BESTYRELSESMØDE VIRKELYST HAVEKOLONI

Bestyrelsesreferat 2020

Referat bestyrelsesmøde mandag d. 20. januar 2020.

 

Afbud: Michael og Freja

Ordstyrer: Lene

Referent: Kirsten

 

Godkendelse af referat fra sidste møde: godkendes sammen med referat fra dette møde på næstkommende møde.

 

Fortsat møde ud fra dagsordenen til møde afholdt d. 16. januar.

 

4 Bestyrelsens forslag til generalforsamlingen:

Forslag 1 Reviderede ordensregler.

Fortsat gennemgang af bestyrelsens forslag til ændringer i ordensreglerne.

Enige om at disse indarbejdes i vores nuværende ordensregler. Fremhæves med rød skrift og udsendes til alle medlemmer inden generalforsamlingen.

Forslag 2 Reviderede vedtægter.

Gennemgang af vores vedtægter, med bestyrelsens forslag til ændringer. Disse indarbejdes, fremhæves med rød skrift og udsendes til alle medlemmer sammen med forslag til reviderede ordensregler inden generalforsamlingen.

 

5 Hvem er på valg og hvem genopstiller:

Formand er på valg, da Lene kun blev valgt for 1 år i 2019. Lene ønsker genvalg.

Kasserer er på valg. Lars nuværende bestyrelses medlem, valgt på sidste års generalforsamling for 2 år. opstiller til denne post. Kasserer vælges for et år denne gang, da der er et år tilbage af valgperioden.

Vedtægterne siger at formand og kasserer vælges i henholdsvis lige og ulige år. Vil så passe igen fra næste år.

Peter og Kirsten er på valg som alm. bestyrelsesmedlemmer for 2 år. Peter ønsker ikke genvalg. Kirsten ønsker genvalg.

Freja er på valg, da hun er indtrådt som suppleant i årets løb i stedet for Kaj. Der skal vælges et medlem for 1 år. Vi ved ikke i skrivende stund om Freja ønsker genvalg.

 

6 Forberedelse af generalforsamlingen, hvem gør hvad:

Kirsten kontakter Per Flor vedr. posten som dirigent.

Lene kontakter Paula vedr. posten som referent.

Kirsten + Mahmoud sørger for indskrivning.

Lene udsender materiale til generalforsamlingen på mail til de mail adresser vi har.

Materialet til de medlemmer der ikke har mail pakkes af Peter og sendes pr. brev sammen med Fakture for 1. haveleje indbetaling.

Faktura vedr. haveleje indbetaling kan ikke udsendes på mail. Systemet kan ikke klare denne opgave.

Alle fakturaer skal derfor udsendes pr. post.

Lene udarbejder forslag til dagsorden.

Vi beder Kaj om udskrift på samtlige havelejere til brug ved indskrivning.

Kirsten kontakter ”Ved Møllen” vedr. pris for kaffe + evt. en ostemad.

Fordeling af ansvarsområder i bestyrelsen foretages efter ny valg på generalforsamlingen.

 

7 Nye vandledninger:

Vi arbejder videre med dette store projekt.

Da der endnu ikke er en tidsplan for dette ser vi os nødsaget til, at få kørt sten på vejene, hvis vi skal have en chance for, at holde dem i rimelig stand. Vi bestiller John Petersen til at udføre dette.

 

8. Bestyrelsens forretningsorden:

Denne underskrives på næste møde.

 

9 Fælleshuset fremover:

Besluttet at fælleshuset fremover kun udlejes til medlemmer af haveforeningen.

Ved udlevering af nøgle, skal vores ordensregler underskrives og derved accepteres af lejeren.l

Dette indebærer at den enkelte havelejer er ansvarlig for at vores ordensregler overholdes.

 

10 Værkstedet fremover:

Peter har med hjælp fra Kim Melgaard sørget for oprydning på værkstedet. Der mangler oprydning på traktor værkstedet.

