Referat fra generalforsamlingen i Haveforeningen Virkelyst
lørdag den 16. marts 2024.

Indledningsvis blev der afholdt 1 minuts stilhed for afdøde medlemmer.

1. Valg af dirigent og referent: 1A Bestyrelsen foreslår Per Flor som dirigent – Per blev valgt
1B Bestyrelsen foreslår Bente Benderska, referent – Bente blev valgt

2. Valg af 3 stemmetællere
Anders Andersen, Marianne Olesen, Lene Ølund Hansen – blev valgt

3. Formandens beretning
Formanden opsummerede om det forgangne år, herunder de mange opgaver for bestyrelsen, udfordringer og kontakt til og fra havelejere, vejenes beskaffenhed og årsager til dette, salg af haver, samarbejdet i bestyrelsen, deltagelse i jura kursus, møde med kommunen om vandprojektet, etc.
Spørgsmål om hvorfor der ikke tidligere har været indkaldt til valg af ny kasserer.
Spørgsmål om hvorfor der er kommet to regninger, hvor nogle af beløbene gælder den tidligere havelejer. Havelejer anbefales af henvende sig på kontoret i åbningstiden.
Vedr. Vandprojektet orienterer bestyrelsen om status på projektet, som har stået stille siden den ekstraordinære generalforsamling, som blev erklæret ugyldig. Der stilles desuden spørgs-mål til udgiften fx halvår? Det er ikke muligt for bestyrelsen at svare på dette, da man ikke ken-der svaret.
En havelejer efterlyser et referat fra mødet med kommunen om bl.a. finansiering af vandpro-jektet. Bestyrelsen har ikke fået tilsendt et referat. Havelejer har fået et referat fra mødet, som udleveres til formanden. Havelejer mener ikke deltagerne fra bestyrelsen var klædt på til mødet. Diskussionen lukkes og der henvendes til at tage en snak med bestyrelsen. Bestyrelsen vil se på hvad der er op og ned i forhold til det udleverede referat.
En havelejer kritiserer, at der har været nævnt personnavne i nyheder. Det bemærkes til formanden, at der ikke bør udleveres navne i nyhedsbreve, facebook, etc. Formanden svarer på det særlige tilfælde, der var årsagen til det. Spørger mener ikke at det svar er fyldestgørende forklaring, og ønsker det ført til referat.
En havelejer spørger til hvordan det er med hæftelse i forhold til det økonomiske.
En havelejer konstaterer, at vejene er i en dårlig forfatning. Jf bestyrelsesreferat har der været tale om at lægge sten på igen. Der svares, at der intet er besluttet endnu, da der er flere mulig-heder i spil og måske et kommende vandprojekt, hvor der skal graves i vejene.
I forhold til alt for hurtig kørsel på vejene foreslås det bl.a. at lukke veje af i den ene ende i vin-terperioden. En anden bemærker at man fx kunne lave ensretning af vejene.
En bemærker, at foreningen ikke kan beslutte at man kun må køre 15 km. Vejene skal holdes i ordentlig stand.
Herefter godkendes formandens beretning.

4. Årsregnskab:

Godkendelse af årsregnskab
Den afgående kasserer orienterer kort om hvad regnskabet indeholder og tilføjer hvordan for-løbet har været i de tre år, hvor han har haft posten, herunder hvordan han har opbygget det regnskabssystem, som nu anvendes i Virkelyst. Vedr. tilmelding til Betalingsservice, så arbej-des der på løsning.
Bilagskontrollant har ingen kommentarer til selve regnskabet. Men understreger, at der har der været nogle udfordringer undervejs med forståelse af kontrollanternes behov. Kontrollanterne ser positivt på fremtiden og samarbejdet med fremtidige kasserer.
En havelejer bemærker, at han kan se et misforhold mellem det, at kassereren har indført et nyt regnskabssystem, og at han fremover skal være konsulent/administrator på dette. Hertil svares der, at der er helt klare aftaler mellem bestyrelsen og afgående kasserer om hvilke ud-gifter der fremadrettet kan afkræves betaling for.
Herefter godkendes årsregnskabet.

5. Budgetorientering
Afgående kasserer orienterer om kommende periodes budget. Beløbet til havevurdering bør rettelig slettes.
Spørgsmål om ”pension” – det er indbetaling til den ansatte.
Spørgsmål om udgiften til hæklipning – tidligere har foreningen fået regningen for manglende klipning hvorefter udgiften er indkrævet hos havelejer. Fremover vil regningen sendes direkte til havelejer.
Herefter godkendes budgettet.

