Bestyrelsen Bestyrelsensreferater 2016


Bestyrelsens referater 2016

Referat bestyrelsesmøde d.28-11-2016
Afbud Mahmoud
Pkt2 . Kim

Pkt3 . Claus

Pkt4 . Indkøb af nyt anlæg til fælleshus . vedtaget med 6 ud af 6 stemmer .

Åkandevej 31 er overdraget til foreningen .Mahmoud sætter den på hjemmesiden .

Møde i kredsen .Angående byggetilladelser pris 500,00 kr . Det foreslås at vi modtager tegninger og sender dem videre .Behandlingstid ca 14 dage .

Pkt5 . Claus kontakter hi fi klubben

Pkt6 . Vandspild 1800 m3 – 126,00 kr pr have

Havelejen stiger med 0,25 kr pr m2

Der indføres lønsystem pr 1-1-2017 Dataløn

Pkt8 . 46 vandmålere skal skiftes

Pkt10 . Peter foreslår en lejestigning for fælleshuset til 1500,00 kr for medlemmer

3000,00 kr for ikke medlemmer pr 1-1-2018

Siden sidst er der solgt 2 haver der er 6 tilbage
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Referat best.møde 29.8.2016                                    
Pkt.1 Med rettelse til ref side 76 ang . rengøring af fælleshus Claus dette er midlertidigt.

Pkt . 2 valg af ordstyrer Kim

Pkt . 3 valg af sekretær Claus

Pkt . 4 nyt fra Formanden.

Nyt gaskomfur indkøbt. Afventer dyser .Monteres snarest .

Åkandevej opgraves mellem Begoniavej og Crocusvej midt i september ,

Efterfølgende drænes Erantisvej .

Ang . indberetning af løn undersøger Kai regnskabsprogram .

Der kvitteres for modtagelse med cpr nr samt kontonr . der arbejdes videre med sagen .

Kim og Peter har været på havegennemgang der er noteret 82 haver .

Fremover skal der foretages 4 til 6 gennemgange af have og vejudvalget

I sommerhalvåret.

Fodboldstævnet gået godt

Kredsformanden aflyser Vurderingskurset med 1 uges varsel

Pkt . 6 Nyt fra Kassereren . Der er kun 1 restance fra 1halvår

Pkt . 7 Nyt fra have og vejudvalg .82 haver har fået brev

Pkt . 8 Nyt fra Vandudvalg .Målere tjekkes efter hækklipning

Pkt .10 Nyt fra øvrige medlemmer .Peter ang. nøgler til toiletvogn mangler der 1 nøgle .

Bassinnet er blevet renset af Anders . Stor tak til ham .

Pkt .11 Nyt fra kredsen . Best.møde 8.9.2016

Pkt . 12 Havesalg . der er solgt 2 haver siden sidst 8 til salg D7 kommer i tavlen

Pkt . 13 Eventuelt . Der lugter surt i fælleshuset . Afløb renses

 

Mødet slut kl 16 05
-----------------------------------------------------------------------------------------

Best.møde 11/7 2016                                      

Afbud . Steen
Ordstyrer .Kim
Ref . Claus

Referater ligges i mappen .

Pkt 4 Nyt fra formanden .
Stole til kontoret . Der indkøbes nye stole som til fælleshus .
Hjertestarter er opsat og registret hos Trygfonden .
Lejeaftale fælleshus tilføjes havenr . ellers godkendt .
Bane Danmark ang. dræn .Bliver udført inden Oktober . Ang.
Adgangsvej er bestyrelsen enige om at Åkandevej ikke skal bruges
Som angang for SWECO .
Fliser ved skraldecontainere .Der opmåles og indhentes tilbud .
Ang. Kursus til hjertestarter , undersøges .
Rengøring af fælleshus Claus

Hjemmeside er opdateret

Peter opfordrer til at vi selv tænker på hastigheden i kolonien


Anemonevej er meget våd ud for 20-22


Solgte haver siden sidst 2 stk


Mødet slut kl 17


---------------------------------------------------------------

Best.møde 16-06-2016

Afbud fra:Åse

Uden afbud : Steen

Pkt 1 Godkendelse af referat .

