høre forskellige banker om evt. lånetilbud til vandprojektet. Det vil være en fordel, hvis bestyrelsen finder ud af hvad der er forskel på solidarisk og pro rata hæftelse, og hvad vi skal gå ind for, herunder evt. anbefale på en kommende generalforsamling.
- Forsikring
Michael har tjekket op på hvilke forsikringer vi har. Marlene foreslår, at vi får en forsikringsagent ud for at gå det hele igennem. Der er enighed om, at det er en god ide. Michael kontakter forsikringsmanden.
- Påtaler
Michael har hentet blanketterne fra kolonihaveforbundet og sat Virkelysts logo ind, så vi fremover kan benytte dem.
- Nyt køkken
Det er på høje tid at tale om nyt køkken. Det nuværende et helt mørnet nogle steder, og der gror græs ind. Angående et nyt køkken, så skal der indhentes nogle tilbud, som kan præsenteres på generalforsamlingen. Måske kan vi nøjes med at få fagfolk til at ordne vand, vægge, el og gulv, og så selv sørge for opsætning af skabselementerne. Willi og Mahmoud sørger for indhentning af uforpligtende tilbud.
- Henvendelse om beskæring af træer.
En havelejer spørger om en fuldstændig beskæring af træer ved fodboldbanen, da de skygger ind i haven. Bestyrelsen kan ikke gå ind i at få beskåret træer.
- Nyt fra næstformanden
- Rengøringsstruktur
I fortsættelse af bestyrelsens tidligere forslag og drøftelse om at indføre en ny struktur fra rengøring af fælleslokalerne, orienterer Bente om de faktuelle forhold i forbindelse med den nuværende struktur og de konsekvenser det har i forhold til vores ansatte flexmedarbejder.
Der er enighed om at strukturen ændres, og at indføre reglen om at folk selv skal gøre rent efter leje af huset. Den ansatte er dermed nødt til at blive opsagt. Bente laver udkast til opsigelse og vender det med Michael.
- Ny kontoplan
Posten ”Toiletnøgler” slettes og konteres under ”Sikring, Nøgler og Alarm”.
- Nyt fra kassereren
Der manglede 9 at betale og efter Marlene har sendt rykkere ud, har 3-4 allerede har betalt. Der er også nogle der har betalt for gartnerens hækklip.
Der er en snak om hvordan og om lejerne skal varsles forud for bestilling af gartner til hækklipning.
En ny havelejer har fået rykker for haveleje, hækklip og skylder en del penge. Spørger om en afdragsordning. Dette afslås af en enig bestyrelse, grundet frygten for at danne præcedens. Det skyldige beløb skal betales inden årets udgang.
Marlene spørger til, om have lejen skal følge en indeksstigning. Det nye indekstal offentliggøres til januar.
7. Nyt fra Have- og Vejudvalg
Der har været henvendelse fra Ringsted Slamsugning, som har fået ødelagt noget på bilen fordi træerne rager for langt ud og fordi folk har ting stående. Thomas og Bo går rundt med ham.
Der er store problemer med at hækkene er for brede. Willi foreslår, at der med nogle års mellemrum lejes en hækklipper, som tager alle hækkene i bredden.
- Nyt fra Fælleshuset
De nye regler skal formuleres – Lars, Michael og Willi laver de nye regler for leje, rengøring, etc. Der skal desuden laves en tjekliste, som gennemgås før og efter udlejningen.
- Nyt fra værksted
Der lukkes for vandet i weekenden.
- Nyt fra Salg af haver
Sidste have i denne sæson sælges i morgen. Der er solgt 30 haver i år.
- Nyt fra aktivitetsudvalget
I går blev der holdt komsammen med mad og ”Balladen i Kolonihaven”
- Eventuelt
Mødet med kredsen bliver den 30. november kl. 14. i Kredshuset. Der deltager repræsentanter fra kredsen og haveforeningen samt en fra forbundet.
Der er en lejer hvis skur fortsat er for stort, men lejer har købt haven med skuret i den størrelse, som det er nu. En tidligere bestyrelse har godkendt og ikke fulgt op på det. Ved næste salg SKAL det lovliggøres inden salg.
Obs:
Næste ordinære bestyrelsesmøde holdes mandag den 9. december kl. 16.00