6. Indkommende forslag
Forslag 1-6 er fra bestyrelsen og forslag 7-9 er fra havelejere:
Forslag 1 § 9,8 ændres så bestyrelsen fremover lovligt kan sende indkaldelse til ord-
inær- og/eller ekstraordinær generalforsamling pr. mail, pr. post eller ved fysisk omdeling.
Forslaget vedtages
Forslag 2 § 10,2 ændres så bestyrelsen fremover består af 9 bestyrelsesmedlemmer.
Der vælges 4 medlemmer i lige år, og 3 medlemmer i ulige år. Formand og kasserer vælges forskudt efter gældende regler.
Forslaget vedtages (3 stemte imod)
Forslag 3 § 10,12 Bestyrelsesmedlemmer kan fritages for betaling af haveleje.
Forslaget vedtages
§ 10,12a Formand og kasserer kan modtage et vederlag på 10.000 kr. pr. år. Forslaget vedtages
Forslag 4 – Forslaget annulleres
Forslag 5 § 1a Det foreslås at ændre ordensreglerne således, at der fremadrettet
kontrolleres for ukrudt i haver, foran hæk og på p-pladser hver den
1. i måneden i perioden fra 1. maj til 30. september.
Inden afstemning var der en del debat og kommentarer om niveauet
for ”for meget” ukrudt, brugen af ukrudtsmidler, herunder forslag om
at lave en plan for niveauet, etc.
Forslaget nedstemmes (26 stemte for, 29 stemte imod, 6
for eller i mod, 6 ikke afgivne stemmer)
Forslag 6 § 4 Det foreslås af ændre boden på 250 kr. for manglende betalinger af
haveleje, eller andre pengepligtige ydelser således, at der fremadret-tet opkræves 100 kr. i rykkergebyr og 150 kr. i administrationsomkost-ninger – i alt 250 kr.
Betales det skyldige beløb ikke inde 14 dage, sende ny rykker, igen
pålagt 100 kr. og 150 kr. for henholdsvis rykkergebyr og administrati-onsomkostninger. Samtidig varsles ophævelse af lejekontrakten med en frist på 14 dage.
Er forholdet ikke bragt i orden inden for de 14 dage, ophæves lejekon-trakten efter gældende regler i hovedforbundet.
Forslaget vedtages.
—————————————————

Forslag 7 ”Kattelov”.
Forslag om at indføre restriktioner om ophold af katte i haveforenin-gen, herunder forslag om maks. 1 kat på have, som skal registreres på kontoret, sterilisation og chipning af kat, besøg af Kattens Værn.
Inden afstemning var der en del kommentarer, herunder orientering
om fx ”Genudsatte katte”, samarbejdet med Kattens Værn, som
problematiseret, da der var havelejere, som selv havde sat fælder op.
En lejer ønsker forslaget præciseret at det er ”Tamkatte” – forslags-stiller accepterer ændringen i forslagets ordlyd.
Forslaget nedstemmes
Forslag 8,1 ”Proff. Administrationsfirma”
Forslag om at have et professionelt administrationsfirma til at stå for
driften og økonomistyringen i haveforeningen, herunder sørge for, at alle vedtægter, etc. overholdes således, at bestyrelsesmedlemmerne ikke skal være mini jurister.
Forslaget nedstemmes

Forslag 8,2 ”Proff. Bygningssagkyndig ved vurderinger ifm. salg ”
Forslag om at lade en bygningssagkyndig stå for vurdering samt god-kendelse af byggeri.
Inden afstemning blev der orienteret om nuværende regler, som er en del af lejekontrakten med kommunen. Kommunen har desuden på-lagt kolonihaveforeningen/kredsen at håndtere reglerne.
Forslaget bortfaldt, grundet nuværende regler.

Forslag 9 ”Tidsfristen for 1. gang hækklipning”
Forslag om, at ordensreglerne ændres således, at 1. hækklipning skal ske senest den 2. søndag i juli måned. Samtidig vil det være til-ladt at benytte sig af motordrevet hækklipper den 2. søndag i juli.
(2. hækklipning skal fortsat ske senest den 15. september)
Forslaget vedtages.

