Bestyrelsen

Referat bestyrelsesmøde d. 4. maj 2019                                                                             209

Alle tilstede

1 Godkendelse af referat:  Godkendt uden kommentarer.

2 Ordstyrer:       Lene

3 Sekretær:       Kirsten

4 Nyt fra formanden:

A Thomas traktor mand stopper til oktober 2019. Vi skal finde en anden.

  Forslag om at opgaven overgår til pladsmand. Lene kontakter Per.

B Michael Prahn stoppet som kredsrep. Pga. sygdom.

   afløst af Per brandmand.

C Problemerne med Åkandevej 21.

   Hvad gør vi fremadrettet. Besluttede at vi får haven vurderet

  Og sætter den til salg.

  Peter kontakter vurderings udvalget . Mahmoud kører og afleverer brev personligt til have lejer.

D Havepræmier 2019.

  Kirsten og Peter tager sig af det.

E  Ny printer.

   hvilke behov har vi?

  Lene og Kaj holder møde med firmaet og aftaler ny leasing aftale.

F Plantebælte mod Kildemarken.

  Kredsen er inddraget i sagen.

  Tidligere bestyrelsesmedlem har haft kontakt til Ringsted kommune vedr. de store træer mod

  Kildemarken.

  Lene har taget over på sagen, og har haft kontakt med teknisk forvaltning. Positiv oplevelse.

G Spiritus bevilling regnskab med øl/vand:

  Lene søger ny spiritus bevilling. Salg af øl og vand indgår i foreningens regnskab. Som aftalt

  På tidligere generalforsamling.

 

H Ekstra ordinær generalforsamling vedr. vedtægtsændring:                                                   210

  Der indkaldes til ekstraordinær generalforsamling onsdag d. 22. maj kl. 19.00 i fælleshuset.

I Udskiftning af el radiatorer i fælleshuset.

  Besluttede at udskifte el radiatorer i fælleshuset med 2 stk. varmepumper.

  Lene kontakter div. Firmaet for tilbud, sendes til bestyrelses medlemmerne. Tages op på næste

  Møde.

J Møde om køb og salg:

  Møde med info og gennemgang af regler og papirer vedr. køb og salg af haver – hjemmesiden –

  Samt byggeansøgninger afholdes onsdag d. 22. maj efter generalforsamling.

K Indsamling af mailadresser – gebyr for postbreve.

  Besluttet at alle der har en mail adresse skal aflevere den til foreningen.

  Fremadrettet sendes fortrinsvis kun post pr. mail.

  Kun personer der er fritaget for e-post kan få postomdelte breve.

  Fremadrettet arbejder vi på at indføre gebyr for postomdelte breve.

L kontanter på kontoret.

  Ingen kontanter på kontoret bortset fra småbeløb.

M El – udvalg.

    Der nedsættes et udvalg bestående af forslagsstillere til nærmere undersøgelse af priser m.m.

5. Nyt fra kassereren:

  Alm. Orientering.

  Kaj efterlyser kopi af kørekort og sygesikring fra alle bestyrelsesmedlemmer, medbringes i

  Banken. Gerne i 2 eksemplarer. Vi påtænker at dele vores indestående i 2 banker Nordea og  

  Arbejdernes Landsbank.

  Referat fra generalforsamling + årsregnskab medbringes i banken.

  Der er afsendt 1. rykkerskrivelse til samtlige have lejere der skylder haveleje.

  Der mangler stadig haveleje indbetaling fra 24 have lejere. Der sendes nu 2. rykkerskrivelse

  Med gebyr til disse.

 

6 Vej- og have udvalg:                                                                                                                       211

  Der gennemgås haver, vej for ukrudt/affald m.m. af vej og have udvalget lørdag d. 18. maj.

  Der laves opslag på facebook + på hjemmesiden.

7 Nyt fra vandudvalget:

   Vedr. vandspild – nye vandrør – dette er overgivet til kredsen, der har bedt kommunen om et

  Møde and. Dette.

  Der blev åbnet for vandet onsdag d. 10. april. Der er efterskruet en del steder, samt udskiftet

  Flere stophaner.

  Lene er kontaktperson fremover. Rabah Ali er den der fremadrettet reparerer m.v.

  Liste over gamle vandmålere der skal skiftes, er ikke lige til af finde. Vi leder videre, ellers

  Må vi ved gennemgang af alle målere lave en ny liste.

8 Nyt fra hjemmesiden:

  Lene har nu også adgang til at lave opslag på hjemmesiden. Lene har lavet nogle ændringer

  Således at det er nemmere at komme rundt på hjemmesiden.

