Referat fra bestyrelsesmøde den 17. september 2024

Til stede:      Michael, Kim, Anders, Thomas, Marlene, Bo, Bente

Afbud:               Lars og Mahmoud

1. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmøde den 20. august 2024

Referatet er godkendt.

2. Valg af referent

Bente

3. Valg af ordstyrer

Michael

4. Nyt fra formanden

Michael byder Simon (Bo) velkommen som nyt bestyrelsesmedlem efter Kirsten er udtrådt af bestyrelsen.

Retsmøde    Kim orienterer om hans oplevelser under formiddagens vidneafhøring. Vi afventer dommens udfald.

Relationen til kredsen     Anonyme henvendelser. Bestyrelsen er enige om, at sådanne anonyme henvendelser ikke kan håndteres. Bestyrelsen skal kende til identiteten på den/de som henvender sig.

Kredsen har tidligere bedt om navn og adresse på en havelejer. Kredsen er ”gået forbi” en have og har påpeget et byggeri, som der ikke har været søgt om. Det skal afklares om kredsen har sådanne beføjelser, eller om de kun kan reagere på ulovligheder i forbindelse med salg/vurdering af haver.

Michael kontakter kolonihaveforbundet for en afklaring om hvilke rettigheder kredsen har og hvilke foreningens bestyrelse har i sådanne tilfælde.

Huller ved en have på D. Vej Der har været gravet i vejen ud for en have. Michael kontakter havelejer, da skaderne i vejen ikke er udbedret ordentligt.

Kloakering Ringsted kommune har i den forbindelse givet tilladelse til at nedgrave samletanke. Samletanke skal ansøges og godkendes i kommunen og arbejdet skal udføres af en autoriseret kloakmester.

Vurderingsteamet holder vinterlukket fra 13. oktober til sæsonåbning i april.

Kaffemøde med rep. fra kommunen er udsat til næste uge.

Brand i el-skab Det er 2. gang i løbet af et år der har været brand i et skab. Cerius bør høres om der er noget galt.

Vejbump Michael har kontaktet kommunen. Der er en korrespondance i gang. Der er svar fra flere instanser. Umiddelbart er det ikke tilladt at benytte knust asfalt.

Michael vil undersøge om der kan gives en lovlig tilladelse til fartnedsættelse.

Facebook og hjemmeside Michael vil gerne være med som moderator på siden.

Bankregistrering Alle skal have sygesikring, kørekort eller pas med til næste bestyrelsesmøde.

5. Nyt fra næstformanden

Introduktion til ny-indtrådt bestyrelsesmedlem. Forretningsorden, tavshedserklæring og nøgleudlevering af gøres og underskrives. Bente sørger for det.

Bente sørger for at finde mulighedserklæring til brug ved samtale med sygemeldt medarbejder.

6. Nyt fra kassereren

Budget og regnskab tidligere udleveret. Næste gang kigges der også på budget og regnskab.

Marlene deltager på kursus på lørdag i Kildebo. Bente har været nødt til at melde afbud.

Marlene og Bente laver et udkast til en ny og mere detaljeret kontoplan.

7. Nyt fra Have- og Vejudvalg

Thomas, Bo og Bente går rundt på mandag den 23. og tjekker hække.

Gartnertilbud Thomas har modtaget på de opgaver som er oplistet. Prisen er 37.500 incl. moms for en sæson.  Der er flertal for at forsøge med gartneren – foreløbig en sæson fra april til oktober. Thomas holder øje med gartnerens arbejde.

Senere vil havernes tilstand for affald, etc. også blive tjekket.

8. Nyt fra Fælleshuset

Lars har skrevet, at han er blevet sat ind i opgaverne. Ind til videre må afløseren for rengøring fortsætte.

9. Nyt fra Vand og værksted

Kim har talt med Thomas Petersen, som gerne vil komme med et tilbud til foråret. Indtil da fortsætter SKJ med vedligehold af vejene.

10. Nyt fra Salg af haver

Der bliver solgt mange have. Der er solgt ca. 25 +/- i 2024.

11. Eventuelt

Bente tjekker op på kurser jura og regnskab 2.

Bente skriver til Kirsten, Mahmoud og Lars om middag den 8. november.

Bo nævner, at B9 ikke eksisterer i kommunens regi. Michael følger op på det.

Næste bestyrelsesmøde holdes den 8. oktober 2024 kl. 16.00

Referat fra bestyrelsesmøde den 20. august 2024

Til stede:  Michael, Marlene, Kim, Anders, Thomas, Lars, Bente, Kirsten

Afbud: Mahmoud

1. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmøde den 2. juli 2024

Referatet blev godkendt.

2. Valg af referent

Bente blev valgt.

3. Valg af ordstyrer

Michael blev valgt.

4. Nyt fra formanden

Gadespejle

Disse er nu sat op.

Banedanmark

Det så ud til, at der var sendt en mail fra tidligere formand til Banedanmark. Michael har skrevet sammen med Kirsten fra Banedanmark. Hvordan en mail er sendt, er bestyrelsen ukendt. Banedanmark oplyser, at der ikke er facadeforpligtelsen. Sagen henlægges grundet omstændighederne.

Ventelisten

Man kan kun sætte nye på ventelisten på opskrivningsdagen. Ændringerne i dette skal vedtages på generalforsamling.

Bagger

Grundet en alarm har de været her.

Torp IT

Printeren er ændret, så den nu kan skrive ud i A3 formatet. Michael vil gerne have tilladelse til at bruge nogle penge på at få noget information om hvordan han håndterer konkrete udfordringer med hjemmesiden. Dette bevilliges.

Påslaget

Røret ved toilettømnings stedet er nu forkortet. Ved jorden er det desuden ændret, så der ikke kan komme sten og grus ned i røret.

Der mangler en, som kan være ansvarlig for hvis der sker forstoppelse i tømningsrørene. Thomas sørger for at ringe til Ringsted Slamsugning.

Kim rykker for alarm til samletanken.

Undskyldning fra havelejer

Der er givet en uforbeholden undskyldning i sagen

Byggetilladelse til skuret.

Der er stadig ikke helt gået i orden med tilladelsen.

Vandprojektet.

Nu er der talt med bankerne, som har brug for flere oplysninger. Kim kontakter rådgiver Clausen og hører om han fortsat vil og er interesseret i at stå for kontakten til entreprenørerne.

Det besluttes, at spørgsmålet om finansieringsformen afventer næste generalforsamling.

SKJ

Michael har skrevet den 23. juli om vejene – har ikke fået svar, men vejene er ordnet. Vedrørende forslaget om at lave BUMP, som det forenden af Gladiolusvej. Dette er rent faktisk ikke et bump, men en forhøjning med henblik på at føre regnvand væk fra vejen og de nedre grunde.

Det er stadig et stort problem at der køres alt for hurtigt. Michael vil kontakte kommunen om der er nogle krav til bump på vores veje.

Det er et problem, at der er flere forskellige som ordner vejene, da noget den ene laver, udjævnes af en anden. Det er klart at foretrække, at der kun er en, som holder vejene.

Kim kontakter John Petersen og hører om han vil give et tilbud på vedligeholdelse af vejene.

Hundelortebeholderne.

Der er sat låse på. Der gives et gavekort til den havelejer, som tømmer disse spande.

Klage fra Kommunen.

Grene som hang ind over vejen, er blevet klippet.

Sygemeldt ansat

Bestyrelsen er nødt til at finde ud, hvordan der skal afløses og hvordan det håndteres fremover.

Michael kontakter sagsbehandleren i kommunen med henblik på et møde om situationen. Mødet skal aftales når Michael er tilbage efter ferien. Michael og Bente deltager i mødet.

Containere.

Forslag om at de tømmes 2 gange om ugen i stedet for 1 gang i månederne juni, juli og august.

Michael kontakter Ole Larsen.

Klager fra havelejere.

Michael oplever en øget klageadfærd fra havelejere og er noget træt af at skulle håndtere det. Bestyrelsen opfordrer alle til først og fremmest at tage kontakt til deres naboer, og dem der i øvrigt er til gene fra andre.

Det er på ingen måde bestyrelsen, som skal gå rundt at være ”politibetjente” overfor dem, som larmer eller generer andre.

Tidligere kasserer

Bankkortet er nu afleveret.

Vurderinger

Når der tjekkes haver, gøres der opmærksom på evt. ulovligheder, som skal fjernes inden vurderingen. Konkret er der en sag, som drøftes.

Verserende retssag

Der er indkaldt til retsmøde i Østre Landsret den 17. og 18. september. Michael kontakter diverse om sagen.

5. Nyt fra næstformanden

Intet

6. Nyt fra kassereren

Regninger for strøm og vand i kredshuset. Ingen ved rigtig hvordan det tidligere er foregået. Men Marlene sender en regning nu.

7. Nyt fra Have- og Vejudvalg

En pårørende har klaget over at der var bestilt en gartner til at klippe en hæk top. Havelejeren skulle angiveligt være blevet syg. Hvorfor toppen ikke var blevet klippet. Da processen med tjek og bestilling af gartner har været annonceret flere gange til havelejerne, fastholder bestyrelsen, at der ikke dispenseres i det konkrete tilfælde.

En anden havelejer er utilfreds med at bestyrelsen ikke må beskære i træerne mod Kildebo.

Det er svært at pålægge bod for ikke holdte haver, når ikke foreningens fællesområder er ordnet.

Det besluttes, at der skal indhentes et tilbud fra den gartner, som klipper hække. Flertallet i bestyrelsen er enige. Thomas har kontakten med gartneren.

Der er planlagt en fælles arbejdsdag den 7. september. Michael indkalder til møde i aktivitetsudvalget med henblik på tilrettelæggelse af opgaver på fællesdagen. Marlene er behjælpelig på arbejdsdagen.

8. Nyt fra Fælleshuset

Lars overtager udlejningsopgaverne, med Bente som reserve.

Aktivitetsudvalget overtager opgaverne i forbindelse med madklubben.

9. Nyt fra Vand og værksted

Intet

10.    Nyt fra Salg af haver

Der er solgt mange haver i år og der er flere på vej.

Lars oplyser, at der er kommet yderligere to, som skal tjekkes og vurderes.

11. Eventuelt

Kirsten oplyser, at hun har valgt at stoppe i bestyrelsen, da hun ikke har kræfter til det længere.

Bo Sivertsen står som 1. suppleant og skal derfor indtræde i bestyrelsen. Michael kontakter ham.

Håndklædeholderne på fællestoilettet er vanskelige at åbne.

Michael kontakter Ole Larsen for afhentning af tomme dåser ekstra tømning af containere.

Næste bestyrelsesmøde holdes den 17. sept. Kl. 15. 30

Kontorvagt plan resten af sæsonen:

26. aug. Michael og Marlene
27. sept. Bente og Thomas
28. sept. Marlene og Anders
29. sept. Marlene og Michael
30. sept. Bente og Michael
31. sept. Bente og Michael

Til stede: Michael, Kim, Mahmoud, Kirsten, Marlene, Thomas, Lars, Anders, Bente

Afbud:       Ingen

1. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmøde den 11. juni 2024

Med ændringen fra Marlene blev referatet godkendt.

2. Valg af referent

Bente blev valgt.

3. Valg af ordstyrer

Kim blev valgt.

4. Nyt fra formanden

Angående tømning af foreningens skraldespande – folk fylder hele affaldsposer i dem. Der er et ønske om at få nogle med et mindre hul så der ikke kan kommes stort affald i. Der er desuden et ønske om, at spandene sættes længere ned, så de er lettere at nå, når de skal tømmes.

Mahmoud undersøger hvad der er på markedet.

Kim sørger for at skære noget af rørene til tømning af campingtoiletterne.

Der er meget travlt med salg af haver. I forbindelse med tjek af haver, skal sælger have besked på at gøre ulovlige ting lovlige, før haven kan sendes videre til vurdering. Der drøftes forhold om en konkret have. Ulovlige forhold skal gøres lovlige før vurdering. Hvis det ikke er gjort når vurderingsfolkene møder op, skal sælger have besked på, at ulovlige forhold skal lovliggøres inden man vil gå videre med vurderingen.

Det siges, at det er meget vanskeligt at få folk til være til stede, når der skal måles op, og når der skal sælges. Det foreslås, at der fremover skal stammes op og evt. aftale faste tider til de forskellige ting.