Pkt 2 Valg af ordstyrer . Mahmoud

Pkt 3 Valg af sekretær . Claus

Pkt 4 Nyt fra formanden .Angående ny lejekontrakt fælleshus . 2 forslag fra Kim og Mahmoud . En del tale angående rengøring .

Udkastene revideres til senere gennemgang .

Depositum 500,00- betales ved booking

Lejepris pr dag 500,00 betales ved udlevering af nøgle

Lejepris weekend medlemmer 1200,00

Lejepris weekend ikke medlemmer 2700,00

Cvr nr33424442 omregistres til Kim

Ang.aflønning . Udkast fra Kim påføres justeringer og gennemses af hovedforbundets Jurist inden godkendelse .

Ang. Nye stole får vi 2 på prøve .

Ang. Hjertestarter Købes og monteres

Pkt 6 Indestående 360.000,00 incl jubi.konto

Pkt8 Der er skiftet 6 stophaner , men med hensyn til vandmålere vil der bilve indkaldt til fællesgennemgang 2 & 3 07 2016

Med efterfølgende spisning

Pkt 11 Nyt fra kredsen . Kai hjælper Tina. Lejen med kommunen er på plads

Pkt 12 Havesalg . Der er solgt 3 haver i inde værende uge , 10 tilbage

Pkt13 . Fremtidige møder afholdes kl 15

 

Mødet slut kl 21 30

------------------------------------------------------------------
Best.møde 07-05-2016

Pkt 1 godkendelse af referat

 

Pkt 2 Valg af ordstyrer Kim

 

Pkt 3 Valg af sekretær Claus

 

Pkt 4 Angåendehjertestarter . model til 15000,-

          Angående Foreningsmæssigværdi 1.200.000,-

          Fordelt på 271 haver 4430,-pr have afklaring følger

          Der blev talt om nye stole til kontoret

 

Pkt 5 Intet nyt

Pkt 6 Nyt fraKassereren Kassebeholdning 280.000,-

          Manglende haveleje 95000,-

          Ingen ubetalte regninger

Pkt 7 Der vil blive gennemgang af haver12-05

Pkt 8 Vandudvalg gennemgår stophaner i uge 19

 

Derudover blev der talt om støvbinder til vejene .

Infomøde med Representanter inden 31-05-2016

Mødet slut kl 11 30
----------------------------------------------

Referat bestyrelsesmøde 30/03 2016

Tilstedeværende medlemmer .Kim ,Steen ,Peter ,Kai ,Åse ,Claus .

Fraværende Mahmoud .

 

Konstituering af den nye bestyrelse .

Ny næstformand Claus Larsen .

 

Ny vejmand Per Jensen ,Anemonevej 48.

 

Nyt bestyrelsesmedlem Åse Anderson samt vejmand Per Jensen fritages for haveleje fra

2 halvår 2016 .

 

Det blev vedtaget at der skal lægges store sten ved indkørslen Mågevej .

 

Angående aconto betaling ved leje af Fælleshuset . 500,00 kr . Disse vil tilbagebetales ved afbestilling , senest 3 mdr. før leje .Åse finder skabelon til Lejekontrakt .

 

Angående Hjertestarter kan denne ikke forsikres men der arbejdes videre med sagen .

 

Vandudvalg vil sætte bundskruer i 05/04 -2016

 

Nye telefontider til Kim 12 – 17 . Kai 10 -12 på hverdage .

 

Sagerne med Bane Danmark og Micro vindmøller er videresendt til kredsen .

 

Nyt byggeudvalg Steen og Claus .Skal informeres ved udstedelse af byggetilladelser . Så der kan føres tilsyn med byggeriet .

 

Vagtplan blev skrevet på kalenderen .

 

Kai informerede at økonomien ser fin ud og at leje indbetalingerne er begyndt .

 

Der er sendt opsigelser til haverne Å4 og G17

Haven A3 er blevet solgt .

