Referat bestyrelsesmøde torsdag d. 13. april 2023
Tilstede: Michael, Mahmoud, Anders, Thomas, Kim, Kirsten, Bente og Marlene
Afbud: Mustafa
Ordstyrer: Mahmoud
Referent: Kirsten
Dagsorden:
1 Godkendelse af Referat:
Referater fra de sidste to møder blev godkendt uden kommentarer.
2 Opsamling fra generalforsamling:
Kirsten informerede om modtaget referat fra Lene Larsen. Referatet er indsat i mappen på kontoret, samt digitalt i mappe på pc.
Vi mangler underskrift fra dirigent Per Flor.
Kirsten har revideret ordensreglerne, med de ændringer der blev vedtaget på generalforsamlingen.
3 Verserende sager:
Byretten i Roskilde har afsagt dom i sag mod et medlem af foreningen.
Dommen er til sagsøgtes fordel, det vil sige at foreningen har tabt sagen.
Efter gennemlæsning af sagens akter har bestyrelsen i samarbejde med Kredsen og vores advokat, valgt at anke sagen, da dommen er afsagt på baggrund af manglende og ukorrekte oplysninger/vidneforklaringer.
4 Nyt fra formanden:
Velkommen til vores nye formand Michael Davidsen, der blev valgt på vores ekstraordinære generalforsamling søndag d. 2. april.
Gældende forretningsorden for bestyrelsens arbejde blev udleveret til alle.
Mahmouds forslag til ændringer i forretningsordenen blev ligeledes uddelt til alle.
Materialet læses igennem og behandles på næste møde.
Information om at Hovedforbundets bestyrelses vejledning er udskrevet og sat i Mappe på kontoret.
Kontakt til bank vedr. formandsskifte i foreningen, hævekort m.m.
Mahmoud og Michael sørger for Kontakt til banken, udfylder div. Papirer.
Alle bestyrelsesmedlemmer skal på næste møde medbringe Id med foto (pas eller kørekort).
Michael får udleveret hævekort i dag.
4 b Gennemgang af bestyrelsesmedlemmernes ansvarsområder:
Mahmoud:
Næstformand
Indberetning og registrering af nye medlemmer, i foreningens system samt til Hovedforbund.
Salg af haver i samarbejde med formand. Fremadrettet er det Michael og Mahmoud der står for havesalg. Have salg foregår altid på kontoret torsdage kl. 16.00. Åbent hus er altid på søndage.
Tjek af hus og have inden vurdering v. ønsket salg af have. Fremadrettet er Marlene med på denne opgave og Kim er ekstra med ved behov. Der skal altid være 2 bestyrelsesmedlemmer på denne opgave. Tjek af hus og have foregår altid på onsdage.
Mahmoud har udarbejdet vejledning for vurdering og havesalg.
Ansvarlig for opdatering af hjemmesiden.
Thomas, Anders og Marlene:
Have- og vejudvalg
Thomas:
Facebook administrator
Opsætning af info i infotavler.
Bestilling af øl og vand.
Bestilling af tømning container.
Anders:
Venteliste.
Anders og Kim:
Vandudvalg – ansvarlige for åbning og lukning af vand, samt for rep. på vandsystemet.
Nyt vandprojekt.
Kim:
Ny toiletvogn.
Kirsten:
Fast referent til møder.
Info til infokasser.
Facebookadministrator.
Info på facebook.
Fælleshus – udlejning og drift.
Bestyrelsesansvarlig for madklubben.
4 c Revision af bestyrelsesliste:
Kirsten sørger for dette.
Tilføjer Michael som formand med kontaktoplysninger. Michael ønsker forenings telefon og fast telefontid. Kan altid kontaktes på formandsmail.
5 Nyt fra kassereren:
Mustafa var ikke tilstede på mødet.
Vi beder om at få tilsendt Regnskabsrapport til næste møde.
Michael beder Mustafa om at få et kursus i brug af hjemmesiden.
6 Nyt fra næstformand:
Vedr. Jurakursus. Alle bestyrelsesmedlemmer tilmeldes jura kursus gennem Hovedforbundet senest d. 22. oktober. Kurset afholdes på Scandic i Hvidovre d. 25. november kl. 9.00 – 16.00.