7. Valg af formand for 2 år:
Michael Davidsen er på valg – Michael blev genvalgt

8. Valg af Kasserer for 1 år:
Marlene Mølholt blev foreslået- Marlene blev valgt

9. Valg af 2 bestyrelsesmedlemmer for 2 år:
Kirsten Sørensen på valg – Kirsten blev genvalgt
Anders Hansen på valg – Anders blev genvalgt

10. Valg af 2 suppleanter for 1 år:
Bente Benderska på valg – Bente blev genvalgt
Lars Keld Jørgensen stiller op – Lars blev valgt

11. Valg af 6 medlemmer til repræsentantskabet for 1 år:
Thomas Lauridsen på valg – Thomas blev genvalgt
Michael Davidsen stiller op – Michael blev valgt
Marlene Mølholt stiller op – Marlene blev valgt
Vibeke Blohm stiller op – Vibeke blev valgt
Ahmad Al-Hassan stiller op – Ahmad blev valgt
Thessa Suzanne Rathjen stiller op – Thessa blev valgt

12. Valg af 2 suppleanter til repræsentantskabet for 1 år:
Kirsten Sørensen på valg – Kirsten blev valgt
Lene Øelund Hansen stiller op – Lene blev valgt

13. Valg af 2 medlemmer til vurderingsudvalget for 2 år:
Ahmad Al-Hassan stiller op – Ahmad blev valgt
13A. Valg af 1 medlem til vurderingsudvalget for 1 år / Derefter 2 år
Forslaget er udgået – ingen stiller op

14. Valg af 2 suppleanter til vurderingsudvalget for 1 år:
Forslaget er udgået – ingen stiller op

15. Valg af 1 bilagskontrollant for 2 år
Vibeke Blohm på valg – Vibeke blev genvalgt

16. Valg af 2 suppleanter for bilagskontrollant for 1 år.
Forslaget udgået – ingen stiller op

17. Eventuelt
Det præciseres at vandes åbnes, når der ikke er nattefrost.
Dirigenten og formanden takker for god ro og orden.

Referat af generalforsamling i Virkelyst HF,

Ringsted, den 11. marts 2023, kl. 10

DAGSORDEN:

1. VALG AF DIRIGENT OG REFERENT:

Per Flor valgt til dirigent, Lene Larsen valgt til referent

Dagsordenen blev godkendt.

2. VALG AF 3 STEMMETÆLLERE:

Jack, Charlotte og Lene Ø. Hansen

3. FORMANDENS/BESTYRELSENS BERETNING:

Næstformanden, Mahmoud Elewad:

16 nye medlemmer i 2022, tak til alle frivillige, uden dem kunne arbejdet ikke udføres, men der var kun 18 frivillige, der meldte sig i 2022. Hvis ikke nok melder sig, overvejer man at indkalde medlemmer til pligtarbejde.

Bestyrelsen er enig om at fremsætte et mistillidsvotum til den nuværende formand, da hun ikke har været til stede i lange perioder og det ikke har været muligt at få kontakt til hende. Dette mistillidsvotum blev godkendt af generalforsamlingen. Bestyrelsen vil derfor snarest indkalde til en ekstraordinær generalforsamling for at vælge ny formand.

Der har været mange indbrud, som er meldt til politiet.  Havelejen er steget på grund af indeks regulering for de sidste år.

Kirsten Sørensen: (Fælleshuset)

Problemfri udlejning, hastighedsgrænsen bedes overholdt ved leje af huset, ordenregler udleveres til lejerne. Kirsten tjekker huset efter brug.-  Der er indkøbt service, samt en ny højttaler, Kirsten står for indkøb sammen med Birgit. I  2022 er fælleshuset malet udvendigt, delvis reparation af traktorhuset.  I år er der ikke planlagt vedligeholdelse på grund af forventede store udgifter i forbindelse med nye vandrør. På sigt skal der ske en renovering af køkkenet, da gulvet synker.

Af aktiviteter i 2022 kan nævnes 75 års jubilæum, der er madklub hver anden mandag med 20-30 deltagere hver gang,  der er afholdt et loppemarked, samt fælles arbejdsdage. Bankofuglen er Birgits område, ikke koloniens, og her kan alle udefra også deltage. Madklubben er kun for medlemmer. Kirsten udtrykte en stor tak til Birgit for hendes arbejde.

Thomas Lauridsen (have og vej)

Der er sket opstramninger, men det er ikke nemt, vi kæmper videre. Høje hække og brede hække er tjekket med suppleanten Marlene. En del haver står urørt, vi vil prøve at kontakte forbundet angående dette.  Ang. hjemløse katte, arbejder kolonien sammen med Kattens værn, som har fået en afdeling i Ringsted.Vi håber derfor, de kan komme hurtigt om foråret og hente killingerne.