9 Nyt om byggeansøgninger:

  Alle bestyrelsesmedlemmer bliver sat ind i arbejdet vedr. byggeansøgninger på mødet d.

  22. maj. Ansøgningsskemaer udleveres fra kontoret om mandagen.

  Vi tjekker og vejleder når ansøgningen afleveres på kontoret.

10 Nyt fra kredsen:

  Lene udsendt pr. mail til alle bestyrelses medlemmer.

11 Havesalg:

    Der er godt gang i salg af haver.

12 Eventuelt:

    Peter orienterede om at der har været en anonym henvendelse til Fødevaremyndighederne

    Om brug af køkkenet til mandags spisning og madlavning til Bankospil.

    Fødevarekontrollen har derfor været på besøg.

    De konstaterede at alt var ok. Det hører under det de kalder bagatelgrænsen. Der gælder andre

    Regler for lukkede foreninger.

Vi har fået en smilende smiley.                                                                                                         212

 

Fordeling af vagter til kontor åbent om mandagen frem til d. 1. august

 

 

13. Næste møde:

      Afholdes tirsdag d. 18. juni kl. 17.00 til 18.00. Inden Sct. Hans arrangement.

 

Referent Kirsten Sørensen.

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Referat bestyrelsesmøde torsdag d. 11. april 2019                                             206.

Ordstyrer:     Lene

Referent:       Kirsten

Referat fra sidste møde godkendt uden kommentarer.

 

Velkommen til Lene Larsen ny formand

Velkommen til Lars Jørgensen og Michael Kristensen nye bestyrelsesmedlemmer.

 

1 Bestyrelsens konstituering:

Formand: Lene Larsen

Næstformand: Mahmoud Elawad

Kasserer: Kaj Pristed

Sekretær: Kirsten Sørensen

Udlejning af fælleshus: Peter Lauritsen

Havesalg: Peter Lauritsen

Hjemmeside: Mahmoud + Lene

Facebook: Kirsten + Thomas Lauritsen (frivillig).

Diverse Udvalg m.m.

Vandudvalg: Lene + Michael + Mahmoud samt Kim Melgaard som frivillig m. fl.

Have og vej udvalg: Mahmoud + Lars

Pladsudvalg: Lene og Per (pladsmand).

Udlejning af fælleshus

Aktivitetsudvalg: Birgit Østerby (bankofuglen).

 

2 Aflevering og udlevering af nøgler + computer:

Mette Brun

Chalotte Olsen

Kim Melgaard

                                                                                                                                                        207.

 

Michael Kristensen

Lars Jørgensen

Lene Larsen

Mette og Chalotte skal kontaktes for aflevering. Kirsten kontakter.

 

3 Kontordage 2019 samt bemanding:

Åbningstid på Kontoret hver mandag i sæsonen undtagen på helligdage i tidsrummet 17.30 – 19.00.

Vi fordelte os på mandage frem til 1. juni. Lene sender liste pr. mail.

 

4. Bestyrelsesmøde vedr. køb og salg af haver :

Afholdes efter d. 27. april hvor Kirsten er hjemme igen efter ferie.

Info om brug af hjemmeside på samme møde.

 

5. Åbning af vand:

Besluttet at åbne for vandet tirsdag d. 16. april således der er åbnet til påske. Lene kontakter Kim Melgaard efter mødet.

Alle undtagen Kirsten og Michael deltager ved vandåbning.

 

6 Bank:

Kaj og Lene skal i banken vedr. ny formand div. Papirer.

 

7 E-mail adresser:

Mahmoud og Lene får tjek på e-mail adresser.

 

8 Alarm system:

Skal kodes om vedr. sms besked ved alarm.

kontaktpersoner fremover: Peter + Mahmoud + Lene + Lars.                                                        208

 

9 Ny rive til traktor:

Ønske om indkøb af ny rive til traktor til vedligeholdelse af vejene. Lene tager en snak med Thomas der kører traktoren for os.

Tages op på næste møde.

 

10 Haveleje:

52 have lejere mangler at betale haveleje pr. 1. april. Dette svarer til 120.000 kr.

Der sendes nu rykkere til disse samt til et medlem der ikke har betalt for kollektivt vand.

 

11 Printer:

Der skal leases ny printer.

Vi undersøger muligheder samt priser.

 

12 Tilføjelse til vedtægter:

Tilføjelse til vedtægterne besluttet på generalforsamlingen skal godkendes på ekstra ordinær generalforsamling.

