Referat fra bestyrelsesmøde den 17. september 2024
Til stede: Michael, Kim, Anders, Thomas, Marlene, Bo, Bente
Afbud: Lars og Mahmoud
- Godkendelse af referat fra bestyrelsesmøde den 20. august 2024
Referatet er godkendt.
- Valg af referent
Bente
- Valg af ordstyrer
Michael
- Nyt fra formanden
Michael byder Simon (Bo) velkommen som nyt bestyrelsesmedlem efter Kirsten er udtrådt af bestyrelsen.
Retsmøde Kim orienterer om hans oplevelser under formiddagens vidneafhøring. Vi afventer dommens udfald.
Relationen til kredsen Anonyme henvendelser. Bestyrelsen er enige om, at sådanne anonyme henvendelser ikke kan håndteres. Bestyrelsen skal kende til identiteten på den/de som henvender sig.
Kredsen har tidligere bedt om navn og adresse på en havelejer. Kredsen er ”gået forbi” en have og har påpeget et byggeri, som der ikke har været søgt om. Det skal afklares om kredsen har sådanne beføjelser, eller om de kun kan reagere på ulovligheder i forbindelse med salg/vurdering af haver.
Michael kontakter kolonihaveforbundet for en afklaring om hvilke rettigheder kredsen har og hvilke foreningens bestyrelse har i sådanne tilfælde.
Huller ved en have på D. Vej Der har været gravet i vejen ud for en have. Michael kontakter havelejer, da skaderne i vejen ikke er udbedret ordentligt.
Kloakering Ringsted kommune har i den forbindelse givet tilladelse til at nedgrave samletanke. Samletanke skal ansøges og godkendes i kommunen og arbejdet skal udføres af en autoriseret kloakmester.
Vurderingsteamet holder vinterlukket fra 13. oktober til sæsonåbning i april.
Kaffemøde med rep. fra kommunen er udsat til næste uge.
Brand i el-skab Det er 2. gang i løbet af et år der har været brand i et skab. Cerius bør høres om der er noget galt.
Vejbump Michael har kontaktet kommunen. Der er en korrespondance i gang. Der er svar fra flere instanser. Umiddelbart er det ikke tilladt at benytte knust asfalt.
Michael vil undersøge om der kan gives en lovlig tilladelse til fartnedsættelse.
Facebook og hjemmeside Michael vil gerne være med som moderator på siden.
Bankregistrering Alle skal have sygesikring, kørekort eller pas med til næste bestyrelsesmøde.
- Nyt fra næstformanden
Introduktion til ny-indtrådt bestyrelsesmedlem. Forretningsorden, tavshedserklæring og nøgleudlevering af gøres og underskrives. Bente sørger for det.
Bente sørger for at finde mulighedserklæring til brug ved samtale med sygemeldt medarbejder.
- Nyt fra kassereren
Budget og regnskab tidligere udleveret. Næste gang kigges der også på budget og regnskab.
Marlene deltager på kursus på lørdag i Kildebo. Bente har været nødt til at melde afbud.
Marlene og Bente laver et udkast til en ny og mere detaljeret kontoplan.
- Nyt fra Have- og Vejudvalg
Thomas, Bo og Bente går rundt på mandag den 23. og tjekker hække.
Gartnertilbud Thomas har modtaget på de opgaver som er oplistet. Prisen er 37.500 incl. moms for en sæson. Der er flertal for at forsøge med gartneren – foreløbig en sæson fra april til oktober. Thomas holder øje med gartnerens arbejde.
Senere vil havernes tilstand for affald, etc. også blive tjekket.
- Nyt fra Fælleshuset
Lars har skrevet, at han er blevet sat ind i opgaverne. Ind til videre må afløseren for rengøring fortsætte.
- Nyt fra Vand og værksted
Kim har talt med Thomas Petersen, som gerne vil komme med et tilbud til foråret. Indtil da fortsætter SKJ med vedligehold af vejene.
- Nyt fra Salg af haver
Der bliver solgt mange have. Der er solgt ca. 25 +/- i 2024.