 

Næste møde Fredag 15 /04-2016 kl 15 .Angående ekstra generalforsamling .

Mødet slut kl 16 05


Bestyrelsesmøde 28. januar  2016

 

Til stede:         Kim, Kai, Claus,  Steen og Janne

m/afbud:         Mahmoud, Peter

u/afbud:         ingen

 

 

1.      Formanden:   Fremlagde alle papirerne til indkaldelse til generalforsamlingen. Når rettelserne er lavet og papirerne trykte,
vil vi for at spare porto køre ud med den post, der er inden for Ringsted postnr.

 

                                                                                                                        Re. Janne


Bestyrelsesmøde 9. januar  2016

 

Til stede:         Kim, Kai, Peter, Claus,  Steen og Janne

m/afbud:         Mahmoud

u/afbud:         ingen

 

 

1.      Formanden: Planlægning af generalforsamling.

 

Dræn: Der har været en del oversvømmelser i diverse haver spec. på Dianthusvej fra 3-9 og på Erantiesvej 11. Blev enige om at yderligere dræn i haven skal tages op på general-forsamlingen, da beløbet sikkert vil overstige 35.000 kr. Angående Åkandevej mellem Crocusvej og Dianthusvej, hvor der har været oversvømmelse, vil entreprenør John Pedersen undersøge om dette ikke går ind under Ringsted Fjernvarmes tidl. opgravning.

 

2.      Kassereren: Årsregnskabet afsluttet. Mangler kun at blive godkendt af bilagskontrol-lanterne. På trods af ekstraudgifter såsom ny opvaskemaskine til 40.000 kr. og maling af hus til 62.000, er underskuddet kun på ca. 19.000 – svarende til året nedskrivning på 2,5%.

 

Kai: Har lavet udkast til de nye opkrævninger. Vil foreslå, at seneste betalingsdato fremover bliver 1. april i stedet for 1. maj a.h.t kontingentafregning til forb. og kreds ligger før denne dato.

 

Der har været 2000 m3 vandspil – difference mellem hovedmåleren og de små målere i haverne.

 

                                                                                                Ref. Janne



--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

 

Bestyrelsesmøde 12. januar 2014

 

Til stede:         Kim, Kai, Peter, Claus, Henrik, Mahmoud og Janne

 

m/afbud:       ingen

u/afbud:         ingen

1.      Kim: drøftelse vedr. kommende generalforsamling. På valg er: Kim, Janne, Peter og Henrik. Alle  

ønsker genvalg. Kim begynder at lave udkast til indkaldelse. Evt. forslag skal iflg. nye

    regler være bestyrelsen i hænde inden 30 dage  førgeneralforsamlingen (iflg. gamle

    regler senest 30 dage efter årsafslutning). Forslag fra bestyrelsen: Der skal være hus-

    numre på havelågerne, og der skal være postkasser. Mangel af sidstnævnte vil blive op-

sat af bestyrelsen på lejers regning. Også forslag fra bestyrelsen om gebyr ved rykkere.

    Og sidst men ikke mindst tilbygningen til fælleshuset: Overdækket terrasse samt ekstra

    Arkivrum. Pt. har vi fået  tilbud fra tømrerm. Scheibel på kr. 84.062,50. Afventer tilbud

    Fra endnu en tømrerm. Teknisk Forvaltning har sagt ok til sagen.  

 

    I Indkaldelsen vil der blive gjort opmærksom på, at indkomne forslag vil blive udleveret

    på generalforsamlingen eller kan afhentes på kontoret, følgende søndage før general-

    forsamlingen: den 23.2., 2.3. eller 9.3. 2014 mellem kl. 10.00 og 14.00. Forslagene vil

også blive lagt ind på hjemmesiden.

 

    Gitte fra vurderingsudvalget genopstiller. Kim tjekker de 2 vurderingssuppleanter Lars

    Jensen og Marianne Olesen. Suppleanter til bestyrelsen, Birgit Østerby genopstiller. Per

    Brandmand tjekkes.