 

13 Næste Bestyrelsesmøde:

Næste bestyrelsesmøde afholdes lørdag d. 4. maj kl. 10.00.

 

Mødet slut kl. 16.30

 

Referent Kirsten Sørensen


--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Referat Bestyrelsesmøde d. 11. marts 2019                                                   205

 

Alle Tilstede

Godkendelse af referat: Godkendt uden kommentarer

Valg af ordstyrer:             Mette

Valg af referent:               Kirsten

 

Nyt fra formanden:

a opgavefordeling til generalforsamlingen:

Alle praktiske opgaver fordelt:

Kaj : Afkrydsningslister- stemmesedler – morgenbrød + pålæg - vingaver.

Kirsten og Mahmoud: Indskrivning samt dørvagt.

Birgit: Kaffebrygning m.m.

 

Kim vil meget gerne fortsætte med flere praktiske arbejdsopgaver efter generalforsamlingen.

Vand – værksted – udskiftning af vandmålere m.v.

 

 

Mødet slut kl. 17.00.

 

Referent Kirsten


-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Referat bestyrelsesmøde d. 23. januar 2019                                                                             203

 

Alle tilstede.

Godkendelse af referat:       Godkendt uden kommentarer.

Valg af ordstyrer:                 Mette

Valg af sekretær:                 Kirsten

 

Gennemgang og debat af alle indkomne forslag til generalforsamlingen.

 

3 forslag fra bestyrelsen:

2 stk. omhandler ændring af vedtægterne.

1 stk. tilføjelse til ordensreglerne.

 

1 forslag fra Lene Larsen, Thomas Lauridsen og Anders Hansen vedr. undersøgelse af muligheden for at etablere el i kolonihaveforeningen.

 

1 forslag fra Kirsten Møller, Lone Jøns og Mikael Fogt vedr. el i foreningen.

 

1 forslag fra Lene Larsen, Thomas Lauridsen og Anders Hansen vedr. kolonihaveforbundet overtage regnskabet m. bilag.

 

1 forslag fra Lene Larsen, Thomas Lauridsen og Anders Hansen vedr. muligheden for at udnævne æresmedlemmer.

 

1 forslag fra Lene Hansen, Thomas Lauridsen og Anders Hansen vedr. foreningens hjemmeside.

 

1 forslag fra Mette Brun vedr. ændring af foreningens regler for hækhøjde.

 

1 forslag fra Lene Boye Hansen vedr. indkøb af kværn og presser til æblemost.

                                                                                                                                                               204

1 forslag fra Mahmoud Elawad vedr. honorering af kasserer og formand.

 

1 forslag fra Birgit Østerby vedr. opsætning af skurvogn til bad og vaskemaskiner.

 

Gennemgang, rettelser og tilføjelser til indkaldelsen til generalforsamlingen.

Kim renskriver med div. Tilføjelser.

Peter og Kirsten sørger for trykning, samling af materialet samt udsendelse.

Kaj sørger for trykpude til stempel, kuverter og frimærker.

 

Opfølgning på indbetaling af haveleje:

Efter opgørelse er der nu 3 have lejere der har modtaget påkrav vedr. mgl. Betaling og disse risikerer nu at få opsagt lejemålet.

 

Henvendelse vedr. affald i en have:

Bestyrelsen har modtaget henvendelse vedr. affald henliggende i en have, heraf køkkenaffald.

Der afsendes brev til pågældende have lejer med krav om at få det fjernet. Ellers vil det blive gjort for lejerens regning efter gældende frist.

 

Mahmoud opdaterer E-mail liste.

 

 

 

Referent Kirsten Sørensen


..............................................................................................................................................

Referat Bestyrelsesmøde d. 9. Januar 2019.                                                                               102

 

Ikke tilstede: Mahmoud og Chalotte.

Godkendelse af referat: Godkendt uden kommentarer.

Valg af ordstyrer: Mette.

Valg af sekretær: Kirsten.

 

Dagsorden:

Gennemgang af modtagne forslag til generalforsamlingen.

Debat og formulering af bestyrelsens egne forslag til generalforsamlingen.

 

Referat:

Gennemgang og debat af modtagne forslag fra have lejere.

Gennemgang og debat af foreningens regnskab for 2018.

Gennemgang og rettelser af kladde til indkaldelse til generalforsamling 2019.

Gennemgang og formulering af bestyrelsens forslag til generalforsamlingen.

 

 

Næste møde afholdes d. 23. januar kl. 16.00

Kirsten kontakter Mahmoud og Chalotte.

 

Referent Kirsten Sørensen


............................................................................................................................................................................