Vores store generator kan evt. sælges og erstattes af en mindre.

 

11 Evt.

Lars har kontaktet hovedforbundet i forhold til hjælp med udarbejdelse af retningslinier vedr. persondata loven.

Kirsten orienterede om at der d. 15. januar er afsagt dom i retten i Roskilde mod den havelejer der var sigtet for opbevaring af bl.a. 1,6 kilo heroin i sin kolonihave. Vi kontakter retten vedr. om vi kan få dommen på skrift til brug for opsigelse af lejemålet.

 

Næste møde: Lene indkalder snarest. Vi skal bl.a. udarbejde bestyrelsens beretning m.m. til generalforsamlingen.

 

 

Referent Kirsten.

------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Referat Bestyrelsesmøde d. 16. januar 2020.

 

Afbud: ingen

Ordstyrer: Lene

Referent: Kirsten

 

Godkendelse af referat fra sidste møde: Godkendt med en kommentar fra Peter:

 

1 Pilehegn i hæk:

På trods af flere henvendelser til pågældende havelejer er hegnet i hækken ikke nedtaget.

Bestyrelsen er enige om at udsende mail til vedkommende havelejer med en frist på 14. dage, til at få nedtaget hegnet, der er opsat i hækken, stort set hele vejen rundt i haven. Sker det ikke må vi sætte en gartner på opgaven for havelejers regning.

 

2 Årsregnskabet:

Gennemgang af foreningens årsregnskab for 2019. Aftalt at Kaj laver udskrift af de enkelte konti inden næste møde.

Debat om budgetlægning.

Regnskabet udsendes til alle medlemmer inden generalforsamlingen.

3 Vandregnskabet:

Som forventet er der i 2019 igen et stort vandspild, som vi kun kan få dækket ind ved opkrævning som fælles vand, hos samtlige havelejere.

Beløbet er tæt på at være det samme som året før, dog lidt mindre. Der opkræves lidt over 200 kr. pr. have.

 

4 Indkomne forslag til generalforsamlingen:

Forslag modtaget fra medlemmer:

Der er modtaget i alt 9 forslag fra havelejere til generalforsamlingen.

Forslag 1 Vedr. ændring af tilladte højde på bygninger i foreningen.

Forslag 2 Indeholder 11 forskellige forslag.

generelt kan siges at de fleste er formuleret som spørgsmål og nogle er svære at tyde, hvad det menes.

Vi retter henvendelse til vedkommende og beder om at få dem formuleret som forslag. Ellers kan der ikke stemmes om dem.

Forslag 3 Forslag om el og fællesbad.

Forslag 4 8 forslag om forskellige emner.

Forslag 5 Forslag om lovliggørelse af fuglehold i kolonihaven.

Forslag 6 Forslag om ændringer i vedtægter og ordensregler. Vedr. ”Vild med vilje” samt hækkeklipning.

Forslag 7 Forslag vedr. ændring af betalingsfrist for 1. halvårlige leje. Samt fratagelse af stemmeret ved generalforsamlingen ved restance til foreningen.

Forslag 8 Forslag til regler vedr. opsætning og brug af trampoliner i haveforeningen.

Forslag 9 Forslag om ændring af tilladte bygge kvadratmeter.

Forslagene blev gennemgået og nummereret.

Bestyrelsen foreslå at forslag 1 og forslag 9 samles i et forslag. Vi kontakter forslagsstillerne.

Som tidligere nævnt kontaktes forslagsstilleren til forslag 2 for omformulering.

Forslagene udsendes til alle medlemmer inden generalforsamlingen.

 

Forslag fra bestyrelsen:

Forslag 1 Forslag til revidering af foreningens ordensregler:

Begyndende gennemgang af div. forslag til ændringer i vores ordensregler.

 

Vi afsluttede mødet midt i dette punkt da kl. var blevet tæt på 22.00. Fortsætter punktet på møde mandag d. 20. januar kl. 18.00.

 

 

Referent Kirsten.