Klage fra havelejer. Der var aftalt møde, som ikke blev til noget på grund af afbud fra de berørte parter. Den havelejer, som generer den anden lejer, har efterfølgende fortsat med at genere naboen verbalt. Michael vil sende en mail.

Klage over hunde gøen dag og aften, hvilket opfattes meget generende af anden havelejer. Michael sender brev til hundeejeren, om at der er indkommet en klage over det.

opsagte printer skal sendes tilbage til firmaet på foreningens regning. Mahmoud tager sig af det.

Michaels aftale med Susanne Kure om hjemmesiden er midlertidigt udskudt.

*Der er stadig tvivl om bygning af skuret til grillen. Kim spørger til om der er søgt om byggetilladelse, hvortil Michael svarer, at der er forsøgt kontakt til kommunen uden held 3-4 gange.

Angående flytning af penge til to andre banker er ikke sket pt. grundet oplysning om forholdsmæssigt store gebyrer og omkostninger.

Der er enighed om, at Marlene kontakter Arbejdernes Landsbank og får konkret at vide om banken vil have os og hvor meget det vil koste i gebyrer. Er det acceptable vilkår, er der enighed i bestyrelsen om at oprette en konto og overføre et beløb.

5. Nyt fra næstformanden

Bente har fået adgang til formandsmailen og finansmailen, med henblik på at kunne følge mere med i hvad der sker på de to områder.

6. Nyt fra kassereren

Der var et par enkelte spørgsmål til regnskabet (udleveret ved sidste møde), som Marlene svarede på. Der er to haver, som mangler at betale – Marlene har sendt besked til dem.

7. Nyt fra Have- og Vejudvalg

Bente og Mahmoud vil tjekke om hækkene er klippet, når fristen er udløbet. De går rundt den 16. juli og tjekker. Bente skriver en besked på facebook. Der skal tages billeder af de hække, som ikke er klippet. Er hække ikke klippet bestilles gartneren uden yderligere varsel. Regningen til gartneren og en bod på kr. 1500 opkræves hos havelejer.

Der er forslag om at få en pladsmand/vicevært igen. Det er lidt svært at være efter andre, når foreningens fællesarealer ikke lever op til reglerne. Der er enighed om at få defineret klart hvilke opgaver, som skal laves. Ved næste møde skal der laves en opgaveliste.

Det skal derefter undersøges om der er en i foreningen, som er interesseret i at påtage sig opgaven, og der skal indhentes tilbud fra mindst en gartner på opgaven.

Hækken på den anden side ud mod banen er Banedanmarks ansvar. Vi må ikke gå uden for hegnet.

8. Nyt fra Fælleshuset

*Afsnit fjernet

Der er stadig ønske om at få en liste på hjemmesiden over bookede datoer. Indtil videre kan der sættes en kalender i glasskabet ved fælleshuset, hvorpå det markeres hvilke dage, som er udlejet.

9. Nyt fra Vand og værksted

Kim har brugt en del tid til at rydde op i værkstedet, hvilket har givet noget luft derinde.

Der har været en lejer hvis vandmåler er itu. Det er noteret til engang hvor der alligevel skal lukkes for vandet.

Der har været spørgsmål om at holde værkstedet åbent nogle timer en gang imellem. Der er ikke stemning for at pålægge medlemmer i bestyrelsen yderligere opgaver.

10. Nyt fra Salg af haver

Der er mange haver til salg.

11. Eventuelt

Lars skal oprettes på KOLONIX.… Læs hele beskrivelse...

Referat fra bestyrelsesmøde den 11. juni 2024

Til stede:   Michael, Thomas, Anders, Mahmoud, Lars, Kim, Marlene, Bente (ref)

Afbud:          Kirsten

1. Godkendelse af referat fra ekstraordinært bestyrelsesmøde den 27. maj 2024

Referatet blev godkendt.

2. Valg af ordstyrer

Kim

3. Nyt fra formanden

Aktivitetsudvalg

Michael udleverer en oversigt over de kommende aktiviteter. Sidste møde i udvalget var også godt og der er flere gode ideer. Bl.a. forslag om at bygge et skur for enden af terrassen, så det er nemt at få grillen frem og tilbage.

Michael vil undersøge om der skal søges byggetilladelse til at lukke en del af den åbne overdækkede terrasse. OBS på de blå sten.

Til loppemarkedet ønskes det at teltet stilles op.

Hjemmeside

Michael har hørt at Sanne Kure kan arbejde i WordPress og har aftalt at hun introducerer ham til det.

SKJ tjekker veje?

Thomas har kontaktet SKJ om udbedring af vejene, som pt er meget dårlige. Vejbumpet nederst på Gladiolusvej skal udbedret/genetableres.

Rentekonto hos Nordea

Det er vigtigt, at sikre foreningens penge i forhold til at få oprettet flere konti hos andre banker. Der er enighed om, at åbne konti i Arbejdernes Landsbank og Danske Bank, således at pengene fremover fordeles i tre banker.

Tilbud fra tømmer om køkken i fælleshuset

Kim mener, at generalforsamlingen skal spørges, da beløbet kan blive så dyrt. Der skal indhentes nogle tilbud, så vi ved lidt om den forventede udgift. Et par af de lokale håndværkere skal høres om en pris.

Det er vigtigt, at det beskrives ret præcist hvad vi ønsker lavet, så der kan gives et reelt og retvisende tilbud.

Tilbud fra banker vedr. vandprojektet

Michael vil høre om vi skal have en ny entreprise kontrakt, herunder om vi skal høre tre nye eller om vi kan nøjes med at høre Karise firmaet. Kim kontakter rådgiver Clausen.

Der skal derefter høres i banker.

Møde den 18. juni kl. 19.00 med Nikolaj og Marianne vedr. retssag

Det bliver interessant at høre hvad Nikolaj og Marianne har at sige.

Fællesvurdering i Ringsted årsmøde den 27. juni kl. 19.00-20.00 i Kredshuset

Ang. vurderinger, så ser det ud til at Marianne er nødt at bruge andre end dem som er valgt i foreningen, da de foreningsvalgte af forskellige årsager ikke kan deltage når der skal vurderes.

Ved næste valg af nye vurderingsfolk skal der gives reelle oplysninger på hvad opgaven går ud på og hvad det forventede tidsforbrug skønnes at være.

Rottemandens besøg den 7. juni – han havde forslag til fælles arb.dag

Der er set en rotte løbe ind under kredsens hus, så der er sat et par fæller op. Han foreslog af der kan sættes nogle ståltrådsforhindringer op i nedløbsrørene.

Klage fra Å28

Forslag om at kalde dem ind til en snak.

Kort ref. fra kasserer kursus

Kurset roses af Bente og Marlene. Der blev afklaret mange spørgsmål. Det blev bl.a. oplyst, at fra 2026 skal det regnskabssystem, som foreningen anvender, være godkendt af Erhvervsstyrelsen.

Bestyrelsen havde efterfølgende en kort snak om hvilke lovlige muligheder, der er for at kunne

honorere frivillige i foreningen.

Arkiv skal fremover opbevares i et aflåst skab.

4. Nyt fra næstformanden

Intet nyt.

5. Nyt fra kassereren

Marlene udleverer papirerne. Det aftales at vi ser på det hjemme og gennemgår det næste

gang.

6. Nyt fra Have- og Vejudvalg

Thomas og Bente har været rundt for anden gang. Der har ikke været udstedt så mange boder,

som tidligere, så det har angiveligt hjulpet at varsle det forud for tjek-besøgene.

Der skal findes et system, der er lettere at notere hvilke hække og p-pladser, der ikke er Ok.

7. Nyt fra Fælleshuset

Intet nyt

8. Nyt fra Vand og værksted

Kim vil save et stykke af rørene ved tømningstankene, så man ikke skal løfte campingtankene

så højt.

G21 – da der var renset rør, var der stadig ikke vand. Rørene blev skilt ad igen og nu skulle det

virke igen.

Formandens beføjelser – Kim mener ikke det er nødvendigt, at Michael sender mail til besty-

relsen før han fx sender svar til en klager. Michael mener, der fortsat skal informeres, så resten

af bestyrelsen er orienteret når der er klager, etc.

9. Nyt fra Salg af haver

Pt. er der 24 haver, der skal sælges.

10. (Kirsten) Praktisk planlægning af fælles arb.dag d. 29. juni

Invitation med tilmelding

Arb. opgaver på dagen

Indkøb af materialer

Sedler med arb.opgaver

Forplejning

Michael taler med Kirsten om disse punkter.

10. Eventuelt

Tidligere havelejere skal slettes fra facebook. Thomas forsøger at holde styr på hvem der sæl-

ger og hvilke nye der kommer til.

Der er en snak om oplysning af medlemsnumre til medlemmerne. Grundet GPDR-reglerne

kan der ikke være fuld offentlighed i disse. Sådanne oplysninger skal være i aflåste skabe. Mi-

chael og Marlene har adgang til at trække oplysninger.

Udlejningsoversigten af fælleshuset skal være tilgængelig på hjemmesiden, så det er muligt at

se hvilke datoer der er ledige.

Et punkt til næste møde er en snak om udgifter/budget til de forskellige aktiviteter, som arrang-

eres af aktivitetsudvalget.

        Næste ordinære bestyrelsesmøde er den 9. juli kl. 15.30

OBS: den 29. juni ændres datoen til den 2. juli, da der samtidig holdes møde med advokaten.

Referat fra bestyrelsesmøde den 14. maj 2024

Til stede: Michael, Bente (ref.), Mahmoud, Anders, Thomas, Kirsten, Marlene, Lars

Afbud: Kim,

1. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmøde den 24.04.2024

Referatet blev godkendt.

2. Valg af ordstyrer

Michael

3. Nyt fra formanden
4. Aktivitets-/festudvalg

Første møde var lørdag den 11.maj hvor 11 var mødt og hvor yderligere 5 havde meddelt at de gerne vil deltage, men var forhindret på dagen. Der var en rigtig god stemning og aktivitet.

Mange interessante ideer kom på bordet, herunder loppemarked, dartskive, stor grill, paellapande, bygge bål/grill plads, bygge skur til diverse bl.a. brænde, minigolf bane

Der kan være lidt udfordringer med bål, grill – altså åben ild og oprydning efterfølgende.

Der skal senere besluttes hvilke ideer der skal føres ud i livet.

Inden der indkøbes en grill skal der indhentes nogle priser, som bestyrelsen præsenteres for via mail.

Der skal indkaldes til et nyt møde, hvor nogle af ideerne sættes i gang. Bestyrelsen deltager når der er ressourcer til det.

1. Hjemmeside

Det kører efterhånden godt med hjemmesiden og det skal være den, hvor der opslås nyheder.

1. Kommunemøde

Et meget positivt møde. Umiddelbart er tonen god. Der er udvalgt tre personer som foreningen skal kontakte.

1. Snak med Anders, bror

Pårørende har tømt huset og de ønsker nu at huset sælges. Mahmoud og Lars kontakter broderen.

1. Snak med journalist fra Ringsted

Journalisten ønskede en udtalelse om den verserende sag, hvilket Michael ikke ønskede at udtale sig om.

Inden næste retsmøde foreslås det at holde et møde med kredsens tidligere formand og advokaten, som varetager sagen. Kredsen og foreningen deler udgiften til sagen. Michael kontakter de to personer.

4. Nyt fra næstformanden

(Bente) Bente ønskede at drøfte hvorvidt der skulle nævnes navne eller ej ved afstemninger i bestyrelsen. Der er flertal for, at det må være frit for den enkelte at vælge, hvorvidt ens navn skal nævnes ved de enkelte afstemninger.

5. Nyt fra kassereren

Marlene mangler fortsat lidt uddannelse i dele af systemet. Der er sendt rykkere ud til dem, som ikke har betalt haveleje rettidigt.

6. Nyt fra Have- og Vejudvalg

Thomas og Bente har d.d. været rundt og tjekke for ukrudt på p-pladser og under hæk. Det har hjulpet, at det var varslet i forvejen. Der var langt færre end tidligere, som ikke havde orden på det.

Thomas foreslår at der hyres en, som kan klippe de fælles hække. Der er enighed om at det er en god ide. Thomas spørger gartneren i foreningen.

7. Nyt fra Fælleshuset

(Kirsten) På bestyrelsesmødet ønsker jeg følgende til debat og beslutning om fremtidig praksis for nedenstående. Begrundelsen er, at jeg ind i mellem konfronteres med gamle aftaler som jeg ikke kender noget til og har svært ved at administrere.