- Eventuelt
Bente tjekker op på kurser jura og regnskab 2.
Bente skriver til Kirsten, Mahmoud og Lars om middag den 8. november.
Bo nævner, at B9 ikke eksisterer i kommunens regi. Michael følger op på det.
Næste bestyrelsesmøde holdes den 8. oktober 2024 kl. 16.00
Referat fra bestyrelsesmøde den 20. august 2024
Til stede: Michael, Marlene, Kim, Anders, Thomas, Lars, Bente, Kirsten
Afbud: Mahmoud
- Godkendelse af referat fra bestyrelsesmøde den 2. juli 2024
Referatet blev godkendt.
- Valg af referent
Bente blev valgt.
- Valg af ordstyrer
Michael blev valgt.
- Nyt fra formanden
Gadespejle
Disse er nu sat op.
Banedanmark
Det så ud til, at der var sendt en mail fra tidligere formand til Banedanmark. Michael har skrevet sammen med Kirsten fra Banedanmark. Hvordan en mail er sendt, er bestyrelsen ukendt. Banedanmark oplyser, at der ikke er facadeforpligtelsen. Sagen henlægges grundet omstændighederne.
Ventelisten
Man kan kun sætte nye på ventelisten på opskrivningsdagen. Ændringerne i dette skal vedtages på generalforsamling.
Bagger
Grundet en alarm har de været her.
Torp IT
Printeren er ændret, så den nu kan skrive ud i A3 formatet. Michael vil gerne have tilladelse til at bruge nogle penge på at få noget information om hvordan han håndterer konkrete udfordringer med hjemmesiden. Dette bevilliges.
Påslaget
Røret ved toilettømnings stedet er nu forkortet. Ved jorden er det desuden ændret, så der ikke kan komme sten og grus ned i røret.
Der mangler en, som kan være ansvarlig for hvis der sker forstoppelse i tømningsrørene. Thomas sørger for at ringe til Ringsted Slamsugning.
Kim rykker for alarm til samletanken.
Undskyldning fra havelejer
Der er givet en uforbeholden undskyldning i sagen
Byggetilladelse til skuret.
Der er stadig ikke helt gået i orden med tilladelsen.
Vandprojektet.
Nu er der talt med bankerne, som har brug for flere oplysninger. Kim kontakter rådgiver Clausen og hører om han fortsat vil og er interesseret i at stå for kontakten til entreprenørerne.
Det besluttes, at spørgsmålet om finansieringsformen afventer næste generalforsamling.
SKJ
Michael har skrevet den 23. juli om vejene – har ikke fået svar, men vejene er ordnet. Vedrørende forslaget om at lave BUMP, som det forenden af Gladiolusvej. Dette er rent faktisk ikke et bump, men en forhøjning med henblik på at føre regnvand væk fra vejen og de nedre grunde.
Det er stadig et stort problem at der køres alt for hurtigt. Michael vil kontakte kommunen om der er nogle krav til bump på vores veje.
Det er et problem, at der er flere forskellige som ordner vejene, da noget den ene laver, udjævnes af en anden. Det er klart at foretrække, at der kun er en, som holder vejene.
Kim kontakter John Petersen og hører om han vil give et tilbud på vedligeholdelse af vejene.
Hundelortebeholderne.
Der er sat låse på. Der gives et gavekort til den havelejer, som tømmer disse spande.
Klage fra Kommunen.
Grene som hang ind over vejen, er blevet klippet.
Sygemeldt ansat
Bestyrelsen er nødt til at finde ud, hvordan der skal afløses og hvordan det håndteres fremover.
Michael kontakter sagsbehandleren i kommunen med henblik på et møde om situationen. Mødet skal aftales når Michael er tilbage efter ferien. Michael og Bente deltager i mødet.
Containere.
Forslag om at de tømmes 2 gange om ugen i stedet for 1 gang i månederne juni, juli og august.
Michael kontakter Ole Larsen.
Klager fra havelejere.
