Referat fra bestyrelsesmøde den 16. oktober 2024
Til stede: Michael, Kim, Thomas, Mahmoud, Anders, Marlene, Lars, Bo, Bente
Afbud:
- Godkendelse af referat fra bestyrelsesmøde den 17. september 2024
Referatet er godkendt.
- Valg af referent
Bente valgt
- Valg af ordstyrer
Michael valgt
- Nyt fra formanden
- Domsafsigelse i Retssagen.
Foreningen har delvis vundet sagen. Derfor lyder en del af dommen på, at foreningen selv skal betale for vores brug af advokat, hvoraf kredsen skal betale halvdelen. Sigtede skal ligeledes selv betale for sin advokat.
Sigtede skal betale 1.750 kr. til foreningen senest 14 dage efter domsdagen den 15. oktober 2024 for vidnegodtgørelse.
Michael giver sigtede besked på at lovliggøre det ulovlige byggeri jf. dommen med en tidsfrist på 30 dage.
Ved påtaler til og evt. opsigelse af medlemmer skal foreningen anvende de godkendte blanketter fra Kolonihaveforbundet.
En sidegevinst ved dommen er, at det nu står klart, at kredsen ikke kan opkræve bod hos foreningens medlemmer, idet det ikke er vedtaget på en generalforsamling. Kredsen skal have dette at vide.
For så vidt angår de boder, som kredsen allerede har givet, er det usikkert om kredsen skal tilbagebetale til medlemmerne. Det bør være de enkelte havelejere, som evt. skal forsøge at få refunderet boder hos kredsen.
Michael fortsætter kontakten med såvel kredsen og forbundet vedr. landsretsdommen og boderne.
Som en udløber af snakken besluttes det, at foreningens forsikringer skal gennemgås.
- Bestyrelsesregistrering (husk pas og sygesikring).
Alle bestyrelsesmedlemmernes dokumenterne er kopieret – Michael sørger for det videre.
- Rengøring af Fælleshuset og toiletterne.
Afløseren for rengøring har tjent det som hun må iflg. reglerne, men vil godt fortsætte med at rengøre toiletterne.
Der var forskellige forslag til hvordan rengøringen skal klares indtil den faste rengøringsdame er tilbage. Eventuelt kan det overvejes om der skal ændres på strukturen for rengøringsområdet.
Et forslag er at spørge om der er en anden – evt. fra aktivitetsudvalget – der midlertidigt vil påtage sig rengøringsopgaverne.
Et andet forslag, som en midlertidig ordning er, at Lars, Bo og Thomas tilbyder, at de kan sørge for rengøringen.
- En lejer spørger om dræn i højre side af Fuchsiavej.
Lejer mener, at der er et ødelagt et dræn, men det er der ikke. Vi kan ikke gøre noget med det løbende vand i de ekstreme regnperioder. Michael kontakter lejer vedr. sagen.
- En lejer klager over hæk mellem sig og nabo.
En lejer vil have en lavere hæk end naboen. Da hækken mellem skel må være 180, kan der ikke gøres noget ved at naboen vil have en højere hæk en den lejer, som har bragt sagen op.
En henvendelse fra en lejer om opbevaring af meget skrammel i naboens have, hvor der er konstateret en rotte. En anden lejer fodrer fugle, men der har rottefængeren været. Svaret til klager er, at konstateres der rotter, SKAL man kontakte kommunen.
Thomas sørger for at kontakte lejer med rodet i haven med en opfordring til at rydde op i sin have.
- Henvendelse fra skorstensfejeren.
Skorstensfejeren har konstateret at fire havelejere ikke havde fået det årlige tjek.
- Afslag på ansøgning af midler hos ”Andel”.
Michael havde søgt om 10.000 kr. – desværre var foreningen ikke blandt de heldige.
- Svaret fra Forbundet vedr. spørgsmål om Kredsens kompetencer.
Michael vil formulere et nyt svar, hvori dommen fra landsrettens afgørelse vil indgå.
- Overvågning
Overvågning af affaldscontaineren kan ikke tillades jævnfør politivedtægten.
- Energiregning fra forbundet, forkert fremsendt.
Regningen var fejlagtigt udstedt til en havelejer på Gladiolusvej i Ballerup.
- Besked fra en meget sur søn til en havelejer.
Utilfredsheden går på vurderingen af huset. Det er en sag for vurderingsudvalget.
- Nyt fra næstformanden
- Samtalen med vores ansatte.
Bente orienterer om status.
- Ansattes nøgler.
Bankofuglen har en A og B nøgle, samt alarm, og Metal har en nøgle.
- Bankofuglens ting opbevares i rengøringsrummet
Der står en enkelt kasse i rummet. Bankofuglen har fået tilladelse til at have en kasse stående i rengøringsrummet.
- Nyt fra kassereren
Der mangler pt. 29 der mangler at betale haveleje. Der er frist på fredag og er der ikke betalt vil der blive påført rykker- og administrationsgebyr. Der er udsendt 18 regninger fra gartneren for hækklip.
Der skal være et ekstra møde der kun handler om økonomi, herunder Bentes udkast til en ny og mere detaljeret kontoplan. Mødet holdes den 6. november kl. 16. Bente sender udkast til kontoplan til bestyrelsen udsendes senest 1 uge før mødet.
Vedrørende madklubben skal kassereren fremover stå for registrering af økonomien, og der skal føres særskilt regnskab, så indkøb og salg kan dokumenteres.
- Nyt fra Have- og Vejudvalg
Der blev tjekket for hækklipning indvendig, udvendig, højde og bredde. 30 haver blev noteret. 9 havelejere blev bedt om at reducere højden til maksimum 160 cm og /eller bredden til maksimum 60 cm (30 cm på hver side af grundstokken). 2 mangler at klippe baghækken ud mod Kildebo.
- Nyt fra Fælleshuset
Det skal undersøges om der kan etableres en kalender på hjemmesiden, hvoraf datoer for udlejning kan ses.
Lars spørger om der skal være varme på i fælleshuset om vinteren. Pt. står den på 17 grader og det fortættes der med. Indkøb af diverse til toiletterne og rengøring – Lars har overblikket og kan bede os andre om at indkøbe mangler.
- Nyt fra Vand og værksted
Der er ikke noget nyt. Der er printet aflæsningslister, så det er klar til lukning af vandet.
- Nyt fra Salg af haver
Fire haver skal sælges i løbet af de næste to uger. Der er i alt solgt 30 haver i 2024.
- Eventuelt
Julefrokost for bestyrelse og hjælpere skal planlægges – det aftales til lørdag den 18. januar 2025.
Marlene oplyser, at da Metal forleden skulle ind i fælleshuset var der ikke låst. Det skal vi lige være ekstra opmærksomme på.
Alle bestyrelsesmedlemmer og suppleanter underskriver forretningsorden.
Fremover holdes der bestyrelsesmøder den 2. onsdag i hver måned kl. 16.00.
Næste møde holdes den 6. november 2024 kl. 16.00 – omhandler kun økonomi og spørgsmål relateret hertil, herunder forslag til ny kontoplan.
Næste ordinære bestyrelsesmøde holdes den 13. november 2024 kl. 16.00