1. Fri haveleje – hvem og hvorfor fremadrettet?

3 konkrete frivillige får fortsat fri haveleje, så længe de varetager de opgaver, som de pt. står for.

Bestyrelsen samt det ene æresmedlem i foreningen kan fortsat få fri haveleje.

Øvrige skal have besked om, at der ikke længere gives fri haveleje. Kasserer og formand giver besked.

2. Leje/låne fælleshuset uden betaling 1 gang årligt. Hvem gælder den aftale for fremadrettet?

1 konkret havelejer kan denne gang leje huset uden beregning – Kirsten refunderer pågældende.

Der er flertal for, at det fremadrettet kun er bestyrelsen, som kan leje/låne huset 1 gang årligt uden beregning.

3. Betaling for deltagelse i arrangementer. Bestyrelse, frivillige, m.fl.?

Ved fællesspisning er det kun kokken og den som hjælper til, som kan spise gratis.

1 gang årligt afholdes der en fest/frokost for bestyrelsen og frivillige samt deres partnere hvor man deltager gratis.

4. andre aftaler hvis sådanne findes.

Bankofuglen skal fremadrettet betale fuld pris for leje af huset. Formand og kasserer giver besked.

8. Nyt fra Vand og værksted

Formandens beføjelser? Udsættes til næste gang.

Der skal tages fat i et par forskellige banker om nye finansieringsmåder i forhold til vandprojektet.

9. Nyt fra Salg af haver

Der er pt. 12 haver der skal sælges. Fremover sendes også information om haver til salg til bestyrelsen.

10.Eventuelt

Bestyrelsen laver en liste over hvilke opgaver, der skal laves på fællesarbejdsdagen.

Spørgsmålet om kørselsgodtgørelse skal drøftes næste gang.

Der skal laves skilte til toiletterne om at bruge børsten, rygning ikke tilladt, etc.

Skiltene i hækkene skal fjernes – de bruges ikke længere.

Der mangler 2 vejspejle. Thomas og Michael undersøger hvor de kan købes.

Næste ordinære bestyrelsesmøde afholdes den 11. juni kl. 15.30

Referat fra bestyrelsesmøde den 24. april 2024

Til stede: Thomas, Kirsten, Anders, Michael, Marlene, Mahmoud, Lars, Kim, Bente (ref.)

Afbud: Ingen

1. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmøde den 9. april 2024

Det besluttes at benævne den del af havesalgsproceduren, som Mahmoud, Lars og Bente varetager, til ”Tjek og kontrol udvalg”.  Derefter blev referatet godkendt.

2. Valg af ordstyrer

Kim

3. Nyt fra formanden
4. Aktivitetsudvalg

Michael har spurgt en række personer om deltagelse – og der skal holdes et møde med interesserede. Det foreslås, at alle havelejere spørges om de har lyst til at deltage, så det ikke kun er en forudbestemt lukket kreds. Det er fint hvis Birgit vil være med som en del af udvalget. Hun kan spørges.

Michael laver et opslag.

Det drøftes, om bestyrelsen skal komme med forslag til hvilke aktiviteter, der skal holdes eller om det alene skal være udvalgets forslag og beslutninger?

Der er noget usikkerhed om hvilke fester Bankofuglen holder, og hvilke foreningen selv holder. Kim oplyser, at Bankofuglen allerede er i fuld gang med at planlægge Sankt Hans festen. Ligger der en fast aftale om, at det er Bankofuglen, som holder det? Det skulle angiveligt være besluttet på et bestyrelsesmøde for år tilbage og fremgå i et referat fra tidligere.

Der er ikke enighed i bestyrelsen om Bankofuglen skal have lov til at holde det i 2024 eller om Aktivitetsudvalget skal overtage arrangementet her og nu. Derfor blev der stemt om det.

Michael og Marlene stemmer imod at Bankofuglen holder det i 2024, mens de øvrige 7 stemmer for. Det besluttes, at der ikke kan inviteres ”fremmede” med til festen i 2024.

Fremover overtager foreningens Aktivitetsudvalg at afholde Sankt Hans. Kim giver Birgit besked.

Fælles arbejdsdage holdes den 8. juni og den 7. september i 2024. Kirsten melder det ud og det opslås på hjemmeside og i opslagstavler.

1. Hjemmeside

Michael er meget tilfreds med, at han er begyndt at kunne knække koden til hvordan han kan opdatere, rette, lægge nyt ind etc.

1. Kommunemøde

Fredag formiddag den 26. skal Michael til møde med en repræsentant fra kommunen.

1. Parkering (Fuchsiavej)

Michael ser meget ofte, at der parkeres på vejen – ofte sker det over flere timer. Hvad gør vi? Det foreslås at lave et papir som lægges på de biler, som holder ulovligt parkeret.

Der laves en mail igen om ulovlig parkering med oplysning om, at nu tages reglen om bod i brug og der lægges seddel på ulovligt parkerede biler. Det er havelejeren som får boden.

4. Nyt fra kassereren

Marlene satser på at sende rykkere ud meget snart og hun siger, at hun er ved at få mere og mere styr på det.

Michael, Marlene og Bente deltager i et Kasserer kursus den 8. juni.

5. Nyt fra Have- og Vejudvalg

Der er sket en kommunikationsfejl internt i kommunen om det tidligere udmeldte omkring nedskæring af store grene ud mod Kildevej. Der skal gives besked til ulige numre på Gladiolusvej om, at der ikke vil ske beskæring af træerne, som ellers tidligere meddelt.

Der er nu et par faste kontaktpersoner i kommunen i disse spørgsmål.

Traktoren skal lappes. Thomas tager kontakt med serviceværkstedet. Der bør sættes punkterfri dæk på.

6. Nyt fra Fælleshuset

Der er sat nye gardiner og planter op. Kirsten mener, at det er nødvendigt at lave en plan for udskiftning af gulv og køkkenskabe hen i 2025/2026. Der skal indhentes tilbud fra flere tømrer.

7. Nyt fra Vand og værksted

I en have på Gladiolusvej er der slet ikke noget vand fra standeren – der skal et helt nyt rør. Kim vil lave opslag en uges tid før der lukkes for vandet.

8. Nyt fra Salg af haver

5 haver i alt skal tjekkes og 2 er tjekket i sidste uge. Der er et hus, som er lidt for stort – hvis der ligger papir på at en tidligere bestyrelse har godkendt byggeriet, kan vi ikke forlange, at det ulovlige rives ned.

Michael oplyser, at der i alt er 10 haver, der skal sælges. Der skal aftales en fast procedure for hvordan og hvornår haverne måles op og salget sættes i gang. En have er allerede solgt.

Foreningen har 3 valgte vurderingsfolk hvoraf 2 ikke er uddannet endnu. Marianne er i gang med at uddanne de 2 nye valgte vurderings folk.

9. Eventuelt

En havelejer skal have en påtale for at hænge navngivne bestyrelsesmedlemmer ud på facebook.

Der skal sættes en alarm i den fælles samletank.

Den trailer som foreningen har, er alt for slidt og i dårlig stand til at leje den ud til medlemmerne.

Næste møde er tirsdag den 14. maj kl. 15.30.

Referat fra konstituerende bestyrelsesmøde tirsdag den 9. april 2024.

Tilstede: Michael, Anders, Mahmoud, Kim, Thomas, Kirsten, Marlene, Lars, Bente (ref)

Afbud: Ingen

1. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmøde den 5. marts.

Referatet godkendes.

2. Valg af ordstyrer

Michael blev valgt. Ved næste møde vælges anden ordstyrer.

3. Konstituering, herunder fordeling af arbejdsopgaver

Mahmoud ønskede ikke at fortsættes som næstformand.

Bente blev enstemmigt valgt som ny næstformand.

Arbejdsopgaver:

Aktiviteter – Michael

– For så vidt angår aktiviteter i foreningen skal der oprettes et aktivitetsudvalg, med deltagelse af mindst 1 bestyrelsesmedlem samt et antal havelejere.

– Udvalget skal planlægge og udarbejde en samlet oversigt for et kalenderår ad gangen over fælles arbejdsdage, aktiviteter, etc.

– Oversigten skal offentliggøres for medlemmerne ved årets start på hjemmesiden og i opslagstavlerne, samt evt. på mail til medlemmerne. Facebook kan også anvendes.

– Udvalget skal ved hvert arrangement sørge for at finde hjælpere til planlægning og efterfølgende oprydning/rengøring.

– Budget til de enkelte aktiviteter skal aftales og godkendes forud af bestyrelsen.

Af aktiviteter kan fx nævnes (oplistningen er ikke udtømmende):

• Fælles arbejdsdage med planlægning af arbejdsopgaver på dagene, indkøb af forplejning, materialer, info til medlemmer, modtagelse af tilmeldinger samt alt hvad der ellers dertil hører af opgaver.
• Fælles julefrokost for foreningens medlemmer med alt hvad der dertil hører af opgaver
• Sct. Hans arrangement, bål, forplejning, mv.
• Bold og Burger
• Loppedage
• Sommerfest
• Andet

Fælleshuset – Kirsten

• Fælles madklubdage i foreningen med indgåelse af aftaler om hvem der laver mad, indkøb, etc.
• Udlejning
• Daglig drift, herunder økonomi, indkøb af bl.a. service, etc.
• Vedligeholdelse af lokaler
• Andet

Indkøb af øl/vand, mv. – Thomas

• Til fælles aktiviteter

Haver og Veje – Thomas Lars og Bente

• Regelmæssige tjek af ukrudt ved hække og P-pladser
• Tjek af hækklipning samt størrelsen på hække
• Bestille gartner til opgaver som medlemmer ikke rettidig har udført
• Besked til kasserer om opkrævning af bod for manglende udførelse af ”medlemspligter”
• Tjekke vejenes tilstand – evt. bestilling af SKJ
• Kontakt til Ringsted Kommune om træer og anden beplantning i foreningen

Vand – Kim

• Reparationer og generel vedligeholdelse af vandsystemet
• Indkøb og udskiftning af reservedele
• Ind- og udsætning af bundskruer, samt aflæsning af vandforbrug i haver og fælles
• Den praktiske del af det ”nye vandprojekt”

Salg af haver

Lars og Mahmoud (Bente som reserve)

• Tjek af evt. ulovligheder inden vurdering, herunder størrelse
• Besked til havelejer om udbedring af evt. ulovligheder
• Samarbejde med vurderingsudvalg

Michael og Marlene

• Endeligt salg – udfærdigelse af papirer, økonomi, etc.

Information til medlemmer – Michael

• Hjemmeside opdatering
• Alle relevante informationer lægges op på hjemmesiden, bestyrelsessammensætning med kontaktoplysninger, datoer for kontor åbnet, etc.
• Informationsmails til medlemmerne
• Informationsark sættes op i de Fysiske informationskasser
• Generel koordinering af informationer

Facebook anvendes ikke som officiel informationskanal, men kan bruges hvis der er synes ide med det.

Ventelisten – Anders og Marlene

• Årlig opskrivnings dag
• Udsende årlig opkrævning for stående på ventelisten
• Opdatere ventelisten efter køb af have eller manglende betaling

Kasserer – Marlene (Bente som medhjælp)

• Alle forekommende opgaver

For så vidt angår de opgaver som Anders tidligere har udført, skal en løsning drøftes på næste bestyrelsesmøde. Ligeledes ansvaret for værkstedet og traktorhuset.

4. Planlægning af mandagsvagter

15.04 Michael og Marlene

22.04 Michael og Anders

29.04 Michael og Mahmoud

06.05 Michael og Lars

13.05 Michael og Kim

27.05 Michael og Kirsten

03.06 Michael og Thomas

10.06 Michael og Mahmoud

17.06 Michael og Marlene

24.06 Michael og Anders

5. Eventuelt

Kopi af brandforsikringen skal afleveres 1 gang om året på kontoret. Hvordan håndteres kravet om årlig fremvisning af brandforsikringer?

Næste bestyrelsesmøde holdes den 24. april kl. 15.30.

