FORRETNINGSORDEN FOR BESTYRELSEN I H/F Virkelyst, Ringsted 

 

  

1. KONSTITUERING OG ARKIV  

Formand: Lene Larsen

Sekretær: Kirsten Sørensen

Arkiv- og persondata ansvarlig: Mahmoud Elawad

 

 

2. KOMMUNIKATION  

Gældende kommunikation bestyrelsen imellem foregår på møder eller via e-mail.  

 

Kommunikation med medlemmerne og eksterne parter foregår ved personligt fremmøde eller på mail.  

Ved manglende mailadresse sendes brevpost, og der betales et gebyr på 75 kr.

Er man fritaget for e-boks af kommunen, fritages man for gebyr ved udsendelse af brevpost. Dokumentation for fritagelse skal fremvises/ fremsendes. Ved afsendelse af mail sættes alle i bestyrelsen på CC. Alle medlemmer på BB.

 

3. INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDER  

Bestyrelsesmøder afholdes i henhold til foreningens vedtægt og indkaldes skriftligt på mail af formanden eller næstformanden efter behov, og dagsorden for mødet skal medfølge. Alle bestyrelses medlemmer har ret til at få punkter sat på bestyrelsesmødets dagsorden.  

 

Medlemmer af bestyrelsen kan begære indkaldelse til ekstraordinært møde vedr. et angivet emne. Begæring herom fremsættes skriftligt (på mail) til formanden med en redegørelse for det, der ønskes behandlet.  

 

Såfremt et medlem er forhindret i at deltage ved et indkaldt bestyrelsesmøde, meddeles der afbud til formanden, i dennes fravær næstformanden, snarest muligt efter modtagelse af indkaldelsen.  

 

4. BESTYRELSESMØDERNES AFVIKLING 

Møderne ledes af formanden eller i hans fravær næstformanden.  

 

Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mødet er lovligt indkaldt og mindst halvdelen af medlemmerne er til stede.  

 

Afgørelser træffes med simpel stemmeflerhed. I tilfælde af stemmelighed er formandens, i dennes fravær næstformandens, stemme udslagsgivende. Et bestyrelsesmedlem har pligt til, ufortøvet, at underrette den øvrige bestyrelse om forhold, der kan rejse tvivl om vedkommendes habilitet. Den øvrige bestyrelse træffer derpå afgørelse om, hvorvidt vedkommende skal anses for værende inhabil i den pågældende sag. Ved de ordinære bestyrelsesmøder skal kassereren skriftligt orientere bestyrelsen om status på foreningens økonomi.

5. REFERAT  

Det er sekretærens opgave at tage referat af bestyrelsens drøftelser og beslutninger. Af referatet skal fremgå:

· Mødets lovlighed og beslutningsdygtighed  

· Fraværende

· Dagsordenen med beslutninger for hvert enkelt punkt samt væsentlige synspunkter, oplysninger og afvigende meninger, der ønskes tilført referatet.  

 

Referatet udsendes til samtlige bestyrelsesmedlemmer indenfor én uge. Referatet forelægges til godkendelse på det efterfølgende møde. Referatet offentliggøres for medlemmerne (dog ikke personsager) på hjemmesiden.  

 

6. SÆRLIGE FORHOLD OG FORPLIGTELSER  

Det understreges, at bestyrelsens medlemmer er forpligtet til at udøve deres virke under ansvar for Foreningsvedtægten, Kredsvedtægten, Kolonihaveforbundets vedtægt, Kolonihaveloven samt pålæg i øvrigt fra udlejer eller offentlige myndigheder.  

 

Et hvert bestyrelsesmedlem forventes at optræde loyalt over for den øvrige bestyrelse.

 

Bestyrelsen og medlemmer af udvalg under bestyrelsen har tavshedspligt med hensyn til alt, hvad de måtte erfare af personlig og økonomisk art i deres egenskab af bestyrelses- eller udvalgsmedlemmer, medmindre anden beslutning træffes af bestyrelsen.  

 

Et udtrædende bestyrelsesmedlem skal til enhver tid iagttage sin tavshedspligt.  

Hvis et bestyrelsesmedlem bryder sin tavshedspligt eller optræder groft illoyalt i forhold til den øvrige bestyrelse, kan denne udtrykke sin mistillid til vedkommende. Fratræder vedkommende af den årsag, indtræder suppleanten.    

 

Udtræder et medlem af bestyrelsen, skal vedkommende til bestyrelsens formand tilbagelevere materiale af fortrolig karakter, som han/hun har modtaget i sin egenskab af bestyrelsesmedlem, herunder eventuelle genparter, kopier (inkl. digitale kopier) etc. af samme. Materiale modtaget elektronisk skal slettes. Udleverede nøgler afleveres og evt. koder på foreningens computer ændres.  

 

Når bestyrelsen forestår salg af en kolonihave, skal denne opslås på hjemmesiden og i opslagskasser, og der skal miniumum gå 1 uge, før den herefter må sælges. Den sælges til den højestbydende. Er der flere, som byder det samme slutbud, trækkes der lod.

7. TEGNINGSRET OG BANKFORBINDELSE 

Foreningen benytter Nordea Bank og Arbejdernes Landsbank.  

Kassereren og formanden tegner i fællesskab foreningen.

Kassereren har dankort og betaler via Netbank alene.  

Ved enkeltudgifter eller transaktioner over 30 000 kr skal formanden godkende betalingen og signere kvitteringen.  

 

 

 

8. BERETNING OG ÅRSREGNSKAB  

Før ordinær generalforsamling gennemgår bestyrelsen udkast til formandens beretning for det forløbne år.  

 

Udkast til årsregnskabet udarbejdes af kassereren og forelægges for revisionen så betids, at det af revisionen gennemgåede årsregnskab, kan udsendes til bestyrelsen senest 3 (tre) uger før udsendelsen til medlemmerne.  

Årsregnskabet behandles herefter på et bestyrelsesmøde, hvor bestyrelsen påser, at regnskabet er udarbejdet i overensstemmelse med vedtægten og gældende lovgivning.  

 

Således vedtaget på bestyrelsesmøde den  

 

   

I bestyrelsen, pr. 18. juni 2019 

 

Mahmoud Elawad

 

Lars Jørgensen

 

Michael Kristensen

 

Lene Larsen

 

Peter Lauritsen

 

Kai Pristed

 

Kirsten Sørensen