 

 

2.      Regnskab Kai: Budget for 2014 og årsregnskab 2013 bliver udsendt sammen med ind-

kaldelsen til generalforsamlingen. Begge dele ser fornuftige ud. Men der mangler af-

skrivninger på inventarkontiene for 2013. Kai taler med Winkas desangående inden

den endelige afslutning.

 

  Billagskontrollanterne har gjort et par bemærkninger vedr. ølkassen på værkstedet samt

  dræn på Diantusvej. Begge dele er ting, de skal tage med på generalforsamlingen, og som

derfor ikke skal behandles på bestyrelsesmødet.

  Kai lavet forslag til de nye regninger for haveindbetaling

 

1.      Vandet: Lukket i tide uden problemer.

 

2.      Hjemmesiden: Der har været et par problemer med, at siden var lukket. Skulle nu være

 

Ok.

 

3.      Kredsmøde: 15.1.14

 

4.      Havesalg:  Foreningen har kun én have til salg. Det er Åkandevej 4. Alle tidligere haver,

    der har stået til salg, er slettet på hjemmesiden og i opslagstavlerne, da vi er startet nyt

    år, hvilket vil sige, at haverne igen skal vurderes.

 

5.       Næste møde 01.02. kl. 10.00., hvor vi tjekker og pakker indkaldelse til generalfor-

samlingen. Udsendelse sker igen manuelt for at spare porto.

 

                                                                                                                Ref. Janne

 Bestyrelsesmøde 1. februar 2014

 

Til stede:         Kim, Kai, Peter, Claus, Henrik og Janne

 

m/afbud:       Mahmoud

u/afbud:         ingen

 

 

1.      Kim: Gennemgang af bestyrelsens forslag til generalforsamlingen om ændringer af ved- tægter og ordensregler. Sammen med udsendelse af forslag til medlemmerne skal også udsendes rettelse af dag for generalforsamlingen. Ved et uheld har vi skrevet: søndag den 15. marts. Det skal være lørdag den 15. marts.

 

2.      Kim: Vi har fået 3 tilbud vedrørende tilbygning af fælleshuset: JCH Ringnsted, K. Kristiansen Sorø samt Scheibel Ringsted. Blev enige om JCH´s var det bedste (med bl.a. isoleringen og branddør) til 70.000 kr. + moms – afsat 85.000 kr. iflg. budget.

 

3.      Kim: I beretningen vil der bl.a. blive omtalt fornyelse i køkken, hækplanter på Åkandevej mod DSB, postkasser og husnr., Sverigestur, toiletvogn, fartbegrænsningen, tak for frivillig arbejdskraft, åbningstid for vandet, indbrud, dræning af Dianthusvej, parkeringspladser iht. bilernes størrelse.

 

4.      Kim: Har lavet aktivitetskalender for 2014, ansøgt om alkoholbevilling til arrangementer i år.

 

5.      Kai: Har haft fat i forsikringsselskabet Codan samt IF vedr. fornyelse af forsikringer (sidst lavet 2002). Bygning og brand er ok, men inventar er underforsikret med ca. 50%. Ved accept er forsikringen gældende fra 1.april 2014.

Afskrivning af inventar er rettet til med ca. 10 % - iflg. WinKas må vi selv vælge, om det skal gælde for 1 eller 5 år.

 

Kai: Sætter annonce i Lokalbladet om generalforsamlingen – 12.2.14

 

6.      Kredsen: Næste møde 15.4. umiddelbart før hovedforbundets årsmøde.

 

7.      Havesalg: Å 41

 

8.      Næste møde:  Søndag 16. februar kl. 10.00



Bestyrelsesmøde 16. februar 2014

 

Til stede:         Kim, Kai, Peter, Claus, Henrik, Mahmoud og Janne

 

m/afbud:       ingen

u/afbud:         ingen

 

 

 

1.      Kim: Søren Scheibel kommer og lægger nyt linoleum i køkkenet den 25.02. Det kan  

lægges direkte oven på det gamle. Pris ca. 6.000,- kr.