Derefter afholdes der bestyrelsesmøder den 2. tirsdag i

Referat fra bestyrelsesmøde tirsdag d. 5. marts 2024 kl. 15:30

Tilstede:  Michael, Kim, Anders, Kirsten, Thomas, Marlene, Bente (ref)

Afbud:     Mahmoud

1. Godkendelse af forrige referat

Referat fra 15. feb. blev godkendt

2. Nyt fra formanden:
3. Henvendelsen fra politiet vedr. havelejer.

Proceduren er, at vi ikke udtaler os om havelejere til andre.

1. Gladiolusvej vejarbejde.

SKJ-Vejmanden Søren deltager og forklarer mulige årsager til vejenes forfatning og hvad man evt. kan gøre for at udbedre. Bl.a. har høj hastighed en væsentlig årsag til at der dannes huller.

Det aftales at Gladiolusvej udbedres snarest og at SKJ kommer oftere og tjekker vejene igennem. Er der behov for mere skal bestyrelsen kontakte SKJ.

En større renovering af vejene bør vente til efter vandprojektet.

Beboerne er nødt til at respektere årstiderne, hvor man er nødt til at køre meget langsommere i våde perioder – efterår, vinter og forår.

1. Høring – fra kommunen.

G34 – Kommunen har henvendt sig til bestyrelsen om tilladelse til at grave ifm. etablering af strøm. Bestyrelsen kan ikke give tilladelse til gravning i vejene. En autoriseret entreprenør skal søge kommunen og stå for gravearbejdet.

1. Nordea rentekonto.

Det skal undersøges hvorvidt der kan fås højere rente nu og hvilke vilkår der evt. knyttes til.

1. Jordleje til kommunen.

Beløbet er sat til betaling gennem BS. Michael skal kunne se hvad der betales der.

1. Valg af kredsrepræsentanter.

Der er lidt tvivl om hvorvidt der skal vælges 5 eller 6 repræsentanter og om formanden er automatisk medlem eller ej. Kim vil gerne tjekke op i Kredsens vedtægter.

21. A5 og G21.

Michael skal have en skriftlig fuldmagt, selvom de har sendt mail med ønsket om at bestyrelsen kan sælge haverne.

Dødsfald vil foreningen meddele til skifteretten.

50. Betalinger over 50.000 kunne Michael ikke umiddelbart betale.

Det skal ændres i banken.

3. Nyt fra Kassereren:
4. Udsendelse af faktura

Marlene og Bente har udsendt faktura vedr. haveleje 1. halvår, vand, vej, etc. i den forbindelse er der ”forsvundet” ikke betalte fakturaer fra havelejere, der har skyldige beløb. Det skal ordnes.

1. Æresmedlem – gratis haveleje – skal undersøges hvorvidt det er skattepligtigt. Michael undersøger hos Skat.
2. Nyt fra Have og vej:

Se under tidligere ref. om Gladiolusvej.

Der er flere og flere konfliktoptrappende situationer med vrede havelejere, som brokker

sig over alt muligt. Brokkerier over vandprojekt, veje, katte og mange andre emner har

været udfordrende for bestyrelsen. Særligt en havelejer er en udfordring.

Sker det gentagne gange fra samme person kan mulighederne fra vedtægterne anven-

des.

5. Nyt fra Vandudvalg:

Ved aflæsning af målere var der 14 låger låst. Da det kun har været annonceret på face-

book vil det være svært at give bod.

Der skal være adgang til haverne når der skal åbnes for vandet, da der skal skiftes vand-

målere og regninger for aflæst vandforbrug vil blive sendt senere.

Kim tjekker op på hvor mange vandmålere der skal indkøbes.

6. Nyt fra Fælleshuset:

Fællesspisninger fungerer godt og som regel fin stemning. Det ville være fint med flere

der vil lave maden.

Der er købt lidt nyt service til køkkenet

7. Andre emner
8. Opgaver ifm. Generalforsamling

Salen skal gøres klar – borde, stole, sættes kopper, etc. frem. Vi mødes kl. 15. fredag i fælleshuset.

Thomas har bestilt brød hos Konditorbageren. Kirsten og Thomas henter.

Kirsten spørger Peter L. om han vil stå for indskrivningen. Indskrivning fra kl. 9.30. Bente hjælper ved indskrivning.

Medlemsliste skal printes.

Smør, oksespegepølse, etc. skal købes ind. Kirsten og Helle køber ind.

Per Flor er ordstyrer.

Lene Larsen er referent.

Lørdag mødes vi kl. 8 til kaffebrygning etc.

1. Bestyrelsens beretning

Michael åbner med velkomst og en overordnet general formandsberetning. Derudover giver hver især en orientering om sit ansvarsområde.

1. Kommunen udbeder sig oplysninger til brug for BBR

Michael svarer, at det har de aldrig skullet registreres som.

1. Klager om vand.

En ny havelejer har klaget over vandforbruget, da de kun har brugt vand fra august

Fremover skal der ske aflæsning ved salg af haver, så der kan registreres korrekt vandforbrug.

En anden havelejer har også klaget, men det er en helt anden situation.

8. Eventuelt

• Opgaver som Anders tidligere har ordnet, er vi nødt til at få fordelt på andre. Måske er Karsten G. et muligt emne. Michael spørger.
• Der er lidt uenighed om hvorvidt det er OK at bilag sendes ud på mail.
• Fra Forbundet: Information vedr. ejendomsvurderinger. Michael har fået en henvendelse om dækningsafgifter. Det må være andre foreninger det vedrører.
• Afklaring om toiletforhold i kolonihaverne. Der må ikke være et udhus med vandskyllende toilet. Skal man etablere vandskyllende toilet og samletank skal der laves tilbygning med indgang fra hoved hus. Maksimum bebyggelsesgrad må fortsat ikke overskrides. Det skal undersøges hvorvidt der er kommet nye regler.
• Der er opskrivning af nye til ventelisten søndag den 7. april. Marlene og Bente og evt. andre skal være til stede.
• Anders og Michael mødes om udsendelse af mail til de allerede opskrevne på ventelisten om de fortsat ønsker at være opskrevet.
• Det forventes at indkalde til ekstraordinær generalforsamling torsdag den 4. april.
• Tirsdag den 19. marts kl. 14.00 mødes bestyrelsen til udsendelse af indkaldelse.
• OBS Fremadrettet holdes bestyrelsesmøderne den 2. tirsdag i måneden. Næste gang er det den 9. april kl. 15.30.

6. Februar 2024 Referat bestyrelsesmøde

Deltagere : Michael, Kirsten, Thomas, Anders, Mahmoud, Marlene (ref.)

Afbud: Bente, Kim

1:        Referat fra d. 25/1-24 godkendt.

2: a .  Der blev planlagt udsendelse af materiale til Generalforsamlingen.

Kim og Michael sørger for de sidste rettelser.

Vi mødes torsdag d.8/2 og pakker breve.

1. Bagger låse har været forbi og ordne alarm ved døren.

Michael tjekker op på, hvem der har hvilke nøgler.

1. Vedr. GLS og PostNord kører stærkt på vejene. Michael har talt med GLS – de lover

at sænke farten.

Marlene tager en snak med PostNord.

1. Der er indkøbt et Chromecast til fælleshuset, Marlene prøver at få det til at virke. Thomas finder et skab der kan låses – hænges ved siden af fjernsyn.

3:      Mustafa gennemgik regnskab og vi lagde budget for 2024

4:      Thomas har snakket med kommunen vedr. træerne i Virkelyst. De mener at der er ca. 15

Træer der skal fredes.  Træer mod kildemarken bliver måske ordnet i marts måned..

G 22 og 24 og F21 har meget vand i haven. Thomas kontakter John Petersen, så de

kan ordne drænbrønden på G24.

Bump på Fuchsiavej virker ikke optimalt. Vi snakkede om, at vi måske skal have sten

på vejene igen. Thomas kontakter Søren fra skj – han kan måske deltage på næste

bestyrelsesmøde.

5:     Vandregnskab gennemgået.

6:     Intet nyt.

7:     Marianne vil komme og tjekke bilag d. 18/2-24 – Michael, Marlene og måske Bente

Deltager. Vi kan ringe til Mustafa, hvis der er brug for det.

Der har været forespørgsel om, at vi kunne holde maddag om fredagen i stedet for

mandag. Vi ser på det når den nye sæson starter op.

Der har været forespørgsel om, at vi kunne lave en bålplads ved fællesarealet.

Vi ser på det når sæsonen starter.

24-01-25 Referat bestyrelsesmøde

Deltagere: Michael, Kirsten, Marlene, Thomas, Kim, Anders, Mahmoud, Bente (ref)

Afbud:         Mustafa

2. Referater fra 7. og 21. november 2023 samt 9. januar 2024 godkendes.
3. Opsamling fra sidste møde
4. Formanden:
5. Generalforsamling (Hvem er på valg)

Anders og Kirsten er på valg og ønsker genvalg.

Per Floor vil gerne være dirigent.

Lene Larsen vil gerne være referent.

Vedr. forslagene til vedtægtsændringer:

• 9,8 Tilføjes i begrundelsen – og billigere for foreningens medlemmer.
• 10 stk 12.a Tilføjes i begrundelsen – dette er allerede vedtaget på en tidligere generalforsamling (2019).

Michael retter til i papirerne.

Vedr. gebyret på 250 kr skal ændres i ordensregler, således af gebyret er 100 kr. og der indføres et administrationsgebyr på kr. 250.

Bente laver forslag til formulering og sender på mail til Michael.

Michael undersøger hvordan og om vi kan printe selvklæbende adresselabels.

Bestyrelsens mundtlige beretning – hver især tager sit område og beretter om årets forløb.

1. Internet i Fælleshuset

Michael orienterer om oprettelse af internet i huset. Der indkøbes et Chromecast ligeledes til huset.

1. Printeren

Michael orienterer om samtalen med udlejer. Vi kan ikke aflevere den før tid. Og vi skal selv sørge for at fragte den retur.

1. Salg af Å 5

Lejer er igen indlagt og ønsker igen at sælge – denne gang til et beløb på kr. 50.000. Dette har Michael modtaget på en mail.

1. Nummer på nøgler

Når alarmen ”går” viser det et nummer på nøgler. Michael mener der skal styr på hvem, der har hvilke nøgler. Det er et stort problem at alarmen går ofte – særligt når det sker i nattetimerne.

1. Ansats kontrakt

Michael kan ikke finde den rigtige kontrakt, men kun et udkast indeholdende en arbejdsbeskrivelse. Kim er sikker på, at der må findes en kontrakt enten hos kommunen eller hos den ansatte. Michael vil lede videre.

1. Telefon til Anders

Der skal oprettes en værkstedstelefon – Michael taler med Anders om behovet.

1. Opgørelse fra Forsyningen.

Ifølge opgørelsen skulle foreningen have ca. 21.000 kr til gode.

Kirsten oplyser, at der er vandaflæsninger, som ikke stemmer overens med sidste års aflæsning. Enkelte steder er aflæsningen i 2023 lavere end i 2022.

4. Kassereren

Der var aftalt møde med Mustafa og bestyrelsen den 25. januar kl. 18.00, Men grundet sygdom er der afbud fra Mustafa. Vi afventer, til Mustafa er klar igen.

5. Have og vej

Thomas har talt med SKJ og han har sagt, at der skal ske en afretning på alle vejene. Foreløbig vil vejene blive ”skrabet” af og derved afrettes og udjævnes.

Thomas kontakter SKJ når behovet for at tjekke vejene opstår.

6. Vand

Ang. Oversvømmelse af vand i G 24 og de omkringliggende haver – sivebrønden ligger i indkørslen. Thomas kontakter Thomas Petersen for at tjekke om der kan gøres noget.

7. Fælleshuset

Intet.

8. Eventuelt

Der er en lejer som foreslår at der kommer en grill ude på fællesarealet.

Marlene spørger om man kan tillade sig at kontakte dem der gentagne gange kører meget stærkt på vejene. Kan man skrive til dem? Eller noget andet? Michael vil gerne kontakte politiet og hører om der kan gøres noget. Michael sender en mail til alle havelejere, GLS og PostNord om at der skal køres langsomt på vejene.

Næste møde afholdes den 6. februar 2024 kl. 15.30  

24-01-09 Referat bestyrelsesmøde

Deltagere: Michael, Thomas, Kim, Mahmoud, Marlene, Kirsten, Bente (ref)

Afbud:         Mustafa, Anders

1. Godkendelse af ref. fra 7. og 21. november 2023 gøre næste gang
2. Opsamling fra sidste møde
3. Formanden:
4. Møde med Kommunen den 6. dec. 2023

Michael giver et mundtligt referat af mødet. Der er fortsat ikke mulighed for at få økonomisk støtte fra kommunen. Kommunen vil dog undersøge om der er mulighed for en garanti fra Kommunegaranti og lovede at vende tilbage.