Michael oplever en øget klageadfærd fra havelejere og er noget træt af at skulle håndtere det. Bestyrelsen opfordrer alle til først og fremmest at tage kontakt til deres naboer, og dem der i øvrigt er til gene fra andre.
Det er på ingen måde bestyrelsen, som skal gå rundt at være ”politibetjente” overfor dem, som larmer eller generer andre.
Tidligere kasserer
Bankkortet er nu afleveret.
Vurderinger
Når der tjekkes haver, gøres der opmærksom på evt. ulovligheder, som skal fjernes inden vurderingen. Konkret er der en sag, som drøftes.
Verserende retssag
Der er indkaldt til retsmøde i Østre Landsret den 17. og 18. september. Michael kontakter diverse om sagen.
- Nyt fra næstformanden
Intet
- Nyt fra kassereren
Regninger for strøm og vand i kredshuset. Ingen ved rigtig hvordan det tidligere er foregået. Men Marlene sender en regning nu.
- Nyt fra Have- og Vejudvalg
En pårørende har klaget over at der var bestilt en gartner til at klippe en hæk top. Havelejeren skulle angiveligt være blevet syg. Hvorfor toppen ikke var blevet klippet. Da processen med tjek og bestilling af gartner har været annonceret flere gange til havelejerne, fastholder bestyrelsen, at der ikke dispenseres i det konkrete tilfælde.
En anden havelejer er utilfreds med at bestyrelsen ikke må beskære i træerne mod Kildebo.
Det er svært at pålægge bod for ikke holdte haver, når ikke foreningens fællesområder er ordnet.
Det besluttes, at der skal indhentes et tilbud fra den gartner, som klipper hække. Flertallet i bestyrelsen er enige. Thomas har kontakten med gartneren.
Der er planlagt en fælles arbejdsdag den 7. september. Michael indkalder til møde i aktivitetsudvalget med henblik på tilrettelæggelse af opgaver på fællesdagen. Marlene er behjælpelig på arbejdsdagen.
- Nyt fra Fælleshuset
Lars overtager udlejningsopgaverne, med Bente som reserve.
Aktivitetsudvalget overtager opgaverne i forbindelse med madklubben.
- Nyt fra Vand og værksted
Intet
- Nyt fra Salg af haver
Der er solgt mange haver i år og der er flere på vej.
Lars oplyser, at der er kommet yderligere to, som skal tjekkes og vurderes.
- Eventuelt
Kirsten oplyser, at hun har valgt at stoppe i bestyrelsen, da hun ikke har kræfter til det længere.
Bo Sivertsen står som 1. suppleant og skal derfor indtræde i bestyrelsen. Michael kontakter ham.
Håndklædeholderne på fællestoilettet er vanskelige at åbne.
Michael kontakter Ole Larsen for afhentning af tomme dåser ekstra tømning af containere.
Næste bestyrelsesmøde holdes den 17. sept. Kl. 15. 30
Kontorvagt plan resten af sæsonen:
- aug. Michael og Marlene
- sept. Bente og Thomas
- sept. Marlene og Anders
- sept. Marlene og Michael
- sept. Bente og Michael
- sept. Bente og Michael
Til stede: Michael, Kim, Mahmoud, Kirsten, Marlene, Thomas, Lars, Anders, Bente
Afbud: Ingen
- Godkendelse af referat fra bestyrelsesmøde den 11. juni 2024
Med ændringen fra Marlene blev referatet godkendt.
- Valg af referent
Bente blev valgt.
- Valg af ordstyrer
Kim blev valgt.
- Nyt fra formanden
Angående tømning af foreningens skraldespande – folk fylder hele affaldsposer i dem. Der er et ønske om at få nogle med et mindre hul så der ikke kan kommes stort affald i. Der er desuden et ønske om, at spandene sættes længere ned, så de er lettere at nå, når de skal tømmes.
Mahmoud undersøger hvad der er på markedet.
Kim sørger for at skære noget af rørene til tømning af campingtoiletterne.