 

2.      Kim: Der er flere haveejere, der har overvågning i haven. Kim vil på generalforsam-

lingen oplyse om, at disse overvågningsapparater ikke må optage mod offentlig vej,

  samt at der skal skiltes med, at haven bliver overvåget.

 

3.      Kim:  Ingen indkomne forslag fra medlemmerne. Bestyrelsen udsender sammen med

rettelse af dag/dato indkomne forslag fra bestyrelsen.

 

4.      Have og Vej - Claus: En tilbygning i en have i kolonien menes at være lidt for høj. Målt fra

  hoveddør til kip 3,70 m – må kun være 3,50. For en sikkerheds skyld tjekker Kim med for-

  bundet.

 

5.      Hjemmesiden: Er tilrettet, så kun de haver, der er vurderet i 2014 er lagt ind.

 

6.      Kredsen:Kredsformanden har p.v.a. formanden i Hjortemosen tjekket, hvor det står, der

  skal betales 800 kr. for vurdering af haver, når det er kredsen, der gør det. Der findes ikke

  noget på skrift, men skulle efter tidl. kredsform. være besluttet på et kredsmøde i 2009.

  Per (kredsform.) har fra Teknisk Forvaltning fået tilsagn om, at alle byggeregler bliver

  ens, men han mangler den endelige bekræftelse. Intet nyt vedr. sammenlægningen med

Køge. I forbindelse med haveudtagelsen vil der blive lavet en ”afslutningsfest” for alle

kredsensmedlemmer.

 

7.        Næste møde 14. marts kl. 16.00.

 

 

Bestyrelsesmøde 14. marts 2014

 

Til stede:         Kim, Kai, Peter, Claus og Janne

 

m/afbud:       Henrik

u/afbud:         Mahmoud

 1.       Kun et lille møde for at finde ud af, hvad vi hver især gør i morgen.

 2.      Vi har udsendt 3 breve om ophævelse af lejemål pga. misligholdelse af have.

 3.      Henrik deltager ikke i morgen pga. dødsfald i familien. Har afleveret en fuldmagt a.h.t genvalg til bestyrelsen.


Bestyrelsesmøde 9. april 2014

 

Til stede:         Kim, Kai, Peter, Claus, Henrik, Mahmoud og Janne

 

m/afbud:       ingen

u/afbud:         ingen

 

Efter den ekstraordinære generalforsamling blev der afholdt et lille bestyrelsesmøde, hvor forretningsordenen for bestyrelsen blev vedtaget og underskrevet.



Bestyrelsesmøde 17. juni 2014

 

Til stede:         Kim, Kai, Peter, Claus, Henrik og Janne

 

m/afbud:       Mahmoud

u/afbud:         ingen

 

1.      Kim: Mail fra forbundet vedr. Marianne på Dianthusvej, som har søgt om forsikrings-

erstatning pga. skade, hun har pådraget sig i.f.b.med udgravningen på vejen. Forbundet mener, det er en privatforsikring, der skal dække.

For at prøve noget nyt, var der forslag om  leje af en hoppeborg til børnene ved fodbolddagen. Banko-Fuglen, der holder kræmmermarked samme dag, har lovet at holde øje med børnene. Kim undersøger, hvad det koster osv.

 

Om salg af den store fræser undersøges, om John Petersen er interesseret, og om den i det hele taget skal erstattes med en mindre.

Der indkøbes 2 sæt ”havemøbler” bord/bænk ekstra til at have i tilbygningen.

 

Banko-Fuglen hjælper til ved kredsens grillfest den 27.6.

 

Ud mod Åkandevej er tagrenderne på fælleshuset blevet gamle og grimme. Bliver udskiftet.

 

Nyt Nyhedsbrev bliver lavet efter grill-festen (Kim og Janne).

 

Ekstraordinær generalforsamling onsdag den 20. august kl. 19.00 vedr. valg til repræsen-tantskabet i den nye kreds efter 2015.