1. Mail fra Marianne, vurderingskoordinator

Med hensyn til oplysningerne om gravearbejdet i/ved hækken med Kildebo har Michael fået oplyst hvem der har videregivet oplysningerne. Bestyrelsen er enige om, at havelejer skal genetablere ødelæggelserne i hækken mod Kildebo. Michael og Marlene formulerer skrivelse.

17. Bold og burgere den 17. dec.

En succes, men internettet drillede. Michael har d.d. kontaktet 3 med henblik på ny forbindelse, så internettet kommer til at virke bedre i fælleshuset. Der arbejdes videre med sagen.

30. Nytårskuren den 30. december 2023

Også en stor succes.

4. Kassereren
5. Hvad med årsregnskab og budget for 2024?

Der er aftalt møde med Mustafa og bestyrelsen den 25. januar kl. 18.00

5. Have og vej

Anders har sendt forslag til ny belægning på vejene. Vejene er pt. i ekstrem dårlig stand. Forskellige forslag til løsninger drøftes. Vejene bør afrettes og hullerne fyldes ud, hvorefter der bør lægges sten på.

Thomas kontakter SKJ og drøfter med ham hvordan vejene udbedres. Der skal tages hensyn til vejbumpene.

6. Vand
7. Generalforsamling (Kim reviderer vedtægter)
8. Hvad er næste skridt – afventer til efter generalforsamlingen.

Kirsten og Michael har sammen forsøgt at indtaste oplysningerne fra vandaflæsningerne og har der observeret nogle ting, som gav anledning til et ekstra tjek af aflæsningerne. Der har været nogle låger der har været låst og der har været nogle mærkelige aflæsninger. Det bør ikke være de andre havelejere, som kommer til at betale for det vand som er brugt i de aflåste have. Der skal findes en løsning.

7. Fælleshuset

Intet

8. Eventuelt

Generalforsamlingen holdes i uge 11, lørdag den 16. marts. Ditte fra Kolonihaveforbundet vil gerne være ordstyrer til generalforsamlingen. Dette er der accept til.

Michael sender besked ud om ændret dato for sidste frist for indsendelse af forslag til general-forsamlingen.

Der er forslag til hvordan vi kan følge op på ændringer i mailadresser, adresser og telefonnumre. Evt bede folk om at møde op fysisk eller sende en mailbesked til bestyrelsen.

Næste møde afholdes den 25. januar 2024 kl. 18.00

Referat fra bestyrelsesmøde den 21. november 2023

Deltagere:  Michael, Anders, Thomas, Kim, Mahmoud, Bente (ref)

Afbud:         Mustafa, Kirsten og Marlene

1. Godkendelse af ref. fra 7. november 2023

Venter til næste møde, da der er rettelser.

2. Opsamling fra sidste møde

Torp IT er kontaktet mhp. rep. af Kims mulighed for modtagelse af mail.

Der er aftalt møde med kommunen den 6. december kl. 14-15.

Den ældre lejer, som ikke har betalt haveleje har kontaktet Michael.

3. Formanden:
4. Birgits arbejdsopgaver

Der er usikkerhed om hvilke arbejdsopgaver hun har. Der forefindes en oversigt, som stemmer overens med fleksaftalen. Der skulle ligge en oversigt. Michael kigger efter den.

1. Sag på Åkandevej

En have på Åkandevej. Michael har fundet en opsigelse dateret tilbage fra maj 2023. Der er tvivl om den er sendt. Michael undersøger om den er sendt.

1. Kasserers svar til klager

En havelejer har forsøgt at få kontakt til kasserer uden held, kontakter derfor Michael. Udfordringen er at kasserer ikke vender tilbage. Lejer er utilfreds med den behandling han har oplevet. Thomas mener lejer er behandlet, som proceduren tilsiger. Der er konkret et problem med en hækklipning. Bestyrelsen må tage det på sin regning.

1. Lejeres haver/p-pladser – billede af rod – bedes rydde op

Michael vil høre om man kan tillade sig at tage foto af p-pladser med rod og affald og sende lejer en ”høflig” henstilling om fjernelse. Dette accepteres af de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer.

1. Generalforsamling

Enighed om at den skal forberedes i god tid.

Forslag til vedtægtsændringer og ordensregler

Bestyrelsens forslag:

Vedtægter:

• 9, stk. 8: der skal stilles forslag om at man kan sende indkaldelse ud pr. mail, postomdelt, i havernes postkasser eller ved personlig aflevering. Kim laver forslag til formulering.
• 11, stk. 2: repræsentantskab – som følge af ændring i kredsen skal formuleringen rettes, så der er overensstemmelse med de nuværende regler om vurdering. Kim laver formulering.
• Hvem der tegner foreningen? Der skal være mindst 2. Derfor er der mulighed for at vælge tre. Da det allerede er en mulighed ift. vedtægter skal der ikke stilles forslag om dette.
• Forslag om at ændre antallet i bestyrelsen fra 7 til 9 medlemmer samt 2 suppl. Kim laver forslag til formulering.
• Tjek af ukrudt i vejstykke, hæk og p-pladser stilles forslag om månedligt fast tjek. Thomas laver forslag til formulering.
• Der skal ændres i teksten omkring fri haveleje.

Andre bestemmelser i Ordensreglerne:

• Gebyr ændres fra 250 kr. til 100 kr. og som nyt indføres der et administrationsgebyr på 150 kr.
• 2 stk. 6. Der indføres en bod på 500 kr. hvis der ikke rettidigt afleveres en kopi af brandforsikring på huset. Nuværende havelejere skal aflevere en kopi af brandforsikringen til bestyrelsen senest 1. maj 2024. Ved nye have/hus overtagelser skal der afleveres en kopi senest 2 måneder efter overtagelse.

4. Kassereren

Der er ikke sket noget mht. oprettelse i Arbejdernes Landsbank. Michael sender en mail til kasserer.

5. Have og vej

Intet

6. Vand

Færdig med at fjerne bundskruer og der er påbegyndt udarbejdelsen af vandregnskab.

7. Fælleshuset

Intet

8. Eventuelt

• Der skal indføres en regel om at depositummet ikke refunderes såfremt der har været væsentlige klager fra naboer, fx hvis der har været urimelig meget støj, eller der er kørt uhensigtsmæssigt stærkt blandt gæsterne eller hvis ordensreglerne for lejeforholdet har været overtrådt. Bestyrelsen reviderer reglerne for udlejning.
• Anders mener der skal lægges mange flere informationer på hjemmesiden.

Næste møde er den 5. december kl. 15.30. (afbud fra Bente og Mahmoud). Næste møde skal kun handle om forberedelse af generalforsamlingen 2024.                         

OBS: Bemærkninger til referatet skal sendes til Bente senest den 30. november.

Referat bestyrelsesmøde d. 12. oktober 2023

Tilstede:        Michael, Anders, Kim, Mahmoud, Thomas, Marlene, Bente og Kirsten.

Afbud:           Mustafa.

Dagsorden:

1 Godkendelse af referat fra sidste møde:

Referatet er godkendt uden kommentarer.

2 Opsamling fra forrige møde:

A bilagskontrol og konsekvenser:

Debat om kassererens arbejdsopgaver fremadrettet. Evt. Bruge Mustafa som fast konsulent.

Indberetning til skat (fri haveleje). Mange juridiske spørgsmål til jura kursus.

Evt. indberetning til skat fra sæson 2024.

Vedr. ekstraordinær generalforsamling (valg af kasserer) udskydes denne til efter jura kursus.

Mustafa tager gerne posten frem til det nye år.

Vi deltager alle, undtagen Thomas, på Jura kursus d. 18. november, hvor kurset er flyttet til.

Bente beslutter sig endeligt vedr. posten herefter.

3. Nyt fra formanden:

A Internet og kørsel:

Formand, kasserer og suppleanter er berettigede til betaling af deres internet samt kørselsfradrag. Undersøges nærmere hvorvidt alle bestyrelsesmedlemmer har samme rettigheder.

Der laves bilag for kørselsfradrag, der udbetales med tilbagevirkende kraft fra d. 1. april 2023.

B Mail fra Kreta:

Modtaget mail fra medlem, vedr. afregning af vand.

Debat om praksis ved afregning af vand ved havesalg.

4 Nyt fra kassereren:

Er debatteret under pkt. 2 stk. a.

5 Nyt fra have- og vej udvalg:

Hækken langs med Køgevej. Thomas kontakter vores gartner, for at få hækken skåret ned, samt bortkørsel af hækafklip.

Træstubbene fra de fældede træer langs Køgevej er blevet rodfræset for kommunens regning. Der plantes 6 nye træer, ligeledes på Kommunens regning.

Til foråret vil vi så blomster under træerne.

Træer over 5 m. må fremadrettet kun beskæres og evt. fældes efter henvendelse til Ringsted kommune.

6 Nyt fra vandudvalg:

Der er enkelte haver, hvor der skal skiftes vandmålere m.m.

Der har været usædvanlig mange opstartsproblemer med toiletvognen.

Kim har udarbejdet instruktion til brug ved lukning af vandet i toiletvognen.

7 Nyt fra fælleshuset:

Reng. Assistent er stadig sygemeldt.

Vi forsøger at få en afklaring på om det er en længerevarende periode af hensyn til evt. vikar.

8 Evt.

Julefrokost med hjælpere afholdes d. 13. januar kl. 13.00.

Fælleshuset bookes og Kirsten bestiller mad.

Næste møde afholdes tirsdag d. 7. november.

Referent Kirsten Sørensen

Referat bestyrelsesmøde d. 26. september 2023

Tilstede:          Michael, Marlene, Kim, Mahmoud, Kirsten, Thomas, Anders og Bente

Afbud:             Mustafa

Dagsorden:

1 Godkendelse af referat fra sidste møde:

Referatet godkendt uden kommentarer.

2 Opsamling fra sidste møde:

A Endelig godkendelse af forretningsorden for bestyrelsens arbejde:

Alle incl. Suppleanter har godkendt og underskrevet Forretningsordenen.

Marlene og Bente (suppl.) får udleveret nøgler og adgang til Kolonix.

B Indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling vedr. valg af ny kasserer:

Michael kontakter Mustafa for skriftlig opsigelse af posten som kasserer. Når vi har denne indkaldes der til ekstraordinær generalforsamling, hvor Bente er kandidat til posten. Udsendes pr. post.

3 Formanden ønsker snak om:

A Personsag:

Chikane m.m. af anden havelejer i en have i foreningen.

Bestyrelsen er enige om at der sendes en advarsel/påtale til pågældende havelejer.

Have lejeren kan ikke efterflg. Købe have i foreningen.

Enige om at havelejer opsiges.

B Kattens værn:

Thomas har modtaget henvendelse fra Kattens værn.

Da de efter aftale kom og skulle sætte fælder op, fandt de opstillede mårfælder med katte i en have i foreningen.

Havelejer er kontaktet, hvis det gentager sig overvejer vi opsigelse af lejemålet.

Ifølge vores regler må kun Kattens Værn i samarbejde med bestyrelsen indfange vilde katte i foreningen.

Kattens værn har meddelt at de ikke vil fortsætte samarbejdet med foreningen på grund af ovenstående.

Thomas har kontaktet Kattens værn igen og afventer svar fra dem.

Thomas, Anders og Michael indkalder implicerede have lejere til en samtale om overholdelse af vores regler for fodring m.m. af katte i foreningen.

C Vurderinger og salg af haver (40m2):

Debat om reglerne på max. 40 m2 ved salg.

Hvordan handler vi fremadrettet.

Problematisk at haver der tidligere er godkendt af bestyrelsen og i nogle tilfælde er handlet op til flere gange ikke kan godkendes og handles før de er lovliggjort efter nugældende regler.

Det bør være muligt at skelne mellem haver der er købt i god tro og haver der i den mellemliggende periode er ændret størrelsesmæssigt.

D Kopimaskine:

Vores nuværende kopimaskine forsøges afhændet til sælger igen, da vi har mange problemer med den.

Den tidligere maskine tages i brug igen indtil maj måned 2024 hvor aftalen udløber.