Bente er tilmeldt kasserer kursus i Maj måned. Michael vil gerne deltage sammen med Bente.
Forsøger at få tilmeldt Michael selv om fristen er udløbet.
Der skal tjek på ejerforhold i 2 af vores haver. Formand og næstformand sender mail til have lejer.
Mahmoud har opdateret hjemmesiden med bestyrelsesreferater. Mangler ref. Fra generalforsamlingen. Der er problemer med info siden.
Michael overtager fremadrettet ansvaret for opdatering af/på hjemmesiden.
7 Nyt fra have- og vejudvalg:
Thomas aftaler med gartner vedr. beskæring af træerne rundt om pladsen.
Thomas aftaler vedr. sprøjtning for ukrudt på særlige steder hurtigst muligt.
7 b Vedligeholdelse af vores veje:
Debat om vi selv kan sørge for vedligeholdelse af vejene i perioden frem til arbejdet med det nye vandprojekt er afsluttet.
Vi har forespurgt Karsten F. om han vil/kan påtage sig opgaven.
Michael kender en anden Karsten som muligvis kan hjælpe med opgaven.
Vi arbejder videre med denne løsning, måske skal vi have bestilt noget vejgrus hjem til opfyldning af de værste huller. Kan evt. lægges på p-pladsen på hjørnet af Fuchsiavej og Anemonevej.
8 Nyt fra vandudvalget:
A Vandregnskab for 2022:
Vi har modtaget klager over vandforbruget i 2 haver.
Aflæsning af målerne i begge haver stemmer med de tal der er indtastet i regnskabet.
Kim har skiftet målerne i begge haver og der er lavet kontrolmålinger på begge målere.
Begge målere virker korrekt ved kontrolmålingen.
Vi har derfor ikke andre muligheder end at bede de to have lejere om at betale deres vandregning.
Vandforbrug er pengepligtig ydelse og skal betales til foreningen.
Det er have lejeres ansvar at tjekke om vandmåleren i haven virker.
Det kan gøres ved at åbne for stophanen og tjekke om måleren tæller når der ikke bruges vand i haven. Hvis den tæller kan der være en eller flere utætheder i vandsystemet inde i haven.
B Status på nyt vandprojekt:
Kim gav en opdateret status på det nye vandprojekt.
Vi fik alle udleveret div. Materiale vedr.:
Oplæg til entreprisekontrakt.
Følgebrev til udbudsmateriale.
Entreprisekontrakt.
Valg af entreprenør m.m.
Vi har modtaget tilbud fra 3 entreprenører. Alle tilbud er uden moms.
Efter anbefaling fra Anders Clausen, vores konsulent er valgt det billigste tilbud fra Karise anlæg.
Bestyrelsen er enige om at det er vores formand og kasserer der tegner foreningen ud af til i økonomiske forhold.
Vi er ligeledes enige om at ved entreprisekontakten er det formanden og Kim der er ansvarlige.
Kim sørger for videresendelse af bestyrelsesliste, samt dette referat til konsulent Anders Clausen.
Brev sendes til Jack. Tak for hans store hjælp med opstart af vandprojektet.
Formand og næstformand sørger for indkøb af et gavekort og blomster.
C Indkøb af og installering af ny toiletvogn:
Kim har reserveret en toiletvogn pris 66.250 kr. + transport.
Kim sørger for det videre arbejde med endelig bestilling og transport og opsætning m.m.
Den gamle toiletvogn rengøres og åbnes indtil ny vogn er installeret.
Der åbnes for vandet lørdag d. 15. april.
9 Fælleshuset:
Der har været problemer med overholdelse af ordensregler for udlejning i nogle tilfælde, der er også blevet affyrer en del fyrværkeri ved en enkelt udlejning.
Kirsten laver opstramning på ordensreglerne for udlejning. De udleveres fremover til lejere ved betaling af depositum, hvor de bliver bedt om at underskrive for modtagelse af disse.
De bliver orienteret om at det er deres ansvar, at deres gæster overholder reglerne i foreningen.
Fremadrettet er der ifølge rygeloven indført rygeforbud på kontor og i fælleshuset.
10 Evt.
Intet under evt.
Næste bestyrelsesmøde er aftalt til tirsdag d. 16. maj kl. 15.30
Referent
Kirsten Sørensen