Anders Hansen (ventelister og veje)

Ringsted kommune har sendt en skrivelse om reglerne vedr. gravning i vejene. Den står på hjemmesiden. Gravningstilladelse fra kommunen er obligatorisk. Billedokumentation for alt, hvad man foretager sig, inden man graver og efter man er færdig. Den skal sendes til kommune og bestyrelsen

Ventelisten er et lovkrav. Bestyrelsen har lavet følgende ændringer i vejledningen: før trak man lod, nu får man et nummer på ventelisten, der svarer til det nummer man fik, da man var skrevet op.

Betaling: før var der flere niveauer, nu betaler man 100 kr for et år, får man ikke et hus, koster det 50 kr pr. år herefter.

Samtlige 50 på ventelisten får besked, når et hus er til salg. Hvis ingen byder på huset, har ejeren frit slag til at sælge. Vi sender bud ud når den interne venteliste er udarbejdet. I år finder opskrivning til ventelisten sted den 2. april.

Kim Melgaard (vand)

En tak til medlemmerne af vandudvalget. Der har kun været små uheld i 2022. Kim gav en foreløbig orientering om nye-vandrør-projektet. Tilbud er begyndt at komme ind, sidste frist er 30. maj, hvorefter financiering vil blive undersøgt. Derefter indkaldes til en ekstraordinær generalforsamling.

4. GODKENDELSE AF ÅRSREGNSKABET FOR 2022:

Kassereren gennemgik regnskabet i store træk og svarede på diverse spørgsmål. Enighed om, at man skal følge reglerne i forbindelse med lejere, som ikke betaler deres haveleje til tiden. Bilagskontrollanten ønskede mere gennemsigtighed, så revision kunne blive lettere. Regnskabet blev godkendt.

5. GODKENDELSE AF BUDGET FOR 2023

Budgettet godkendt

6. BESTYRELSENS FORSLAG ang. ORDENSREGLER BILAG 3

• 1, stk 8 bliver herefter: …overholdt ved nyplantning.
• 2, stk 2 Forbliver som det er uden ændringer
• 2 stk 4: Er et nyt punkt om el. Tekst: El-installationer skal udføres af en autoriseret elektriker og kopi af attest skal afleveres på kontoret. Alt kabelarbejde i vejene skal udføres af en autoriseret gravemester i henhold til gældende regler fra Ringsted kommune. Kommunens vilkår og regler for gravearbejde i vejene kan findes på foreningens hjemmeside.
• 4 stk 3 ændres ikke.
• 5 stk 1: ændres ikke

Alle øvrige forslag fra bestyrelsen om ændringer af ordensreglerne blev vedtaget i den form, de blev fremsat.

bilag 4: FORSLAG OM INDKØB AF NY TOILETVOGN.

Forslaget vedtaget.

7. FORSLAG FRA MEDLEMMERNE

Bilag 5: Fra Lene Larsen. Forslaget trukket tilbage.

Bilag 6: Fra Solveig Gosvig, Live Philipsen, Suzanne Whincup. Forslaget forkastet.

8. VALG TIL BESTYRELSEN.

Kassereren, Mustafa Akgun, genvalgt for 2 år

Kim Melgaard, Mahmoud Elawad og Thomas Lauridsen genvalgt for 2 år

Suppleanterne genvalgt for 1 år (Marlene Mølgaard og Bente Benderska)

9. VALG AF 5 MEDLEMMER TIL REPRÆSENTANTSKABET FOR 1 ÅR:

Thomas Lauridsen

Live Philipsen

Mahmoud Elawad

Marianne Olesen

Lis Christensen

10. VALG AF 2 SUPPLEANTER TIL REPRÆSENTANTSKABET FOR 1 ÅR:

Kirsten Sørensen

Dorthe Boesdal, A-34

11. VALG AF 1 BILAGSKONTROLLANT FOR 2 ÅR

Marianne Olesen genvalgt

12. VALG AF SUPPLEANT FOR BILAGSKONTROLLANT FOR 1 ÅR:

Lene Ølund Hansen, Å-10

13. VALG TIL VURDERINGSUDVALGET

Carsten Glasholt A-44

Live Philipsen D-8

Nikolaj E-18

14. EVT

Der blev spurgt om, hvordan det går med vejene og bump. Svar: det tages op, når man har afsluttet gravearbejdet i8 forbindelse med nye vandrør.