E Ny fryser til fælleshuset:

Gammel kummefryser er stået af, vi indkøber ny skabsfryser til depotrummet til brug for foreningen og madklubben.

4 Nyt fra kassereren:

Intet nyt på grund af afbud.

5 Nyt fra have- og vejudvalget:

Der er foretaget tjek af hækkeklipning, højde og bredde.

Der er bestilt gartner til klipning af de hække der ikke er klippet efter gældende regler.

Debat om virkning og holdbarhed af de opsatte vejbump.

6 Nyt fra Vandudvalg:

Der er blevet skiftet nogle få vandmålere og stophaner i haver i foreningen.

Mahmoud og Kirsten tjekker og laver vandregnskab.

7 Nyt vedr. fælleshuset:

Madklubben.

Bold og burger.

Madklubben fungerer med fællesspisning hver den første mandag i måneden.

Michael ønsker at opstarte hygge arrangementer i fælleshuset, hvor medlemmerne kan mødes og sammen se ”bold” eller film m.m. på fjernsynet, samt spise burgere.

Michael arbejder videre med dette.

Reng. Assistent stadig sygemeldt.

8 evt.

Problem med due hold i en have i foreningen.

Møde med forsyningen ang. Nyt vandprojekt

Referent

Kirsten Sørensen

Referat bestyrelsesmøde d. 22. august 2023.

Tilstede:      Kim, Michael, Mahmoud, Thomas, Anders, Kirsten, Bente og Marlene.

Afbud:         Mustafa

Dagsorden:

A  Præsentation ved Jack Fejerskov, der er inviteret til dette punkt.

Hvordan kommer vi videre med vand projektet:

Jack gennemgik forskellige kontakter i Ringsted kommune, som han dels havde haft kontakt med, og andre som han mente vi skulle i dialog med ang. Finansierings muligheder af projektet.

Andreas Karlsen medlem af forsyningsbestyrelsen. (byrådsmedlem).

Kommunernes Kreditforening.

Juridisk afdeling i Ringsted kommune.

Janne Hansen direktør i Ringsted forsyning.

Jack anbefalede desuden at vi kontakter en advokat.

Alternativ bankforbindelse vedr. indhentning af lånetilbud kunne være Arbejdernes Landsbank, der selvfølgelig vil have krav til os vedr. tilbud på lån.

Længere debat om ovenstående.

Bestyrelsen er enige om at Jack, Michael og Bente tager kontakt til Ringsted kommune, for et opstartsmøde vedr. muligheder for finansiering m.m. af projektet.

Slutteligt skal her tilføjes at Foreningen selvfølgelig har haft kontakt til Ringsted kommune inden projektstart. Svaret på det tidspunkt var klart at foreningen selv stod for finansieringen af projektet. Vi prøver igen.

1 Godkendelse af referat fra forrige møde:

Referatet godkendt uden kommentarer.

2 Opsamling fra forrige møde:

Intet under dette punkt.

3 Nyt fra formanden:

A Formandskompetencer:

Debat om formandens kompetencer og arbejdsmetoder.

B Personsag:

Drøftet sag og mulige konsekvenser.

C Sygemelding (Virk)

Mustafa (kasserer) skal indberette til Virk ang. Refusion af lønudgifter ved sygemelding.

D Vurderingsmøde i Kildebo:

I Kredsregi er afholdt fælles vurderingsmøde for alle have foreninger, der er med i fælles vurdering.

Et godt og udbytterigt møde som Michael og Marlene har deltaget i.

Debat om regler for vurdering.

E Erstatning til medlem vedr. skade på hæk og beplantning efter uheld i pumpehus fra Ringsted Forsyning.

Bestyrelsen er enige om at erstatningsansvaret ligger hos Ringsted Forsyning.

F Brandskade på hæk efter brand i et el skab på Anemonevej:

Bestyrelsen enige om at medlemmet skal søge erstatning hos Cerius.

Det er Cerius der ejer el skabet. Foreningen har intet ansvar i forhold til el skabene.

G. Nye vurderingsfolk i foreningen:

3 medlemmer valgt på den ordinære generalforsamling har deltaget på vurderingskursus og har fået diplom. De kan nu deltage i vurderingsarbejdet.

4 Nyt fra kassereren:

Intet nyt da kassereren er fraværende.

5 Nyt fra have- og vej udvalg:

Der har været gennemgang af samtlige haver for ukrudt i og foran hække, samt på p-pladser.

Der er udsendt ca. 70 breve til have lejere, der ikke overholder reglerne for dette.

Der tjekkes igen efter d. 23. august og sendes derefter breve med bod efterfølgende til de have lejere der endnu ikke har fået det klaret.

Bump på vejene:

Vi har modtaget tilbud på etablering af 2 stk. godkendte vedbump på Fuchsiavej, som forsøgsordning.

Hvis dette virker efter hensigten, er planen at der senere etableres 2 vejbump mere på Fuchsiavej, så der i alt vil blive 4 stk.

Senere kan udvides med vejbump på flere veje i foreningen.

Bestyrelsen er enige om at vi siger ja tak til det modtagne tilbud.

Michael tager kontakt til firmaet.

6 Nyt fra vandudvalg:

Problem at toiletvognen endnu ikke er åben for vores medlemmer.

Kim har kontaktet Cerius vedr. problemet med strøm til vognen.

Kim kontakter elektriker igen i morgen onsdag.

Kim sørger ligeledes for at der etableres en udendørs vandhane v. toiletvognen, samt ændrer på røret udenfor således at der er mulighed for at tømme sit camping toilet, som det sidder lige nu kan det ikke lade sig gøre.

7 Nyt fra fælleshus:

Sygemelding – rengøring

Rengøring af fælleshus og toiletter

Madklubben

Drøftet og opnået enighed om hvordan vi klarer opgaverne med hjælp fra forskellige frivillige hjælpere i foreningen.

Vedr. Madklubben er Willi F-9 kok på den første fællesspisning i madklubben. Det bliver mandag d. 4. september. Kirsten tager kontakt med ham og aftaler nærmere.

Flere medlemmer af bestyrelsen har meldt sig til madlavning på de kommende maddage.

Flere medlemmer i bestyrelsen og frivillige hjælpere har også tilkendegivet at de vil hjælpe med opvask og oprydning.

Madklubben bliver fremover den første mandag i måneden.

Prisen sættes til 50 kr. pr. person. Der er mulighed for kontant betaling samt betaling over foreningens mobil pay.

8 Vagtplan kontor:

Mandag d. 28. august         Kim og Michael

Mandag d. 4. september    Mahmoud og Bente

Mandag d. 11. september  Marlene og Thomas

Mandag d. 18. september  Mahmoud og Kirsten

Mandag d. 25. september  Bente og Michael

9. fælles arbejdsdag d. 9. september:

Arbejdsopgaverne er hovedsageligt hækkeklipning af foreningens fælles hække.

Thomas bestiller klipning af hækken langs Køgevej hos vores gartner.

Vi starter med morgenkaffe og brød kl. 9.30

Kirsten bestiller morgenbrød og køber smør og pålæg, laver opslag på facebook og står for tilmelding.

Vi mødes tidligere og hjælpes med at brygge kaffe m.m.

10 evt.

Kopimaskinen er efterhånden et stort problem.

Michael kontakter Torp it.

Ommøblering af kontoret.

Vi skal aftale en dag til dette i efteråret.

Næste møde fredag d. 25. august kl. 18.00.

Referent Kirsten Sørensen

Referat bestyrelsesmøde d. 31. juli 2023

Tilstede:     Michael, Thomas, Anders, Kirsten, Mahmoud og Marlene

Afbud:        Mustafa, Kim og Bente.

Dagsorden:

1 Bilagskontrol af regnskab:

Marianne og Vibeke (billagskontrollanter) har bedt om at få dette punkt på dagsordenen og deltager i mødet under punkt 1.

De oplever det er rigtig svært at udføre bilagskontrol.

Der mangler overblik over de forskellige konti, når bilag skal kontrolleres.

Kontoplanen er ufuldstændig og ikke gennemsigtig.

De har begge deltaget på kursus for kontrol af bilag.

Problemerne drøftes på næste møde, hvor Mustafa (kasserer) skal deltage.

2 Godkendelse af referater:

Referat fra de sidste 3 møder godkendt uden kommentarer.

3 Nyt fra formanden:

A mail korrespondance mellem Benta og Mustafa:

Bestyrelsen blev orienteret om dette.

På næste møde drøftes oplæring ag Bente i kasserer opgaverne.

Det er en forudsætning at Bente og Mustafa deltager.

B orientering vedr. byggesager:

Gennemgang og orientering om div. Byggesager og afgørelser fra Ringsted kommune og fra Kredsen.

C Mail fra Cerius:

Modtaget opkrævning for tilslutning til el nettet vedr. toiletvognen.

Skal betales hurtigst muligt, således at elektrikeren kan modtage måler der skal bruges.

4 Nyt fra kassereren:

Intet nyt Mustafa er ikke tilstede.

5 Nyt fra Have- og vejudvalg:

Breve sendt vedr. hække og ukrudt på p-pladser og foran hække.

Thomas i gang med at undersøge muligheder for og priser på vejbump.

Thomas kontakt til Ringsted kommune vedr. nyplantning af træer langs Køgevej.

6 Nyt fra vandudvalget:

Intet nyt.

7 Evt.

Intet.

Michael kontakter Mustafa vedr. næste møde og giver besked om hvornår han kan deltage.

Referent Kirsten Sørensen

Referat ekstraordinært bestyrelsesmøde søndag d. 16. juli 2023

Tilstede:  Michael, Thomas, Anders, Kim, Kirsten og Bente.

Afbud:     Mustafa, Mahmoud og Marlene.

Dagsorden:

1 Opsigelse af entreprisekontrakten:

Som følge af korrespondance mellem konsulent Anders Klausen og Michael/Kim

Skal entreprisekontrakten vedr. nyt vandprojekt opsiges pga. manglende finansiering.

Michael har udarbejdet forslag til opsigelse af entreprisekontrakten med Karise Anlæg og Byg a/s.

Kim har forslag til tilføjelser til opsigelsen.

Begge uddelt på mødet. Michael renskriver og sender opsigelsen.

2 Post til medlemmerne:

Fremadrettet, indtil der er tilføjet i vedtægterne at mail er en skriftlig indkaldelse, afleveres post til medlemmerne i havernes postkasser eller rør.

Vi informerer i infokasser, på facebook og på hjemmesiden om, at der er post fra foreningen.

3 Vejbump.

Thomas undersøger muligheder for vejbump.

4 Evt.

Spørgsmål om hvornår toiletvognen tilsluttes.

Kim kontakter Thomas Petersen i morgen mandag.

Debat om div. Problemer i forbindelse med udlejning af fælleshuset.

Møde med Marianne Olesen ang. Vurderinger afholdes d. 18. juli kl. 15.30

Referent Kirsten Sørensen

Referat bestyrelsesmøde d. 28. juni 2023.

Afbud:     Mustafa

Tilstede:  Michael, Mahmoud, Thomas, Anders, Kirsten, Kim, Bente og Marlene.

Dagsorden:

1 Lånetilbud fra Nordea:

Debat om det modtagne lånetilbud.

Vil forsøge om vi kan ændre solidarisk hæftelse til Pro Rata hæftelse.

Punktet forudsætninger:

6. linie AB 92 er iflg. vores konsulent forældet og skal rettes til AB18.

Telefonmøde med Michael Randropp Nordea.

Nordea fastholder deres krav om solidarisk hæftelse.

Michael R. kommer til den ekstraordinære generalforsamling lørdag og er klar til at svare på alle spørgsmål, og tydeliggøre låne tilbuddet.

Debat om alle de problemer og betænkeligheder vores medlemmer har givet udtryk for.

Håber det kan afklares lørdag.

2 Generalforsamling:

Bestyrelsen foreslår Marianne Olesen som dirigent og Lene Larsen som referent.

Vi spørger Peter Lauritsen om hjælp til indskrivning.

Fredag mødes de bestyrelsesmedlemmer der kan kl. 15.00 og klargører lokalet.

Lørdag mødes vi kl. 8.30 og laver kaffe m.m.

3 Godkendelse af referat fra sidste møde:

Godkendt uden kommentarer.

4 Opsamling fra sidste møde:

Intet:

5 Nyt fra formanden:

A App til alarm systemet:

Thomas og Anders vil gerne have denne app.