 

2.      Kai: Nyt vinyl i toiletvognen på Fuchsiavej kst. Kr. 1.780,-. Bankbeholdning pt. kr. 244.000,-

incl. de 30.000,- på jubilæumskontoen.. Restance haveleje kr. 38.000,-. Påmindelser udsendt.

 

Ny forsikring vedr. ansvar for vurderingsudvalget.

 

Har modt. overskud fra mandags arrangementet på kr. 750,-.

 

3.      Vej- og haveudvalg: Der er som aftalt på generalforsamlingen opsat postrør på de haver,

  hvor dette ikke var bragt i orden den 1.6. – 13 stks. i alt.                                                              

4.      Kredsen:  Der er tilmeldt 103 personer til grillfesten den 27.6.

 

5.      Havesalg: Der er 9 haver til salg pt.

 

6.      Eventuelt: Henrik stopper i bestyrelsen den 4.7., da han har solgt sin have. Nyt bestyrelses-

medlem bliver suppleant Steen Bøgh Andersen.

7.      Næste møde: Dato ikke aftalt pt.


Bestyrelsesmøde 13. august 2014

 

Til stede:         Kim, Kai, mahmoud,Peter, Claus og Janne

 

m/afbud:       Steen Bøgh Andersen (Henrik Luntners afløser)

 

1.      Kim: Har tilrettet de nye byggeregler, som der lige blev læst korrektur på.

Til den ekstraordinære generalforsamling den 20. ds. Kl. 19.00 mødes vi en time før.

Indskrivning kl. 18.30

Vedr. maling af traktorrum, toiletvogn og arkivrum (udendørs) er det muligt, vi indhenter tilbud fra et par malermestre. Der er kun et par havelejere, der har meldt sig som frivillige.

Dræn på trekanten Åkandevej, Anemonevej og Begoniavej venter vi med til foråret.

Vi har fået 2 haver tilbage til foreningen Åkandevej 4 og 6.

Der er problemer med, at der er nogle, der prøver at sælge haver udenom foreningen. Kim kontakter den oprindelige ejer.

 

2.      Kai: Bankbeholdning pt. kr. 80.000,-. Vi har betalt John Petersen kr. 24.000,- kr. for dræn vedr. tilbygningen. Har fået ibrugtagningsattest til denne fra kommunen.

 

3.      Vej og have: Claus har været ude med breve til de, der har problemer med hækhøjde og rengøring uden for hækkene.

 

4.      Nyt fra medlemmerne: Peter kan ikke komme den 20.8., men stiller skiftlig fuldmagt, hvis vi ikke kan opnå 7 personer til repræsentantskabet i den nye kreds.

 

5.      Nyt fra kredsen: 26.10. Stiftende repræsentantskabsmøde (holdes hos os) vedr. sammen-lægningen med Køge.

 

6.      Havesalg: F 5 solgt. Det samme er C 3, som vi igen har fået retur til foreningen.



 

 Bestyrelsesmøde 15. november 2014

 

Til stede:         Kim, Kai, Peter, mahmoud, Claus, Steen og Janne

 

m/afbud:       ingen

 

 

1.      Kim: Der har været stiftende repræsentantskabsmøde vedr. sammenlægning mellem

Ringsted Kredsen og Køge Kredsen. Repræsentanterne – undtagen kredsformanden –

udvandrede efter et kvarter. De ønsker ingen sammenlægning, og i hvert fald ikke så-

ledes, at deres kassebeholdning skal følge med over. Skal tilbagebetales til respektive  

2.      Kai: udleverede kopi af regnskabet, som det står pt. i forhold til budgettet.

 

3.      Nyt fra vej- og haveudvalg:  Claus har været ude med en del breve med en reminder om hækkens højde ud til vejen.

 

Nogle af de papirer, der bliver lagt i ”brev-rørene” forsvinder. Kim vil sende dem pr. ”sneglepost” sammen med kopi af vedtægterne.

 

4.      Nyt fra vandudvalget: 2 målere skiftes i næste uge.

 

5.      Kredsen: Møde først i næste måned.

 

6.      Havesalg: Der er solgt 4 haver siden sidst.

 

7.      Næste møde: Kommer senere.