Der er meget travlt med salg af haver. I forbindelse med tjek af haver, skal sælger have besked på at gøre ulovlige ting lovlige, før haven kan sendes videre til vurdering. Der drøftes forhold om en konkret have. Ulovlige forhold skal gøres lovlige før vurdering. Hvis det ikke er gjort når vurderingsfolkene møder op, skal sælger have besked på, at ulovlige forhold skal lovliggøres inden man vil gå videre med vurderingen.
Det siges, at det er meget vanskeligt at få folk til være til stede, når der skal måles op, og når der skal sælges. Det foreslås, at der fremover skal stammes op og evt. aftale faste tider til de forskellige ting.
Klage fra havelejer. Der var aftalt møde, som ikke blev til noget på grund af afbud fra de berørte parter. Den havelejer, som generer den anden lejer, har efterfølgende fortsat med at genere naboen verbalt. Michael vil sende en mail.
Klage over hunde gøen dag og aften, hvilket opfattes meget generende af anden havelejer. Michael sender brev til hundeejeren, om at der er indkommet en klage over det.
opsagte printer skal sendes tilbage til firmaet på foreningens regning. Mahmoud tager sig af det.
Michaels aftale med Susanne Kure om hjemmesiden er midlertidigt udskudt.
*Der er stadig tvivl om bygning af skuret til grillen. Kim spørger til om der er søgt om byggetilladelse, hvortil Michael svarer, at der er forsøgt kontakt til kommunen uden held 3-4 gange.
Angående flytning af penge til to andre banker er ikke sket pt. grundet oplysning om forholdsmæssigt store gebyrer og omkostninger.
Der er enighed om, at Marlene kontakter Arbejdernes Landsbank og får konkret at vide om banken vil have os og hvor meget det vil koste i gebyrer. Er det acceptable vilkår, er der enighed i bestyrelsen om at oprette en konto og overføre et beløb.
- Nyt fra næstformanden
Bente har fået adgang til formandsmailen og finansmailen, med henblik på at kunne følge mere med i hvad der sker på de to områder.
- Nyt fra kassereren
Der var et par enkelte spørgsmål til regnskabet (udleveret ved sidste møde), som Marlene svarede på. Der er to haver, som mangler at betale – Marlene har sendt besked til dem.
- Nyt fra Have- og Vejudvalg
Bente og Mahmoud vil tjekke om hækkene er klippet, når fristen er udløbet. De går rundt den 16. juli og tjekker. Bente skriver en besked på facebook. Der skal tages billeder af de hække, som ikke er klippet. Er hække ikke klippet bestilles gartneren uden yderligere varsel. Regningen til gartneren og en bod på kr. 1500 opkræves hos havelejer.
Der er forslag om at få en pladsmand/vicevært igen. Det er lidt svært at være efter andre, når foreningens fællesarealer ikke lever op til reglerne. Der er enighed om at få defineret klart hvilke opgaver, som skal laves. Ved næste møde skal der laves en opgaveliste.
Det skal derefter undersøges om der er en i foreningen, som er interesseret i at påtage sig opgaven, og der skal indhentes tilbud fra mindst en gartner på opgaven.
Hækken på den anden side ud mod banen er Banedanmarks ansvar. Vi må ikke gå uden for hegnet.
- Nyt fra Fælleshuset
*Afsnit fjernet
Der er stadig ønske om at få en liste på hjemmesiden over bookede datoer. Indtil videre kan der sættes en kalender i glasskabet ved fælleshuset, hvorpå det markeres hvilke dage, som er udlejet.
- Nyt fra Vand og værksted
Kim har brugt en del tid til at rydde op i værkstedet, hvilket har givet noget luft derinde.
Der har været en lejer hvis vandmåler er itu. Det er noteret til engang hvor der alligevel skal lukkes for vandet.
Der har været spørgsmål om at holde værkstedet åbent nogle timer en gang imellem. Der er ikke stemning for at pålægge medlemmer i bestyrelsen yderligere opgaver.
- Nyt fra Salg af haver
Der er mange haver til salg.
- Eventuelt
Lars skal oprettes på KOLONIX.