B Klage over musik i fælleshuset:

Michael svarer på klagen.

C Vurderinger efter 1. juli:

Der blev valgt 3 vurderingsfolk på vores generalforsamling i Marts måned.

De mangler alle kursus og er derfor ikke i stand til at varetage opgaven.

Vi indkalder Marianne Olesen til et møde vedr. fremadrettet vurderinger i Virkelyst.

Der er lukket for vurderinger i juli måned.

6 Nyt fra kassereren:

Intet nyt. Mustafa er fraværende.

7 Nyt fra Have- og vejudvalget:

1. 10 juli tjekkes for hækkeklipning samt for ukrudt v. hæk + p-pladser.

Ved for høje og brede hække, henstiller vi til at det bringes i orden til efterårs klipningen.

8. Nyt fra vandudvalget:

Intet nyt.

9 Arrangementer:

Sct. Hans festen vellykket overstået.

Sommerfest:

Indbydelse:  Michael og Kirsten.

Invitation over facebook, på mail, i infokasser.

Betaling ved tilmelding.

Indbetaling over foreningens mobil pay.

Frivillige søges til hjælp med praktiske arb. opgaver.

Alle kommer med 1 – 2 retter til flere personer end man selv er i familien.

Foreningen sørger for frikadeller og falaffel.

10 Evt.

Birgit holder ferie i ugerne 30 – 31 – 32 – og 33.

Conny vil gerne vikariere.

Referent Kirsten Sørensen.

Referat bestyrelsesmøde d. 14. juni 2023.

Tilstede:   Michael, Mahmoud, Kim, Anders, Mustafa, Kirsten, Marlene og Bente.

Afbud:      Thomas.

Dagsorden:

0 Snak om låne tilbud fra Nordea:

Gennemgang af låne tilbud v. Mustafa.

Foreningen 750.000 kr.

Lån Nordea 5.500.000 kr.

Ydelse pr. kvartal  126.800 kr.

Løbetid 20 år.

Medlemmernes ydelse ca. 170 kr. pr. md. Incl. Renter.

Ydelsen starter fra den dag, hvor byggekreditten bliver til lån.

1 Telefonmøde med Michael Randropp (nordea kontakt):

Afholdt telefonmøde med Michael Randropp fra Nordea.

Gennemgang af lånetilbud.

Afklaring af div. Spørgsmål vedr. lånet.

Aftalt at vi indkalder til ekstraordinær generalforsamling lørdag d. 1. juli i fælleshuset.

2/3 af vores 271 medlemmer skal stemme for lånetilbuddet, hvis det skal godkendes på denne generalforsamling.

Ellers skal det behandles på endnu en ekstraordinær generalforsamling.

Vi booker fælleshuset til afholdelse af 2. ekstraordinære generalforsamling lørdag d. 29. juli.

Michael og Kim laver indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling i morgen torsdag.

Mahmoud sender indkaldelse til medlemmerne fredag.

2 Godkendelse af referat fra sidste møde:

Referatet godkendt uden kommentarer.

3 Opsamling fra sidste møde:

A Forretningsorden for bestyrelsen:

Udleveret forslag til revideret forretningsorden.

Kirsten færdiggør denne så den ligger klar til endelig godkendelse og underskrift på næste møde.

B 2 havers vandforbrug:

Michael og Mustafa tjekker med bank vedr. betaling af vandforbruget i den ene have. Betalingen fremgår ikke af vores regnskab.

4 Nyt fra formanden:

A Alarmsystemet:

Det virker nu.

B kopimaskinen:

Problemer med scanning og kopiering af sæt.

Mustafa kontakter Torp it.

C Nordea:

Drøftet under pkt. 0 og 1.

D Kaffemøde i vurderingsudvalg:

E Ekstra hjertestartere:

Forslag til generalforsamlingen.

F Klage over nabo:

Modtaget en klage over larm og støj fra nabo have.

Bestyrelsens holdning er at det må forsøges løses de involverede imellem.

5 Nyt fra kassereren:

Efterlyser i banken vedr. betaling for vandforbrug. Iflg. have lejers kvittering er denne betalt af banken d. 22. juni.

Ved betaling af vurdering af haver som vi skal sælge, skal kredsen sende faktura til Mustafa, som så betaler.

Liste med opsigelse af have lejemål gennemgås.

6 Have- og vej udvalg:

Hække tjekkes for klipning ca. 1 uge efter Sct. Hans.

7 Vandudvalget:

Har skiftet 2 vandmålere og et par stophaner.

Vedr. installering af toiletvognen, afventer vi at entreprenøren har tid.

8 kommende arrangementer:

5 bestyrelsesmedlemmer deltager.

Foreningen giver i lighed med foregående år et tilskud til festen.

Intet bål pga. brandfare.

Kirsten laver opslag på facebook og infotavler.

Michael laver opslag på hjemmesiden.

Sommerfest drøftes og planlægges på næste møde.

9 Evt.:

Mustafa foreslår at medlemmerne kan bruge foreningens havemand.

Dette kræver selvfølgelig havemandens accept.

Næste møde onsdag d. 28. juni kl. 15.30.

Referent Kirsten Sørensen

Referat bestyrelsesmøde d. 30. maj 2023

Tilstede:        Michael, Anders, Mahmoud, Mustafa, Kim og Kirsten.

Afbud:           Thomas, Bente og Marlene.

Dagsorden

1 Godkendelse af referat fra sidste møde:

Referatet er godkendt og underskrevet.

2 Opsamling fra sidste møde:

A Revideret Forretningsorden:

Kirsten efterlyser et elektronisk eksemplar af den nuværende forretningsorden.

Mahmoud finder den og sender til Kirsten. Forretningsorden i revideret form ligger klar på næste møde.

B Tilbagemelding to have lejere vedr. vandforbrug i 2022:

Den ene have lejer har betalt sit vandforbrug. Vi mangler at høre fra den anden have lejer.

C Gavekort til Jack Fejerskov og Chalotte Olsen:

Thomas, Mahmoud og Michael har afleveret gavekort til Chalotte.

Mangler at aflevere til Jack, da han ikke er truffet i haven.

D Vedligeholdelse af veje:

Karsten Glashøj har kørt vejene over med riven en gang.

Han mener det ville være godt med en tromle.

Foreningen har en vejtromle, Michael giver besked til Karsten.

E Ejerforhold to haver:

Er bragt i orden sidste mandag på kontoret.

3 Nyt fra formanden:

A  Alarmsystem:

Vores alarm system virker ikke.

Michael har kontaktet Bagger låse og alarm. De har ikke registreret en service aftale vedr. systemet hos dem. (Mustafa undersøger dette).

Michael ringer til Bagger i morgen og får dem til at komme og tjekke alarmsystemet.

B Kopimaskinen:

Adskillige problemer med kopimaskinen. Michael har kontaktet Torp it.

En medarbejder har været og rense og tjekke kopimaskinen.

Maskinen virker nu. Michael har bedt om et tilbud på ny formands PC stationær på kontoret.

C Ophævelse af lejemål:

Foreningen har med fuldmagt fra 2 have lejere, lov til at sælge disse 2 haver i foreningen.

D Vandafregninger i 2 haver:

Den ene have lejer har betalt sin regning. Vi mangler at høre fra den anden have lejer.

E Nordea:

Alt vedr. bank i forbindelse med formandsskifte er nu på plads.

Michael kontakter banken i morgen onsdag for aftale om møde vedr. lån til finansiering af nyt vandprojekt.

Registrering på Virk:

Mustafa er som den eneste registreret på Virk:

Bestyrelsen besluttede at både Formand og Kasserer skal registreres på Virk, da det er dem der tegner foreningen ud af til.

F Jura kursus (hovedforbundet)

Alle bestyrelsesmedlemmer incl. Vores 2 suppleanter er tilmeldt Jura kursus i efteråret på hotel Scandic Hvidovre. Alle får tilsendt skriftligt materiale når vi nærmer os kursets afholdelse.

G Kaffemøde i kredsen vedr. vurderingsfunktionen.

Onsdag d. 31. maj kl. 18.30 er der indkaldt til kaffemøde vedr. vurderingsfunktionen i haveforeningerne i Ringsted kommune.

Michael og Mahmoud deltager.

I referatet fra Repræsentantskabsmødet står, at vurderingerne går tilbage til de enkelte haveforeninger, gældende fra d. 1. juli 2023.

Debat om hvordan vi fremadrettet ønsker vurderingsfunktionen.

Vi er enige om at vi ønsker vurderingen tilbage til Virkelyst.

Vi foreslår en pris pr. vurdering på 800 kr. 200 kr. pr. vurderingsperson + 200 kr. til foreningen.

Hvis vores vurderingsfolk skal hjælpe andre foreninger og bruge vores kontor skal der betales for det.

4 Nyt fra kassereren:

A haveindbetalinger:

Der mangler stadig en del haveleje indbetalinger. Mustafa laver endelig afstemning vedr. have indbetalinger og sender til os. Laver også en liste over haver der står til opsigelse.

B Mobil Pay:

Mustafa har søgt om oprettelse af mobil pay til foreningen.

Han forventer det hurtigt er på plads.

C Betalingsservice:

Mustafa har søgt om oprettelse af betalingsservice til foreningen.

Dette giver vores medlemmer mulighed for at tilmelde have leje betaling til betalingsservice.

D Oplæring af Bente i Kassererposten:

Mustafa forsøger at finde tid til samarbejde med Bente vedr. oplæring i brug af Kolonix systemet.

5 Havesalg, vurderinger m.m.

Et havesalg i torsdags.

2 havesalg på torsdag d. 1. juni.

13 haver til tjek før vurdering.

Problemer med printer og scanning er forhåbentlig i orden nu.

6 Nyt fra have – og vej udvalg:

Forslag om opstramning vedr. tjek af haver og veje laves til næste generalforsamling. (ordensregler/ Vedtægter).

Ingen afklaring vedr. nyplantning af træer langs Køgevej.

7 Nyt fra vandudvalg:

A toiletvognen:

Toiletvognen er leveret. Kim mødes med Thomas Petersen torsdag formiddag for aftaler vedr. installation og flytning m.m.

B Vandprojektet:

Michael kontakter banken i morgen onsdag.

Tidsperspektivet er vigtigt – tilbud fra entreprenør gælder frem til d. 1. august 2023.

8 Nyt vedr. Fælleshuset:

Intet nyt.

9 Tilmeldinger til Fælles arbejdsdag:

Kirsten har ikke modtaget så mange tilmeldinger som ønsket.

Arbejdsopgaverne er aftalt.

Tilmelding til spisning er aftalt med Birgit.

Kirsten bestiller morgenbrød og Kim henter det lørdag morgen.

10 Sct. Hans festen:

Teltet sættes muligvis tidligere op end planlagt. Kim og Anders har planer om at lave en lille scene til musikerne.

Ellers ikke noget nyt siden sidste møde.

11 Sommerfesten:

Start kl. 13.00

Spisning kl. 14.00  (Buffet muligvis fra Kokken og Jomfruen) (Kirsten undersøger priser).

Musik fra kl. 15.00 (Michael giver besked til musikere).

Velkomstdrinks giver foreningen.

Deltagere skal betale pris for mad.

Nærmere planlægning på de næste møder.

Sluttidspunkt ?

Michael sørger for ansøgning om udskænkning.

12 Vejbump:

Kim indhenter tilbud på etablering af vejbump på Fuchsiavej og Anemonevej.

13 Evt.

Intet.

Næste møde afholdes onsdag d. 14. juni kl. 18.00.

Brød og pålæg serveres under mødet.

Referent Kirsten Sørensen

Referat bestyrelsesmøde tirsdag d. 16. maj 2023

Tilstede:     Michael, Mahmoud, Mustafa, Thomas, Anders, Kim, Kirsten, Marlene og Bente.

Ordstyrer:  Michael

Referent:    Kirsten

Dagsorden:

1 Godkendelse af referat fra sidste møde:

Referatet godkendt uden kommentarer.

2 Opsamling fra sidste møde:

a Revidering af forretningsorden:

Enige om at revidere Forretningsorden for bestyrelsens arbejde efter den nuværende praksis, vedr. venteliste og salg af haver.

Kirsten renskriver.

B Tilbagemelding til to have lejere vedr. vandforbrug 2022:

Michael Davidsen sender brev til begge have lejere vedr. bestyrelsens afgørelse.

C Gavekort til Jack Fejerskov:

Thomas køber gavekort til Jack, som tak for hans indsats vedr. nyt vandprojekt.

Thomas køber også gavekort til Chalotte Olsen (tidligere formand), som tak for hendes store indsats i foreningen.

Formand Michael Davidsen og næstformand Mahmoud Elawad sørger for at aflevere gavekort til dem begge.

D Vedligeholdelse af veje:

Karsten Glashøj A-44 har sagt ja til opgaven med vedligeholdelse af vejene i foreningen. Der er indkøbt nyt batteri til traktoren.

E Ejerforhold to haver:

Michael sender brev til ejeren af de to haver.

Lejeforholdet skal bringes i orden nu, ellers opsiges det ene lejemål, der gives en frist på 14. dage.

3 Nyt fra formanden:

Michael har afholdt møde med Mustafa på kontoret vedr. Kolonix og hjemmesiden.

Michael har lavet nogle ændringer på hjemmesiden. Det skal nok blive godt lidt efter lidt.

Michael ønsker at få overblik over alt hvad der foregår i foreningen også økonomien.

Debat om regnskab og bogføring i forlængelse af kasserer kursus i weekenden som Bente og Michael deltog i.

Alle bestyrelsesmedlemmer deltager på Jura kursus i oktober måned.

Michael sørger for tilmelding af alle.

Michael sørger for af søge spiritus bevilling til Sct. Hans arrangementet samt til sommerfesten.

4 Tegningsberettigede:

Ifølge vores vedtægter er det formand Michael Davidsen og kasserer Mustafa Akgun der er tegnings berettigede for foreningen.

5 Nyt fra kassereren:

Vi fik udleveret regnskabsrapport for drift regnskab.

Debat om forbrug. Alt ser fornuftigt ud.

Ca. 18 have lejere mangler at betale deres haveleje. Der er udsendt rykkere med rykkergebyr.

Debat om hvor stort beløb foreningen kan skyde i det nye vandprojekt.

6 Havesalg vurderinger m.m.:

Der er pr. dags dato solgt en have. Der er yderligere to haver der sælges i den nærmeste fremtid.

Tre haver er til vurdering for salg.

Foreningen står for salg af en have, på lejerens foranledning ved fuldmagt.

7 Nyt fra have- og vej udvalg:

Thomas, Anders og Marlene har tjekket for ukrudt på p-pladser og foran hække på Fuchsiavej, Anemoneven og Gladiolusvej.

Der er sendt mail til 29 have lejere.

En uge efter Sct. Hans tjekkes resten, samtidig med tjek af hækklipning.

Thomas holder ferie fra 1. juni og tre uger frem.

Thomas foreslår vedtægtsændring til næste generalforsamling, med faste tidspunkter for tjek af haver m.m.

Der er foretaget beskæring af træer rundt om pladsen og andre steder i foreningen, således det er muligt at komme rundt med større biler.

Thomas, Anders og Michael har mødtes med en medarbejder fra kommunen vedr. beskæring og fældning af træer langs med Kildemarken og Køgevej.

De skal mødes endnu en gang. Thomas forsøger at næste møde kan blive efter hans ferie.

Ringsted Forsyning er kontaktet af Thomas, efter henvendelse fra have lejere på Åkandevej vedr. erstatning af hække og beplantning, der er beskadiget på grund af vandsprængning i pumpehuset.

Forsyningen vil ikke erstatte hække og planter.

Thomas vil nu bede om et møde med Forsyningen. Vi mener helt klart at skaderne skal erstattes af deres forsikring.

8 Nyt fra vandudvalget:

A Ny toiletvogn:

Toiletvognen er bestilt og betalt (pæn rabat).

Den bliver leveret når vognmandsstrejken er afblæst.

Den gamle toiletvogn bliver stående og kan bruges pinsen over.

Kim har tjek på det resterende arbejde med tilslutning til tank, installation af el og vand.

B Nyt vandprojekt:

Vi fik uddelt materiale vedr. lånefinansiering af projektet.

3 forslag fra … Læs hele beskrivelse...

Referat bestyrelsesmøde torsdag d. 13. april 2023

Tilstede:  Michael, Mahmoud, Anders, Thomas, Kim, Kirsten, Bente og Marlene

Afbud:  Mustafa

Ordstyrer:  Mahmoud

Referent:  Kirsten

Dagsorden:

1 Godkendelse af Referat:

Referater fra de sidste to møder blev godkendt uden kommentarer.

2 Opsamling fra generalforsamling:

Kirsten informerede om modtaget referat fra Lene Larsen. Referatet er indsat i mappen på kontoret, samt digitalt i mappe på pc.

Vi mangler underskrift fra dirigent Per Flor.

Kirsten har revideret ordensreglerne, med de ændringer der blev vedtaget på generalforsamlingen.

3 Verserende sager:

Byretten i Roskilde har afsagt dom i sag mod et medlem af foreningen.

Dommen er til sagsøgtes fordel, det vil sige at foreningen har tabt sagen.

Efter gennemlæsning af sagens akter har bestyrelsen i samarbejde med Kredsen og vores advokat, valgt at anke sagen, da dommen er afsagt på baggrund af manglende og ukorrekte oplysninger/vidneforklaringer.

4 Nyt fra formanden:

Velkommen til vores nye formand Michael Davidsen, der blev valgt på vores ekstraordinære generalforsamling søndag d. 2. april.

Gældende forretningsorden for bestyrelsens arbejde blev udleveret til alle.

Mahmouds forslag til ændringer i forretningsordenen blev ligeledes uddelt til alle.

Materialet læses igennem og behandles på næste møde.

Information om at Hovedforbundets bestyrelses vejledning er udskrevet og sat i Mappe på kontoret.

Kontakt til bank vedr. formandsskifte i foreningen, hævekort m.m.

Mahmoud og Michael sørger for Kontakt til banken, udfylder div. Papirer.

Alle bestyrelsesmedlemmer skal på næste møde medbringe Id med foto (pas eller kørekort).

Michael får udleveret hævekort i dag.

4 b Gennemgang af bestyrelsesmedlemmernes ansvarsområder:

Mahmoud:

Næstformand

Indberetning og registrering af nye medlemmer, i foreningens system samt til Hovedforbund.

Salg af haver i samarbejde med formand. Fremadrettet er det Michael og Mahmoud der står for havesalg. Have salg foregår altid på kontoret torsdage kl. 16.00. Åbent hus er altid på søndage.

Tjek af hus og have inden vurdering v. ønsket salg af have. Fremadrettet er Marlene med på denne opgave og Kim er ekstra med ved behov. Der skal altid være 2 bestyrelsesmedlemmer på denne opgave. Tjek af hus og have foregår altid på onsdage.

Mahmoud har udarbejdet vejledning for vurdering og havesalg.

Ansvarlig for opdatering af hjemmesiden.

Thomas, Anders og Marlene:

Have- og vejudvalg

Thomas:

Facebook administrator

Opsætning af info i infotavler.

Bestilling af øl og vand.

Bestilling af tømning container.

Anders:

Venteliste.

Anders og Kim:

Vandudvalg – ansvarlige for åbning og lukning af vand, samt for rep. på vandsystemet.

Nyt vandprojekt.

Kim:

Ny toiletvogn.

Kirsten:

Fast referent til møder.

Info til infokasser.

Facebookadministrator.

Info på facebook.

Fælleshus – udlejning og drift.

Bestyrelsesansvarlig for madklubben.

4 c Revision af bestyrelsesliste:

Kirsten sørger for dette.

Tilføjer Michael som formand med kontaktoplysninger. Michael ønsker forenings telefon og fast telefontid. Kan altid kontaktes på formandsmail.

5 Nyt fra kassereren:

Mustafa var ikke tilstede på mødet.

Vi beder om at få tilsendt Regnskabsrapport til næste møde.

Michael beder Mustafa om at få et kursus i brug af hjemmesiden.

6 Nyt fra næstformand:

Vedr. Jurakursus. Alle bestyrelsesmedlemmer tilmeldes jura kursus gennem Hovedforbundet  senest d. 22. oktober. Kurset afholdes på Scandic i Hvidovre d. 25. november kl. 9.00 – 16.00.

Bente er tilmeldt kasserer kursus i Maj måned. Michael vil gerne deltage sammen med Bente.

Forsøger at få tilmeldt Michael selv om fristen er udløbet.

Der skal tjek på ejerforhold i 2 af vores haver. Formand og næstformand sender mail til have lejer.

Mahmoud har opdateret hjemmesiden med bestyrelsesreferater. Mangler ref. Fra generalforsamlingen. Der er problemer med info siden.

Michael overtager fremadrettet ansvaret for opdatering af/på hjemmesiden.

7 Nyt fra have- og vejudvalg:

Thomas aftaler med gartner vedr. beskæring af træerne rundt om pladsen.

Thomas aftaler vedr. sprøjtning for ukrudt på særlige steder hurtigst muligt.

7 b Vedligeholdelse af vores veje:

Debat om vi selv kan sørge for vedligeholdelse af vejene i perioden frem til arbejdet med det nye vandprojekt er afsluttet.

Vi har forespurgt Karsten F. om han vil/kan påtage sig opgaven.

Michael kender en anden Karsten som muligvis kan hjælpe med opgaven.

Vi arbejder videre med denne løsning, måske skal vi have bestilt noget vejgrus hjem til opfyldning af de værste huller. Kan evt. lægges på p-pladsen på hjørnet af Fuchsiavej og Anemonevej.

8 Nyt fra vandudvalget:

A Vandregnskab for 2022:

Vi har modtaget klager over vandforbruget i 2 haver.

Aflæsning af målerne i begge haver stemmer med de tal der er indtastet i regnskabet.

Kim har skiftet målerne i begge haver og der er lavet kontrolmålinger på begge målere.

Begge målere virker korrekt ved kontrolmålingen.

Vi har derfor ikke andre muligheder end at bede de to have lejere om at betale deres vandregning.

Vandforbrug er pengepligtig ydelse og skal betales til foreningen.

Det er have lejeres ansvar at tjekke om vandmåleren i haven virker.

Det kan gøres ved at åbne for stophanen og tjekke om måleren tæller når der ikke bruges vand i haven. Hvis den tæller kan der være en eller flere utætheder i vandsystemet inde i haven.

B Status på nyt vandprojekt:

Kim gav en opdateret status på det nye vandprojekt.

Vi fik alle udleveret div. Materiale vedr.:

Oplæg til entreprisekontrakt.

Følgebrev til udbudsmateriale.

Entreprisekontrakt.

Valg af entreprenør m.m.

Vi har modtaget tilbud fra 3 entreprenører. Alle tilbud er uden moms.

Efter anbefaling fra Anders Clausen, vores konsulent er valgt det billigste tilbud fra Karise anlæg.

Bestyrelsen er enige om at det er vores formand og kasserer der tegner foreningen ud af til i økonomiske forhold.

Vi er ligeledes enige om at ved entreprisekontakten er det formanden og Kim der er ansvarlige.

Kim sørger for videresendelse af bestyrelsesliste, samt dette referat til konsulent Anders Clausen.

Brev sendes til Jack. Tak for hans store hjælp med opstart af vandprojektet.

Formand og næstformand sørger for indkøb af et gavekort og blomster.

C Indkøb af og installering af ny toiletvogn:

Kim har reserveret en toiletvogn pris 66.250 kr. + transport.

Kim sørger for det videre arbejde med endelig bestilling og transport og opsætning m.m.

Den gamle toiletvogn rengøres og åbnes indtil ny vogn er installeret.

Der åbnes for vandet lørdag d. 15. april.

9 Fælleshuset:

Der har været problemer med overholdelse af ordensregler for udlejning i nogle tilfælde, der er også blevet affyrer en del fyrværkeri ved en enkelt udlejning.

Kirsten laver opstramning på ordensreglerne for udlejning. De udleveres fremover til lejere ved betaling af depositum, hvor de bliver bedt om at underskrive for modtagelse af disse.

De bliver orienteret om at det er deres ansvar, at deres gæster overholder reglerne i foreningen.

Fremadrettet er der ifølge rygeloven indført rygeforbud på kontor og i fælleshuset.

10 Evt.

Intet under evt.

Næste bestyrelsesmøde er aftalt til tirsdag d. 16. maj kl. 15.30

Referent

Kirsten Sørensen

 … Læs hele beskrivelse...